Prøvebalance
Hvad er en prøvesaldo?
En prøvesaldo er et bogføringsskema, hvor saldoen for alle finanser er samlet i debet- og kreditkontokolonnetotaler, der er ens. En virksomhed udarbejder en prøvebalance med jævne mellemrum, normalt i slutningen af hver rapporteringsperiode. Det generelle formål med at lave en prøvebalance er at sikre, at posteringerne i en virksomheds bogføringssystem er matematisk korrekte.
Sådan fungerer en prøvebalance
Udarbejdelse af en prøvebalance for en virksomhed tjener til at opdage eventuelle matematiske fejl, der er opstået i det dobbelte bogføringssystem. Hvis de samlede debiteringer svarer til de samlede kreditter, anses prøvesaldoen for at være balanceret, og der bør ikke være nogen matematiske fejl i hovedbøgerne. Det betyder dog ikke, at der ikke er fejl i en virksomheds regnskabssystem. For eksempel kan transaktioner, der er klassificeret forkert, eller transaktioner, der simpelthen mangler i systemet, stadig være væsentlige regnskabsfejl, som ikke vil blive opdaget af prøvebalanceproceduren.
Krav til en prøvesaldo
Virksomheder registrerer i første omgang deres forretningstransaktioner på bogføringskonti i hovedbogen. Afhængigt af typen af forretningstransaktioner, der er fundet sted, kunne konti i finanserne være blevet debiteret eller krediteret i en given regnskabsperiode, før de bruges i et prøvebalanceregneark. Desuden kan nogle konti være blevet brugt til at registrere flere forretningstransaktioner. Som et resultat heraf er slutsaldoen for hver finanskonto som vist i prøvebalance-regnearket summen af alle debet og krediteringer, der er blevet indtastet på den pågældende konto baseret på alle relaterede forretningstransaktioner.
En virksomheds transaktioner registreres i en hovedbog og summeres senere til at indgå i en prøvebalance.
Ved afslutningen af en regnskabsperiode skal konti for aktiv, omkostning eller tab hver have en debetsaldo, og konti for passiver, egenkapital, omsætning eller gevinst skal hver have en kreditsaldo. Visse konti af førstnævnte type kan dog også være blevet krediteret, og visse konti af sidstnævnte type kan også være blevet debiteret i regnskabsperioden, når relaterede forretningstransaktioner reducerer deres respektive konti's debet- og kreditsaldi, en modsat effekt på disse konti. afsluttende debet- eller kreditsaldi. På et prøvebalance-regneark udgør alle debetsaldi den venstre kolonne, og alle kreditsaldi udgør den højre kolonne, med kontotitlerne placeret yderst til venstre for de to kolonner.
Særlige overvejelser
Når alt kommer til alt, er finanskontiene og deres saldi opført på et prøvebalanceregneark i deres standardformat, sammenlæg alle debetsaldi og kreditsaldi separat for at bevise ligheden mellem samlede debet og samlede kreditter. En sådan ensartethed garanterer, at der ikke er nogen ulige debiteringer og kreditter, der er blevet indtastet forkert under registreringsprocessen med dobbelt indtastning. En prøvebalance kan dog ikke opdage bogføringsfejl,. der ikke er simple matematiske fejl. Hvis lige store debeter og kreditter er indtastet på de forkerte konti, en transaktion ikke registreres, eller der foretages modregningsfejl med en debet og kredit på samme tid, vil en prøvebalance stadig vise en perfekt balance mellem de samlede debeter og kreditter.
Højdepunkter
En prøvebalance er et regneark med to kolonner, en til debet og en til kreditering, der sikrer, at en virksomheds bogføring er matematisk korrekt.
Debet og kreditering af en prøvesaldo er lige så sikker på, at der ikke er matematiske fejl, men der kan stadig være fejl eller fejl i regnskabssystemerne.
Debet og kreditering omfatter alle forretningstransaktioner for en virksomhed over en vis periode, inklusive summen af sådanne konti som aktiver, udgifter, passiver og indtægter.
