Tarjouspyyntö (IFB)
Mikä on tarjouspyyntö (IFB)?
Tarjouspyyntöä (IFB), jota joskus kutsutaan tarjouskutsuksi, käytetään tilanteissa, joissa mahdolliset myyjät tai palveluntarjoajat eroavat pääasiassa hinnasta.
IFB:n myöntäminen antaa yritykselle mahdollisuuden toimittaa yksityiskohtaiset kirjalliset eritelmät, mukaan lukien kaikki ehdot ja ehdot työlle tietyssä projektissa, jonka se haluaa teettää. Yritykset voivat toimittaa tarjouspyynnöt suullisesti tai kirjallisesti.
Tarjouspyynnön ymmärtäminen (IFB)
Kattavassa tarjouspyynnössä (IFB) kuvataan suunniteltu hanke yksityiskohtaisesti, esitetään toimitusvaatimukset (mukaan lukien määräajat, projektin laajuus ja kesto), vähimmäisvaatimukset, pakolliset palvelustandardit ja vaadittavat takuut. Siinä on myös kuvaus yleisestä valintaprosessista, mukaan lukien aikataulut.
IFB eroaa tarjouspyynnöstä siinä, että tavoitteena on saada urakoitsijoiden ehdotuksia hankkeen loppuun saattamisen kustannuksista painottaen vähemmän tarjoajaa esittelemässä omia ideoitaan hankkeen loppuun saattamisesta tai palvelun suorittamisesta.
IFB-prosessin kautta yritykset voivat virtaviivaistaa päätöksentekoprosessiaan valitsemalla pätevän tarjoajan, joka tekee halvimman tarjouksen. Tarjoajat puolestaan voivat keskittyä suppeammin arvioimaan projektin loppuun saattamiseen liittyviä mahdollisia kustannuksia ja voivat tehdä tarjouksen nopeammin.
Yksi tämän lähestymistavan haittapuoli on, että edullisimman toimittajan tai urakoitsijan valitseminen voi aiheuttaa laatu- ja suorituskykyongelmia. Hankintayksiköt voivat minimoida tämän riskin olemalla erittäin selvät tarjoajien vähimmäispätevyydestä sekä projektin laajuudesta, eritelmistä ja palvelustandardeista.
Milloin pyytää tarjouspyyntö (IFB)
Liittovaltion, osavaltion tai paikalliset lait vaativat usein valtion organisaatioita suorittamaan tarjouskilpailun IFB:n pyyntöjen kautta. Tällä pyritään edistämään avoimuutta, ehkäisemään korruptiota ja välttämään suosimista. Myös korkeakoulut käyttävät säännöllisesti IFB:tä.
IFB:t ovat tehokkaimpia, kun tarjouksia hakevalla taholla on yksityiskohtainen käsitys tarvittavasta työstä tai palvelusta ja sen suorittamiseen tarvittavista vaiheista, jolloin hinta on pääasiallinen ratkaiseva tekijä valittaessa palveluntarjoajia.
Esimerkkejä hankkeista, joihin usein sovelletaan tämäntyyppisiä tarjouskilpailuja, ovat suuret infrastruktuurihankkeet, kuten siltojen ja moottoriteiden rakentaminen ja korjaus, sekä joukkoliikennettä koskevat hankkeet. Toisaalta tarjouspyyntö tai tarjouspyyntö voi olla tehokkaampi tapauksissa, joissa työhön liittyy asiantuntijapalveluita, joissa laadullisilla tekijöillä, mukaan lukien lähestymistapa ja käsitteellistäminen, on suurempi painoarvo päätöksentekoprosessissa.
Kohokohdat
Tarjouspyynnön (IFB) yhteydessä kattava tarjouspyyntö kuvaa hanketta yksityiskohtaisesti, mukaan lukien toimitusvaatimukset, määräajat, projektin laajuus, kesto, vähimmäisvaatimukset, pakolliset palvelustandardit ja vaaditut takuut.
IFB:t ovat tehokkaimpia, kun tarjouksia hakevalla taholla on yksityiskohtainen käsitys tarvitsemastaan työstä tai palvelusta ja sen suorittamiseen tarvittavista vaiheista.
IFB-prosessiin soveltuvat esimerkiksi suuret infrastruktuuri- ja liikenneprojektit.
Antamalla tällaisia tietoja IFB-prosessia käyttävä yritys voi virtaviivaistaa päätöksentekoprosessiaan valitsemalla pätevän tarjoajan, joka tekee halvimman tarjouksen.
