Invitasjon til bud (IFB)
Hva er en invitasjon til bud (IFB)?
En invitasjon til bud (IFB), noen ganger referert til som en invitasjon til å by, brukes i situasjoner der potensielle leverandører eller tjenesteleverandører hovedsakelig er forskjellige på pris.
Utstedelse av en IFB lar et selskap gi detaljerte skriftlige spesifikasjoner, inkludert alle vilkår og nødvendige betingelser for arbeidet med det spesifikke prosjektet det ønsker å utkontraktere. Bedrifter kan sende inn bud muntlig eller skriftlig.
Forstå en invitasjon til bud (IFB)
En omfattende invitasjon for bud (IFB) vil beskrive det planlagte prosjektet i detalj, legge ut innleveringskrav (inkludert tidsfrister, prosjektomfang og varighet), minimumskvalifikasjoner, obligatoriske servicestandarder og nødvendige garantier. Den gir også en beskrivelse av den generelle utvelgelsesprosessen, inkludert tidslinjer.
En IFB skiller seg fra en forespørsel om forslag ved at målet er å innhente entreprenørers forslag til kostnadene for å fullføre prosjektet med mindre vekt på at tilbyderen skal introdusere egne ideer for hvordan man skal fullføre et prosjekt eller utføre tjenesten.
Gjennom IFB-prosessen kan bedrifter strømlinjeforme sin beslutningsprosess ved å velge den kvalifiserte budgiveren med det laveste budet. Tilbydere kan på sin side fokusere mer snevert på å estimere de potensielle kostnadene forbundet med å fullføre et prosjekt og kan gi et bud raskere.
En ulempe med denne tilnærmingen er at å velge den laveste kostnadsleverandøren eller entreprenøren kan resultere i kvalitets- og ytelsesproblemer. Anmodende enheter kan minimere denne risikoen ved å være veldig tydelige på minimumskvalifikasjoner for budgivere så vel som på prosjektomfang, spesifikasjoner og servicestandarder.
Når skal du be om en invitasjon om bud (IFB)
Føderale, statlige eller lokale lover krever ofte at statlige organisasjoner gjennomfører en anbudsprosess via IFB-forespørsler. Dette er for å fremme åpenhet, forhindre korrupsjon og unngå favorisering. Akademiske institusjoner bruker også jevnlig IFB-er.
IFB-er er mest effektive når foretaket som søker bud har en detaljert forståelse av arbeidet eller tjenesten som trengs og trinnene som er nødvendige for å fullføre det, og etterlater prisen som den viktigste avgjørende faktoren ved valg blant tilbydere.
Eksempler på prosjekter som ofte er underlagt denne typen anbudsprosesser inkluderer store infrastrukturprosjekter som bro- og motorveibygging og reparasjon og de som involverer massetransport. På den annen side kan en RFP eller Anbudsforespørsel være mer effektiv i tilfeller der arbeidet involverer profesjonelle tjenester, der kvalitative faktorer inkludert tilnærming og bistand til konseptualisering har større vekt i beslutningsprosessen.
Høydepunkter
Med en invitasjon til bud (IFB), vil en omfattende oppfordring beskrive prosjektet i detalj, inkludert innleveringskrav, tidsfrister, prosjektomfang, varighet, minimumskvalifikasjoner, obligatoriske servicestandarder og nødvendige garantier.
IFB-er er mest effektive når enheten som søker bud har en detaljert forståelse av arbeidet eller tjenesten den trenger og trinnene som er nødvendige for å fullføre den.
– For eksempel er store infrastruktur- og transportprosjekter egnet for IFB-prosessen.
– Ved å oppgi slike detaljer kan et selskap som bruker IFB-prosessen strømlinjeforme sin beslutningsprosess ved å velge den kvalifiserte budgiveren med det laveste budet.
