Boð um tilboð (IFB)
Hvað er boð um tilboð (IFB)?
Boð um tilboð (IFB), stundum nefnt tilboðsboð, er notað í aðstæðum þar sem hugsanlegir söluaðilar eða þjónustuveitendur eru aðallega mismunandi hvað varðar verð.
Útgáfa IFB gerir fyrirtæki kleift að leggja fram nákvæmar skriflegar forskriftir, þar á meðal alla skilmála og nauðsynleg skilyrði fyrir vinnu við það tiltekna verkefni sem það vill semja út. Fyrirtæki geta sent boð um tilboð munnlega eða skriflega.
Skilningur á boð um tilboð (IFB)
Alhliða tilboðsboð (IFB) mun lýsa fyrirhuguðu verkefni í smáatriðum, setja fram skilakröfur (þar á meðal fresti, umfang verkefnis og tímalengd), lágmarkshæfi, lögboðna þjónustustaðla og nauðsynlegar ábyrgðir. Það veitir einnig lýsingu á heildarvalferlinu þar á meðal tímalínur.
IFB er frábrugðið tillögubeiðni að því leyti að markmiðið er að fá fram tillögur verktaka um kostnað við að ljúka verkinu með minni áherslu á að tilboðsgjafi komi með sínar eigin hugmyndir um hvernig eigi að ljúka verki eða framkvæma þjónustuna.
Með IFB ferlinu geta fyrirtæki hagrætt ákvörðunarferli sínu með því að velja hæfan tilboðsgjafa með lægsta tilboðið. Bjóðendur geta aftur á móti einbeitt sér þrengri að því að meta hugsanlegan kostnað sem fylgir því að ljúka verkefni og geta framleitt tilboð hraðar.
Einn galli við þessa nálgun er að val á lægsta kostnaðarsöluaðila eða verktaka getur leitt til gæða- og frammistöðuvandamála. Umboðsaðilar geta lágmarkað þessa áhættu með því að vera mjög skýr um lágmarkshæfi bjóðenda sem og umfang verkefnisins, forskriftir og þjónustustaðla.
Hvenær á að biðja um boð um tilboð (IFB)
Alríkis-, ríkis- eða staðbundin lög krefjast oft þess að ríkisstofnanir stundi útboðsferli í gegnum IFB beiðnir. Þetta er til að efla gagnsæi, koma í veg fyrir spillingu og forðast ívilnun. Fræðastofnanir nota einnig reglulega IFBs.
IFBs eru skilvirkust þegar aðilinn sem óskar eftir tilboðum hefur ítarlegan skilning á verkinu eða þjónustunni sem þarf og nauðsynlegum skrefum til að ljúka henni, og skilur verð eftir sem aðalákvarðanaþáttinn í vali á milli veitenda.
Dæmi um verkefni sem oft falla undir þessa tegund tilboðsferlis eru helstu innviðaframkvæmdir eins og brúar- og þjóðvegagerð og viðgerðir og þau sem fela í sér fjöldaflutninga. Á hinn bóginn gæti RFP eða beiðni um útboð verið skilvirkari í þeim tilvikum þar sem vinnan felur í sér faglega þjónustu, þar sem eigindlegir þættir, þar á meðal nálgun og aðstoð við hugmyndagerð, hafa meira vægi í ákvörðunarferlinu.
Hápunktar
Með tilboðsboði (IFB) mun alhliða beiðni lýsa verkefninu í smáatriðum, þar á meðal skilakröfum, fresti, umfangi verkefnisins, tímalengd, lágmarkshæfi, lögboðna þjónustustaðla og nauðsynlegar ábyrgðir.
IFBs eru skilvirkust þegar aðilinn sem óskar eftir tilboðum hefur ítarlegan skilning á verkinu eða þjónustunni sem hún þarfnast og nauðsynlegum skrefum til að ljúka því.
Til dæmis henta stór innviða- og samgönguverkefni fyrir IFB ferli.
Með því að veita slíkar upplýsingar getur fyrirtæki sem notar IFB ferlið hagrætt ákvörðunarferli sínu með því að velja hæfan tilboðsgjafa með lægsta tilboðið.
