Request for Proposal (RFP)
Mikä on ehdotuspyyntö (RFP)?
Tarjouspyyntö (RFP) on liikeasiakirja, joka ilmoittaa projektista, kuvailee sitä ja pyytää tarjouksia päteviltä urakoitsijoilta sen toteuttamiseksi. Useimmat organisaatiot haluavat käynnistää projektinsa käyttämällä tarjouspyyntöjä, ja monet hallitukset käyttävät aina niitä.
Tarjouspyyntöä käytettäessä tarjouksia pyytävä taho on vastuussa jätettyjen tarjousten toteutettavuuden, tarjoavien yritysten taloudellisen tilanteen ja kunkin tarjoajan kyvyn toteuttaa hanketta arvioinnista.
Ehdotuspyynnön (RFP) ymmärtäminen
Tarjouspyyntöjä käytetään monimutkaisiin projekteihin, jotka vaativat usein useita alihankkijoita. Niissä kuvataan tarjouspyynnön antava organisaatio, toteutettavan hankkeen laajuus ja hakemusten arviointikriteerit. Niissä kuvataan myös tarjousmenettely ja sopimusehdot.
Pyynnöissä on työseloste, jossa kuvataan tarjouskilpailun voittajan suorittamat tehtävät ja työn valmistumisaikataulu.
Tarjouspyynnöt neuvovat myös tarjoajia ehdotusten valmistelussa ja tarjoavat erityisiä ohjeita siitä, kuinka tarjoukset tulee muotoilla ja esittää. Niissä on yleensä ohjeet siitä, mitä tietoja tarjoajan tulee sisältää ja missä muodossa.
Ehdotus ei saisi olla niin yksityiskohtainen, että se haittaisi urakoitsijan luovuutta, tai niin epämääräinen, että urakoitsija jää jumiin.
Useimmat tarjouspyynnöt ovat valtion virastojen ja muiden julkisen sektorin organisaatioiden myöntämiä. Niitä vaaditaan yleensä avaamaan kilpailua yksityisten yritysten välillä ja poistamaan puolueellisuus prosessista. Toimistot haluavat varmistaa, että he saavat halvimman ja kilpailukykyisimmän tarjouksen.
Jokainen yksityinen tai julkinen organisaatio voi kuitenkin julkaista tarjouspyynnön saadakseen useita tarjouksia ja erilaisia näkökulmia projektiin.
Esimerkiksi yritys, joka haluaa muuttaa raportointiprosessinsa paperipohjaisesta järjestelmästä tietokonepohjaiseen järjestelmään, voi tehdä ehdotuspyynnön laitteistosta, ohjelmistosta ja käyttäjien koulutusohjelmasta uuden järjestelmän perustamiseksi ja integroimiseksi. liiketoimintaa. Kilpailullinen tarjousprosessi voi antaa heille paremman käsityksen käytettävissä olevista vaihtoehdoista.
RFP:n vaatimukset
Valtion virastoja tai muita tahoja voidaan vaatia esittämään ehdotuspyyntöjä täyden ja avoimen kilpailun järjestämiseksi ja ratkaisun kustannusten alentamiseksi. Eritelmiin parhaiten vastaavan tarjouksen hyväksyminen ei välttämättä aina tarkoita halvinta tarjousta.
Tarjouspyynnön taitava luominen voi varmistaa tuloksena olevan ratkaisun onnistumisen tai epäonnistumisen. Jos määritellyt vaatimukset ovat liian epämääräisiä, tarjoaja ei välttämättä suunnittele ja toteuta riittävää ratkaisua ongelmaan. Jos vaatimukset ovat liian yksityiskohtaisia ja rajoittavia, tarjoajien innovaatiokykyä voidaan rajoittaa.
RFP-prosessi alkaa ehdotuspyynnön laatimisesta. Tarjoajat käyvät läpi tarjouspyynnön ja tekevät parannusehdotuksia. Palautteen toteuttamisen jälkeen lähetetään lopullinen ehdotuspyyntö. Tämän jälkeen tarjoajat jättävät ehdotuksensa.
Asiakas rajaa valikoiman pieneen tarjoajaryhmään ja aloittaa neuvottelut hinnoittelusta ja teknisistä yksityiskohdista. Asiakas voi pyytää jäljellä olevia tarjoajia esittämään parhaan ja lopullisen tarjouksen ennen sopimuksen tekemistä. Tämän jälkeen sopimus esitetään yritykselle, joka tarjoaa parhaan ratkaisun ongelmaan.
RFP:n edut
RFP on osittain mainos. Se ilmoittaa hankkeen etenemisestä ja avaa oven päteville hakijoille, jotka voivat tehdä työn.
Hallituksessa RFP on otettu käyttöön keinona varmistaa, että ystävyyssuhde poistetaan sopimusten palkitsemisesta. Se myös avaa prosessin kilpailulle, jonka voidaan odottaa pitävän projektin kustannukset alhaisina.
Vaihtoehto tarjouspyynnölle on vähemmän muodollinen prosessi, joka vaatii projektipäällikön tutkimaan ja tunnistamaan potentiaaliset toimittajat projektille. Riippuen siitä, kuinka kattava haku on, mahdollisia vastauksia voidaan rajoittaa. Uusien myyjien ja innovatiivisten vastausten paljastaminen saattaa olla epätodennäköisempää.
RFP vs. RFQ vs. RFI
Tarjouspyyntö (RFP), tarjouspyyntö (RFQ) ja tietopyyntö (RFI) ovat kolme erilaista asiakirjatyyppiä, joita yritykset ja muut tahot käyttävät tavoittaakseen toimittajia tai urakoitsijoita liike-elämässä. työskennellä jonkun kanssa.
Kuten edellä mainittiin, ehdotuspyyntö ilmoittaa tietystä suunnitellusta hankkeesta ja pyytää urakoitsijoita, jotka pystyvät suorittamaan työn.
Tarjouspyyntö (RFQ) on tarjouspyyntö, joka lähetetään useille toimittajille, jotka hakevat tarjouksia tiettyjen tuotteiden tai palvelujen toimittamisesta. Pyynnössä on ilmoitettava tarvittava laatu ja määrä sekä yrityksen tai organisaation toivoma ajoitus.
Tietopyyntö (RFI) on pyyntö tavarantoimittajille kirjallista tietoa tuotteista ja palveluista, joita he voivat tarjota. Sitä voidaan käyttää tietojen keräämiseen toimittajien tietokantaa varten myöhempää käyttöä varten.
Esimerkki tarjouspyynnöstä
Oletetaan esimerkiksi, että Federal Railroad Administration pyytää ehdotuksia suurten nopeuksien rautatiejärjestelmän rahoittamiseksi, suunnitteluksi, rakentamiseksi, käyttämiseksi ja ylläpitämiseksi.
Asianomaiset jättävät ehdotukset, jotka täyttävät asiakirjassa esitetyt vaatimukset. Määräaikaan mennessä saapuneiden ehdotusten perusteella liikenneministeriö perustaa toimikuntia ehdotusten jatkokäsittelyä ja kehittämistä varten.
DOT valitsee sen tavoitteita parhaiten kattavan ehdotuksen ja palkkaa yrityksen suorittamaan työn.
Tarkastele yksityiskohtaista tarjouspyyntöä
Tämä Chesapeake Bay Trustin tarjouspyynnön esimerkki näyttää riittävän yksityiskohtaisen pyynnön onnistuneen pyynnön. Ehdotus kuvaa hanketta, antaa yleiskuvan organisaatiosta, määrittelee tavoitteet sen toteuttamille palveluille ja selittää, miten ehdotukset arvioidaan. Se ilmoittaa odotetun muodon, budjettirajoitukset ja määräaikavaatimukset.
Tarjouspyyntö sisältää myös joukon tukiasiakirjoja ja -esineitä, jotka selventävät entisestään, mitä luottamushenkilö etsii. Tämä ei ainoastaan auta määrittämään, mitä palveluja haetaan, vaan auttaa kiinnostuneita yrityksiä arvioimaan aikatauluja, logistiikkaa ja hinnoittelua.
Muita näytteitä löytyy TechSoup-sivustolta, joka tarjoaa kirjaston opastustietoihin ja näytepyyntöpyyntöihin järjestöille.
Bottom Line
Tarjouspyyntö määrittelee projektin sekä sen myöntäneelle yritykselle että siihen vastaaville yrityksille. Hyvin kirjoitettu tarjouspyyntö ilmaisee ehdotuksen taustalla olevan tarkoituksen ja varmistaa, että lopputulos vastaa odotuksia.
Se takaa myös avoimen prosessin. Ihannetapauksessa useita tarjoajia vastaa. Tämä antaa organisaatiolle mahdollisuuden tutkia erilaisia lähestymistapoja ja hintoja ja valita tarpeitaan parhaiten vastaava.
Kohokohdat
Tarjouspyyntö määrittelee hankkeen niin sen julkaisevalle yritykselle kuin siihen vastaaville yrityksille.
Tarjouspyyntö (RFP) on organisaation julkisesti julkaisema hankeilmoitus, jossa ilmoitetaan, että tarjouksia haetaan urakoitsijoista hankkeen toteuttamiseksi.
Useimmat valtion virastot ja monet yksityiset yritykset ja organisaatiot käyttävät tarjouspyyntöjä.
Tarjouspyynnössä kuvataan hanke, sen tavoitteet ja sitä sponsoroiva organisaatio sekä hahmotellaan tarjousprosessi ja sopimusehdot.
Vaihtoehtona on vähemmän muodollinen prosessi, joka ei välttämättä pysty tunnistamaan parasta toimittajaa ja parasta suunnitelmaa projektin toteuttamiseksi.
UKK
Mitä ovat RFP-vaatimukset?
Tarjouspyynnön on kuvattava ja määriteltävä hanke riittävän yksityiskohtaisesti, jotta se saa elinkelpoisia vastauksia. Mahdollisen tarjoajan tulee ymmärtää liiketoiminnan luonne ja tavoitteet, jotka se haluaa saavuttaa hankkeella. Hanke on määriteltävä riittävän yksityiskohtaisesti, jotta tarjoaja ymmärtää selvästi sen laajuuden ja kaikki tuotteet ja palvelut, joita sen toteuttamiseksi on tarjottava. Myös odotettavissa olevien ehdotusten muoto on esitettävä yksityiskohtaisesti. Tarjousten vertaamiseen ja vertailuun tarvitaan yhtenäisiä vastauksia. Tarjouspyynnöt noudattavat melko jäykkää muotoa, vaikka muoto voi vaihdella niitä laativien virastojen ja yritysten välillä. Tämä Pohjois-Carolinan RTI Internationalin näyte näyttää tyypillisen tarjouspyynnön elementit, jotka sisältävät johdannon ja taustan, suoritteiden kuvauksen ja tiedot valintakriteereistä.
Mitä RFP tarkoittaa?
Tarjouspyyntö (RFP) on avoin tarjouspyyntö hankkeen toteuttavan yrityksen tai muun organisaation ehdottaman uuden hankkeen toteuttamiseksi. Sen tarkoituksena on avata kilpailua ja kannustaa tekemään erilaisia vaihtoehtoisia ehdotuksia, joita hankkeen suunnittelijat voisivat harkita.
Mitä eroa on tarjouspyynnön ja tarjouspyynnön välillä?
Oletetaan, että rautakauppa laajentaa puutarhatarvikeosastoaan ja sen on löydettävä tarvittavat toimittajat täyttääkseen hyllynsä. Se saattaa lähettää tarjouspyynnön (RFQ) useille mahdollisille puutarhatuotteiden toimittajille. Vastausten avulla se voi luoda suhteen yhteen tai useampaan tarvitsemansa määrän ja laadun tavaroiden toimittajaan hintaan, joka on sovittu. Kun yritys tai muu organisaatio lähettää tarjouspyynnön, se tietää tarkalleen, mitä se tarvitsee ja etsii. paras toimittaja tai toimittajat. Tarjouspyyntö on avoimempi prosessi. Yritys tai organisaatio etsii päteviä urakoitsijoita uuden projektin toteuttamiseen. Projekti ja sen tavoitteet on määritelty melko yksityiskohtaisesti, mutta vastauksissa on tilaa luovuudelle. Esimerkiksi lastenpuiston tarjouspyyntö voi antaa urakoitsijalle mahdollisuuden ehdottaa tarkkaa ulkoasua, laitteita ja mukavuuksia, joita puisto saattaa sisältää.
Mitä RFP:n jälkeen tapahtuu?
RFP:tä seuraa Ps. Ehdotukset toimitetaan tarkastettavaksi. Hankkeen koosta ja laajuudesta riippuen tämä tarkistus voi olla monitasoinen prosessi, johon osallistuu useita komiteoita. Etenkään valtion virastot eivät ole tunnettuja ketterästä liikkeestä. Riippumatta siitä, kuinka kauan se kestää, tarkistusprosessia käytetään rajaamaan ehdotukset muutamiin finalisteihin, joita saatetaan pyytää toimittamaan lisätietoja lopullisen valinnan ja aloituspäivän saavuttamiseksi. projektia varten.
Milloin käyttäisit tarjouspyyntöä?
Isoilla ja pienillä yrityksillä on yleensä juuri tarpeeksi resursseja nykyisen toiminnan ylläpitämiseen. Jos he haluavat ryhtyä uuteen projektiin, heillä ei ole resursseja eikä asiantuntemusta lisätä sitä työmäärään. Tällaisissa tapauksissa tarjouspyyntö antaa yritykselle tehokkaan tavan rekrytoida projektin toteuttamiseen tarvittavaa asiantuntemusta.
