Samfellu áætlanagerð (BCP)

Hvað er viðskiptasamfelluáætlun (BCP)?

Samfellu áætlanagerð (BCP) er ferlið sem felst í því að búa til kerfi til að koma í veg fyrir og endurheimta hugsanlegar ógnir við fyrirtæki. Áætlunin tryggir að starfsfólk og eignir séu verndaðar og geti starfað hratt ef hamfarir verða.

Skilningur á samfellu áætlanagerð (BCP)

BCP felur í sér að skilgreina allar áhættur sem geta haft áhrif á starfsemi fyrirtækisins, sem gerir það að mikilvægum hluta af áhættustýringarstefnu fyrirtækisins. Áhættan getur falið í sér náttúruhamfarir - eldsvoða, flóð eða veðurtengda atburði - og netárásir. Þegar áhættan hefur verið auðkennd ætti áætlunin einnig að innihalda:

• Ákveða hvernig þessi áhætta mun hafa áhrif á starfsemina

• Innleiða öryggisráðstafanir og verklagsreglur til að draga úr áhættunni

• Prófunaraðferðir til að tryggja að þær virki

• Farið yfir ferlið til að ganga úr skugga um að það sé uppfært

BCPs eru mikilvægur hluti af öllum viðskiptum. Ógnir og truflanir þýða tekjutap og hærri kostnað sem leiðir til lækkunar á arðsemi. Og fyrirtæki geta ekki reitt sig á tryggingar eingöngu vegna þess að þær standa ekki undir öllum kostnaði og þeim viðskiptavinum sem fara í samkeppnina. Það er almennt hugsað fyrirfram og felur í sér inntak frá helstu hagsmunaaðilum og starfsfólki.

Fyrirtæki eru viðkvæm fyrir fjölda hamfara sem eru mismunandi að stigum frá minniháttar til hörmulegra. Áætlun um samfellu í rekstri er venjulega ætlað að hjálpa fyrirtæki að halda áfram að starfa ef stórar hamfarir verða eins og eldsvoða. BCPs eru frábrugðin áætlun um endurheimt hamfara, sem leggur áherslu á endurheimt upplýsingatæknikerfis fyrirtækis eftir kreppu.

Íhugaðu fjármálafyrirtæki með aðsetur í stórborg. Það kann að setja BCP á sinn stað með því að gera ráðstafanir, þar á meðal að taka öryggisafrit af tölvunni og biðlaraskrám utan þess. Ef eitthvað kæmi fyrir fyrirtækjaskrifstofur fyrirtækisins hefðu gervihnattaskrifstofur þess enn aðgang að mikilvægum upplýsingum.

Mikilvægt atriði til að hafa í huga er að BCP gæti ekki verið eins áhrifaríkt ef stór hluti íbúanna er fyrir áhrifum, eins og þegar um sjúkdómsfaraldur er að ræða.

Greining viðskiptaáhrifa, bati, skipulag og þjálfun eru öll skref sem fyrirtæki þurfa að fylgja þegar þeir búa til viðskiptasamfelluáætlun.

Þróun viðskiptasamfelluáætlunar

Það eru nokkur skref sem mörg fyrirtæki verða að fylgja til að þróa traustan BCP. Þau innihalda:

• Viðskiptaáhrifagreining: Hér mun fyrirtækið bera kennsl á aðgerðir og tengd auðlindir sem eru tímanæmar. (Meira um þetta hér að neðan.)

• Endurheimtur: Í þessum hluta verður fyrirtækið að bera kennsl á og innleiða skref til að endurheimta mikilvægar viðskiptaaðgerðir.

• Skipulag: Stofna þarf samfelluhóp. Þetta teymi mun gera áætlun til að stjórna trufluninni.

• Þjálfun: Samfelluhópurinn verður að vera þjálfaður og prófaður. Meðlimir liðsins ættu einnig að ljúka æfingum sem fara yfir áætlunina og aðferðir.

Fyrirtækjum gæti líka þótt gagnlegt að koma með gátlista sem inniheldur lykilupplýsingar eins og tengiliðaupplýsingar í neyðartilvikum, lista yfir úrræði sem samfelluhópurinn gæti þurft, þar sem öryggisafritsgögn og aðrar nauðsynlegar upplýsingar eru geymdar eða geymdar og annað mikilvægt starfsfólk.

Samhliða prófun á samfelluhópnum ætti fyrirtækið einnig að prófa BCP sjálft. Það ætti að prófa nokkrum sinnum til að tryggja að hægt sé að beita því á mörgum mismunandi áhættusviðum. Þetta mun hjálpa til við að bera kennsl á veikleika í áætluninni sem síðan er hægt að bera kennsl á og leiðrétta.

Til þess að áætlun um samfellu í rekstri sé árangursrík verða allir starfsmenn – jafnvel þeir sem eru ekki í samfelldateyminu – að vera meðvitaðir um áætlunina.

Áhrifagreining á samfellu fyrirtækja

Mikilvægur hluti af þróun BCP er áhrifagreining á samfellu fyrirtækja. Það skilgreinir áhrif truflunar á starfsemi og ferlum fyrirtækja. Það notar einnig upplýsingarnar til að taka ákvarðanir um forgangsröðun og aðferðir við endurheimt.

FEMA veitir vinnublað fyrir rekstrar- og fjárhagsáhrif til að hjálpa til við að keyra samfellugreiningu. Vinnublaðið ætti að vera útfyllt af rekstrar- og ferlistjórnendum sem þekkja vel til fyrirtækisins. Þessi vinnublöð munu draga saman eftirfarandi:

• Áhrifin - bæði fjárhagsleg og rekstrarleg - sem stafa af tapi einstakra viðskiptaaðgerða og -ferlis

• Að bera kennsl á hvenær tap á aðgerð eða ferli myndi leiða til greindra viðskiptaáhrifa

Að ljúka greiningunni getur hjálpað fyrirtækjum að bera kennsl á og forgangsraða þeim ferlum sem hafa mest áhrif á fjárhagslega og rekstrarlega starfsemi fyrirtækisins. Staðurinn þar sem þeir verða að endurheimta er almennt þekktur sem „batatímamarkmiðið“.

Hápunktar

• BCP er hannað til að vernda starfsfólk og eignir og tryggja að þeir geti virkað hratt þegar hamfarir eiga sér stað.

• BCPs ætti að prófa til að tryggja að það séu engir veikleikar sem hægt er að bera kennsl á og leiðrétta.

• Samfellu áætlanagerð (BCP) er ferlið sem fyrirtæki gengur í gegnum til að búa til forvarnar- og endurheimtarkerfi frá hugsanlegum ógnum eins og náttúruhamförum eða netárásum.

Algengar spurningar

Hvers vegna er viðskiptasamfelld áætlanagerð (BCP) mikilvæg?

Fyrirtæki eru viðkvæm fyrir fjölda hamfara sem eru mismunandi að stigum frá minniháttar til skelfilegra og BCPs eru mikilvægur hluti af öllum viðskiptum. BCP er venjulega ætlað að hjálpa fyrirtæki að halda áfram að starfa ef ógnir og truflanir koma upp. Þetta gæti leitt til tekjutaps og hærri kostnaðar, sem leiðir til lækkunar á arðsemi. Og fyrirtæki geta ekki reitt sig á tryggingar eingöngu vegna þess að þær standa ekki undir öllum kostnaði og þeim viðskiptavinum sem fara í samkeppnina.

Hvað er greining á samfelluáhrifum fyrirtækja?

Mikilvægur hluti af þróun BCP er áhrifagreining á samfellu í rekstri sem greinir áhrif truflunar á starfsemi og ferlum fyrirtækja. Það notar einnig upplýsingarnar til að taka ákvarðanir um forgangsröðun og aðferðir við endurheimt. FEMA veitir vinnublað fyrir rekstrar- og fjárhagsáhrif til að hjálpa til við að keyra samfellugreiningu. Þessi vinnublöð draga saman áhrifin - bæði fjárhagsleg og rekstrarleg - sem stafa af tapi einstakra viðskiptaaðgerða og ferla. Þeir auðkenna einnig hvenær tap á aðgerð eða ferli myndi leiða til greindra viðskiptaáhrifa.

Hvað ætti samfellda áætlanagerð (BCP) að innihalda?

Áætlun um samfellu í rekstri felur í sér að greina allar áhættur sem geta haft áhrif á starfsemi fyrirtækisins. Áætlunin ætti einnig að ákvarða hvernig þessar áhættur munu hafa áhrif á starfsemina og innleiða öryggisráðstafanir og verklagsreglur til að draga úr áhættunni. Það ættu líka að vera prófunaraðferðir til að tryggja að þessar öryggisráðstafanir og verklagsreglur virki. Að lokum ætti að vera endurskoðunarferli til að ganga úr skugga um að áætlunin sé uppfærð.