Forespørsel om forslag (RFP)
Hva er en forespørsel om forslag (RFP)?
En forespørsel om forslag (RFP) er et forretningsdokument som kunngjør et prosjekt, beskriver det og ber inn bud fra kvalifiserte entreprenører for å fullføre det. De fleste organisasjoner foretrekker å starte sine prosjekter ved å bruke RFP-er, og mange myndigheter bruker dem alltid.
Når du bruker en RFP, er enheten som ber om budene ansvarlig for å evaluere gjennomførbarheten av de innsendte budene, den økonomiske helsen til anbudsselskapene og hver budgivers evne til å gjennomføre prosjektet.
Forstå en forespørsel om forslag (RFP)
RFP-er brukes til komplekse prosjekter, som ofte krever en rekke underleverandører. De beskriver organisasjonen som utsteder tilbudet, omfanget av prosjektet som gjennomføres, og kriteriene for å evaluere bidrag. De skisserer også anbudsprosessen og kontraktsvilkårene.
Forespørslene inkluderer en arbeidsoppgave som beskriver oppgavene som skal utføres av den vinnende budgiveren og tidslinjen for å fullføre arbeidet.
RFP-er gir også råd til budgivere om hvordan de skal utarbeide forslag, med spesifikk veiledning om hvordan budene skal formateres og presenteres. De inkluderer vanligvis instruksjoner om hvilken informasjon budgiveren må inkludere og ønsket format.
Forslaget skal ikke være så detaljert at det hindrer entreprenørens kreativitet, eller så vagt at entreprenøren står i stå.
De fleste RFP-er utstedes av offentlige etater og andre organisasjoner i offentlig sektor. De er generelt pålagt å åpne for konkurranse mellom private selskaper og fjerne skjevheter fra prosessen. Byråene ønsker å sikre at de får det laveste og mest konkurransedyktige budet.
Imidlertid kan enhver privat eller offentlig organisasjon legge ut en RFP for å få flere bud og en rekke perspektiver på prosjektet.
For eksempel kan en virksomhet som ønsker å endre rapporteringsprosessen fra et papirbasert system til et datamaskinbasert system sende inn en forespørsel om forslag til maskinvare, programvare og et brukeropplæringsprogram for å etablere og integrere det nye systemet i virksomhet. En konkurranseutsatt anbudsprosess kan gi dem større innsikt i alternativene som er tilgjengelige.
Krav til en RFP
Offentlige etater eller andre enheter kan bli pålagt å sende forespørsler om forslag for å gi full og åpen konkurranse og for å redusere kostnadene ved en løsning. Å godta et forslag som er mest lydhør for spesifikasjoner betyr kanskje ikke alltid det laveste budet.
Å lage en forespørsel om forslag på dyktig måte kan sikre suksess eller fiasko for den resulterende løsningen. Hvis de spesifiserte kravene er for vage, kan det hende at tilbyder ikke utformer og implementerer en adekvat løsning for problemet. Dersom kravene er for detaljerte og restriktive, kan budgivernes innovasjon begrenses.
RFP-prosessen begynner med å utarbeide en forespørsel om forslag. Budgivere gjennomgår oppfordringen og sender inn forslag til forbedringer. Etter å ha implementert tilbakemelding,. sendes den endelige forespørselen om forslag. Tilbydere sender deretter inn sine forslag.
Kunden begrenser utvalget til en liten gruppe budgivere og går inn i forhandlinger om pris og tekniske detaljer. Kunden kan be de gjenværende budgiverne om å gi et beste og endelig tilbud før tildeling av kontrakt. Kontrakten presenteres deretter for selskapet som gir den beste løsningen på problemet.
Fordeler med en RFP
En RFP er delvis en annonse. Den kunngjør at et prosjekt pågår, og åpner døren for kvalifiserte kandidater som kan få jobben gjort.
I regjeringen har RFP blitt vedtatt som en måte å sikre at vennskap blir fjernet som en faktor i belønningen av kontrakter. Det åpner også opp prosessen for konkurranse, noe som kan forventes å holde prosjektkostnadene lavere.
Alternativet til en RFP er en mindre formell prosess som krever at en prosjektleder undersøker og identifiserer potensielle leverandører for et prosjekt. Avhengig av hvor uttømmende søket er, kan de potensielle svarene være begrenset. Nye leverandører og innovative svar kan være mindre sannsynlig å bli avdekket.
RFP vs. RFQ vs. RFI
En forespørsel om forslag (RFP), forespørsel om tilbud (RFQ) og forespørsel om informasjon (RFI) er tre forskjellige typer dokumenter som bedrifter og andre enheter bruker for å nå ut til næringslivet for leverandører eller entreprenører som de kan være i stand til å jobbe med.
En forespørsel om forslag, som nevnt ovenfor, kunngjør et spesifikt prosjekt som er planlagt og oppfordrer entreprenører som er i stand til å få jobben gjort.
En forespørsel om tilbud (RFQ) er en oppfordring sendt til en rekke leverandører som søker bud på en kontrakt for å levere spesifikke produkter eller tjenester. Forespørselen må spesifisere kvaliteten og kvantiteten som trengs, og tidspunktet ønsket av selskapet eller organisasjonen.
En forespørsel om informasjon (RFI) er en oppfordring til leverandører om skriftlig informasjon om produktene og tjenestene de kan tilby. Den kan brukes til å samle informasjon til en database med leverandører for fremtidig referanse.
Eksempel på en RFP
Si for eksempel at Federal Railroad Administration utsteder en forespørsel om forslag for å finansiere, designe, konstruere, drive og vedlikeholde et høyhastighetsjernbanesystem.
Interesserte sender inn forslag som oppfyller kravene i dokumentet. Basert på forslagene som er mottatt innen fristen, oppretter Samferdselsdepartementet kommisjoner for videre gjennomgang og utvikling av forslagene.
DOT velger det forslaget som omfatter mest mål og ansetter selskapet til å utføre arbeidet.
En titt på en detaljert RFP
Denne prøveanbudsforespørselen fra Chesapeake Bay Trust viser et passende detaljnivå som er nødvendig for en vellykket forespørsel. Forslaget beskriver prosjektet, gir en oversikt over organisasjonen, definerer målene for tjenestene den forfølger og forklarer hvordan forslag vil bli vurdert. Den kommuniserer forventet format, budsjettbegrensninger og fristkrav.
RFP-en inkluderer også en rekke støttedokumenter og utstillinger for ytterligere å avklare hva trusten ser etter. Dette hjelper ikke bare med å definere omfanget av hvilke tjenester som søkes etter, men hjelper interesserte firmaer med å evaluere tidsplaner, logistikk og priser.
Andre eksempler kan bli funnet gjennom TechSoup, et nettsted som gir et bibliotek med fremgangsmåte-informasjon og eksempler på RFP-er for ideelle organisasjoner.
Bunnlinjen
RFP definerer prosjektet, for selskapet som utsteder det, så vel som selskapene som svarer på det. En velskrevet RFP formidler intensjonen bak forslaget og sikrer at sluttresultatet vil møte forventningene.
Det sikrer også en åpen prosess. Ideelt sett vil flere budgivere svare. Dette gir organisasjonen en mulighet til å studere en rekke tilnærminger og priser og velge den som best dekker dens behov.
Høydepunkter
– RFP definerer prosjektet, for selskapet som utsteder det, så vel som selskapene som svarer på det.
- En forespørsel om forslag (RFP) er en prosjektkunngjøring publisert av en organisasjon som indikerer at det søkes om tilbud på entreprenører for å fullføre prosjektet.
– RFP-er brukes av de fleste offentlige etater og mange private selskaper og organisasjoner.
- RFP beskriver prosjektet, dets mål og organisasjonen som sponser det og skisserer anbudsprosessen og kontraktsvilkårene.
– Alternativet er en mindre formell prosess som kanskje ikke klarer å identifisere den beste leverandøren og den beste planen for å gjennomføre et prosjekt.
FAQ
Hva er RFP-krav?
En RFP må beskrive og definere prosjektet i nok detalj til å tiltrekke seg levedyktige svar. Den potensielle budgiveren bør være i stand til å forstå virksomhetens natur og målene den ønsker å oppnå med prosjektet. Prosjektet må være definert så detaljert at tilbyderen tydelig forstår omfanget og alle produktene og tjenestene som må leveres for å gjennomføre det. Formatet på de forventede forslagene må også være detaljert. Ensartede svar er nødvendig for å sammenligne og kontrastere tilbud. RFP-er følger et ganske rigid format, selv om dette formatet kan variere mellom byråer og selskaper som utarbeider dem. Denne prøven fra RTI International i North Carolina viser elementene i en typisk RFP som inkluderer en introduksjon og bakgrunn, en beskrivelse av leveransene og informasjon om utvalgskriteriene.
Hva betyr RFP?
En forespørsel om forslag (RFP) er en åpen forespørsel om tilbud for å fullføre et nytt prosjekt foreslått av selskapet eller annen organisasjon som utsteder det. Det er ment å åpne for konkurranse og å oppmuntre til en rekke alternative forslag som kan vurderes av prosjektets planleggere.
Hva er forskjellen mellom RFP og RFQ?
La oss si at en jernvarehandel utvider avdelingen for hageutstyr og trenger å finne leverandørene som er nødvendige for å fylle hyllene. Det kan sende ut en forespørsel om tilbud (RFQ) til en rekke potensielle leverandører av hageprodukter. Svarene vil gjøre den i stand til å etablere et forhold til en eller flere leverandører av mengden og kvaliteten på varene den trenger, til en pris som er etablert. Når et selskap eller en annen organisasjon sender ut en tilbudsforespørsel vet den nøyaktig hva den trenger og søker den beste leverandøren eller leverandørene. En RFP er en mer åpen prosess. Virksomheten eller organisasjonen søker kvalifiserte entreprenører til å gjennomføre et nytt prosjekt. Prosjektet og dets mål er definert i noen detalj, men det er rom for kreativitet i svarene. For eksempel kan en RFP for en barnepark tillate entreprenøren å foreslå den nøyaktige utformingen, utstyret og fasilitetene parken kan inneholde.
Hva skjer etter tilbudet?
RFP etterfølges av Ps. Forslagene legges ut til vurdering. Avhengig av størrelsen og omfanget av prosjektet, kan denne gjennomgangen være en prosess på flere nivåer som involverer en rekke komiteer. Spesielt offentlige etater er ikke kjent for å bevege seg kvikk. Uansett hvor lang tid det tar, brukes gjennomgangsprosessen til å begrense forslagene til noen få finalister som kan bli bedt om å sende inn tilleggsinformasjon med tanke på et endelig utvalg og en startdato for prosjektet.
Når ville du brukt en RFP?
Store og små bedrifter har en tendens til å ha akkurat nok ressurser til å opprettholde dagens drift. Hvis de ønsker å ta på seg et nytt prosjekt, har de verken ressursene eller kompetansen til rådighet for å legge det til arbeidsmengden. I slike tilfeller gir RFP virksomheten en effektiv måte å rekruttere kompetansen de trenger for å få prosjektet gjennomført.
