Auftragsschreiben

Was ist ein Verlobungsschreiben?

Ein Engagement Letter ist eine schriftliche Vereinbarung, die die zwischen einem Kunden und einem Unternehmen einzugehende Geschäftsbeziehung beschreibt. Das Schreiben beschreibt den Umfang der Vereinbarung, ihre Bedingungen und Kosten. Der Zweck eines Verpflichtungsschreibens besteht darin, Erwartungen auf beiden Seiten der Vereinbarung festzulegen.

Ein Verpflichtungsschreiben ist weniger formell als ein Vertrag, aber dennoch ein rechtsverbindliches Dokument, das vor Gericht verwendet werden kann.

Wie ein Verlobungsschreiben funktioniert

Eine Verpflichtungserklärung dient dem gleichen Zweck wie ein Vertrag zwischen zwei Parteien. Sein Format ist weniger formell als ein Vertrag und vermeidet im Allgemeinen juristische Fachsprache. Das Schreiben soll die zu erbringenden Dienstleistungen, die Bedingungen, die Frist oder Fristen und die Vergütung kurz, aber genau beschreiben. Eine Verpflichtungserklärung ist ein rechtliches Dokument und bindend in einem Geschäftsabschluss.

Ein Auftragsschreiben dient auch dazu, den Leistungsumfang des Unternehmens einzuschränken. Wenn beispielsweise eine Einzelperson oder ein Unternehmen die Dienste eines Anwalts in Anspruch nimmt, kann das Schreiben den spezifischen Zweck oder das Fachgebiet beschreiben, in dem ihre Dienste genutzt werden können.

Ein Auftragnehmer, der einen Anwalt mit der Ausarbeitung eines Grundstückskaufs beauftragt, kann den Anwalt nicht um Rat bezüglich seiner Scheidung bitten. Das Verlobungsschreiben wird diese Tatsache nicht so unverblümt ausdrücken, aber die Bedeutung wird klar sein.

Vorteile eines Verpflichtungsschreibens

Es ist wichtig, Erwartungen zu setzen. Der Kunde erhält die Gewissheit zu wissen, wann eine Dienstleistung abgeschlossen sein wird und wie viel sie kosten wird. Das Schreiben macht auch deutlich, wenn es sich um andere Kosten handelt, die nicht im Vertrag abgedeckt sind, wie z. B. erforderliche Software, die vom Kunden separat erworben werden muss.

Das Unternehmen hat der zu erwartenden Arbeit Grenzen gesetzt. Damit soll dem „Scope Creep“ vorgebeugt werden, vor dem sich jeder Steuerberater und Rechtsanwalt fürchtet. Das Schreiben kann auch Dienstleistungen nennen, die außerhalb der aktuellen Vereinbarung liegen, aber in Zukunft bei Bedarf hinzugefügt werden können, mit einer Schätzung der Kosten dieser Ergänzungen.

Ein Engagement Letter kann eine Klausel über Mediation oder ein verbindliches Schiedsverfahren für die Beziehung enthalten. Diese Klausel enthält Leitlinien für die Handhabung von Streitigkeiten, die zwischen den Parteien entstehen.

Wenn die Beziehung langfristig ist, verlangen viele Unternehmen, dass ihr Auftragsschreiben jährlich aktualisiert und vom Kunden erneut unterzeichnet wird. Dies ermöglicht Änderungen in der Geschäftsbeziehung im Laufe der Zeit und stärkt die Rechtskraft des Dokuments. Es erinnert den Kunden auch an den Umfang der Vereinbarung und verhindert so möglicherweise ein „Scope Creep“.

Höhepunkte

• Eine Verpflichtungserklärung schränkt die Verantwortlichkeiten des Unternehmens direkt oder indirekt ein.

• Ein Engagement Letter definiert eine Geschäftsbeziehung zwischen zwei Parteien.

• Ein breites Spektrum von Unternehmen, darunter Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Buchhalter und Berater, verwenden routinemäßig Auftragsschreiben, unabhängig davon, ob ihre Kunden Einzelpersonen oder große Unternehmen sind.