Kihlauskirje
Mikä on kihlaskirje?
Sitoumuskirje on kirjallinen sopimus, joka kuvaa asiakkaan ja yrityksen välistä liikesuhdetta. Kirjeessä kerrotaan sopimuksen laajuudesta, ehdoista ja kustannuksista. Sitoumuskirjeen tarkoituksena on asettaa odotuksia sopimuksen molemmille osapuolille.
Kihlauskirje on vähemmän muodollinen kuin sopimus, mutta silti laillisesti sitova asiakirja, jota voidaan käyttää tuomioistuimessa.
Miten kihlaskirje toimii
Sitoumuskirje palvelee samaa tarkoitusta kuin sopimus kahden osapuolen välillä. Sen muoto on vähemmän muodollinen kuin sopimus, ja siinä yleensä vältetään oikeudellista ammattikieltä. Kirjeen tarkoituksena on kuvata lyhyesti mutta tarkasti toimitettavat palvelut, ehdot, määräaika tai määräajat sekä korvaus. Sitoumuskirje on oikeudellinen asiakirja ja sitova yrityskaupassa.
Sitoumuskirjeellä on myös tarkoitus rajoittaa yrityksen palveluiden laajuutta. Esimerkiksi kun henkilö tai yritys hankkii asianajajan palvelut, kirje voi kuvata erityistä tarkoitusta tai osaamisaluetta, jolla heidän palvelujaan voidaan käyttää.
Urakoitsija, joka palkkaa asianajajan laatimaan maan ostoa, ei voi soittaa asianajajalle neuvoakseen avioeroaan. Kihlaskirjeessä ei kerrota tätä tosiasiaa yhtä kaljuisesti, mutta merkitys on selvä.
Kihlauskirjeen edut
Odotusten asettaminen on tärkeää. Asiakas saa varmuuden siitä, että hän tietää, milloin palvelu valmistuu ja kuinka paljon se maksaa. Kirjeestä selviää myös, jos kyseessä on muita kustannuksia, joita sopimus ei kata, kuten vaadittavat ohjelmistot, jotka asiakkaan on ostettava erikseen.
Liiketoiminta on asettanut rajat suoritettavalle työlle. Tämän tarkoituksena on estää "scope creep", mikä jokainen verokirjanpitäjä ja asianajaja pelkää. Kirjeessä voidaan mainita myös palveluita, jotka ovat nykyisen sopimuksen ulkopuolella, mutta joita voidaan myöhemmin tarvittaessa lisätä, sekä arvio näiden lisäysten kustannuksista.
Sitoumuskirje voi sisältää lausekkeen sovittelusta tai sitovasta välimiesmenettelystä suhteessa. Tämä lauseke antaa ohjeita osapuolten välisten riitojen ratkaisemiseen.
Jos suhde on pitkäaikainen, monet yritykset vaativat toimeksiantokirjeensä päivittämistä ja asiakkaan allekirjoittamista uudelleen vuosittain. Tämä mahdollistaa liikesuhteen mahdolliset muutokset ajan myötä ja vahvistaa asiakirjan oikeudellista asemaa. Se myös muistuttaa asiakasta sopimuksen laajuudesta ja ehkäisee "scope creep".
##Kohokohdat
Sitoumuskirje rajoittaa yrityksen vastuuta joko suoraan tai johtopäätösten perusteella.
Kihlauskirje määrittelee liikesuhteen kahden osapuolen välillä.
Laaja joukko yrityksiä, mukaan lukien asianajajat, tilintarkastajat, kirjanpitäjät ja konsultit, käyttävät toimeksiantokirjeitä rutiininomaisesti, olivatpa heidän asiakkaat yksityishenkilöitä tai suuria yrityksiä.
