Beiðni um tillögu (RFP)

Hvað er beiðni um tillögu (RFP)?

Beiðni um tillögu (RFP) er viðskiptaskjal sem kynnir verkefni, lýsir því og óskar eftir tilboðum frá hæfum verktökum til að ljúka því. Flestar stofnanir kjósa að setja verkefni sín af stað með því að nota RFP og mörg stjórnvöld nota þau alltaf.

Þegar RFP er notað er aðilinn sem óskar eftir tilboðum ábyrgur fyrir því að meta hagkvæmni þeirra tilboða sem lögð eru fram, fjárhagslega heilsu tilboðsfyrirtækjanna og getu hvers tilboðsgjafa til að taka að sér verkefnið.

Skilningur á beiðni um tillögu (RFP)

RFP eru notuð fyrir flókin verkefni, sem oft þarfnast fjölda undirverktaka. Þeir lýsa stofnuninni sem gefur út RFP, umfangi verkefnisins sem fylgt er eftir og viðmiðunum fyrir mat á færslum. Þeir gera einnig grein fyrir tilboðsferlinu og samningsskilmálum.

Beiðnirnar innihalda vinnuyfirlit sem lýsir þeim verkefnum sem vinnandi bjóðandi þarf að sinna og tímalínu til að ljúka verkinu.

Tilboðsaðilar ráðleggja bjóðendum einnig hvernig eigi að undirbúa tillögur, með sérstökum leiðbeiningum um hvernig tilboðin ættu að vera sniðin og kynnt. Þær innihalda almennt leiðbeiningar um hvaða upplýsingar tilboðsgjafi þarf að láta fylgja með og æskilegt snið.

Tillagan á ekki að vera svo ítarleg að hún hindri sköpunargáfu verktaka, eða svo óljós að verktakinn sitji eftir.

Flestar tilboðstillögur eru gefnar út af ríkisstofnunum og öðrum samtökum í opinbera geiranum. Þeir þurfa almennt að opna fyrir samkeppni meðal einkafyrirtækja og fjarlægja hlutdrægni úr ferlinu. Stofnanir vilja tryggja að þær fái lægsta og samkeppnishæfasta tilboðið.

Hins vegar geta sérhver einka- eða opinber stofnun sett fram tilboð til að fá mörg tilboð og margvísleg sjónarmið um verkefnið.

Til dæmis getur fyrirtæki sem vill breyta skýrslugerðarferli sínu úr pappírsbundnu kerfi í tölvukerfi lagt fram beiðni um tillögu að vélbúnaði, hugbúnaði og notendaþjálfunaráætlun til að koma á og samþætta nýja kerfið í fyrirtækinu. Samkeppnishæft tilboðsferli getur veitt þeim meiri innsýn í þá kosti sem eru í boði.

Kröfur fyrir beiðni um tilboð

Heimilt er að krefjast þess að ríkisstofnanir eða aðrir aðilar gefi út beiðnir um tillögur til að veita fulla og opna samkeppni og draga úr kostnaði við lausn. Það að samþykkja tillögu sem svarar best forskriftum þýðir kannski ekki alltaf lægsta verðið.

Að búa til beiðni um tillögu með kunnáttu getur tryggt árangur eða bilun lausnarinnar sem fæst. Ef tilgreindar kröfur eru of óljósar getur tilboðsgjafi ekki hannað og innleitt fullnægjandi lausn á vandamálinu. Ef kröfurnar eru of ítarlegar og takmarkandi getur nýsköpun bjóðenda verið takmörkuð.

RFP ferlið hefst með því að semja tillögubeiðni. Bjóðendur fara yfir umsóknina og leggja fram tillögur til úrbóta. Eftir að endurgjöf hefur verið hrint í framkvæmd er endanleg beiðni um tillögu gefin út. Bjóðendur leggja síðan fram tillögur sínar.

Viðskiptavinurinn þrengir úrvalið að litlum hópi bjóðenda og fer í samningaviðræður um verð og tæknilegar upplýsingar. Viðskiptavinur getur beðið þá bjóðendur sem eftir eru um að leggja fram besta og endanlegt tilboð áður en samningur er gerður. Samningurinn er síðan kynntur fyrirtækinu sem veitir bestu lausnina á málinu.

Kostir tilboðs

RFP er að hluta til auglýsing. Það tilkynnir að verkefni sé í gangi og opnar dyrnar fyrir hæfum umsækjendum sem geta unnið verkið.

Í ríkisstjórn hefur RFP verið samþykkt sem leið til að tryggja að vildarvinir séu fjarlægðir sem þáttur í verðlaunum samninga. Það opnar líka ferlið fyrir samkeppni sem búast má við að kostnaður við framkvæmdir haldist lægri.

Valkosturinn við RFP er minna formlegt ferli sem krefst þess að verkefnastjóri rannsakar og auðkenni hugsanlega söluaðila fyrir verkefni. Það fer eftir því hversu tæmandi leitin er, möguleg svör geta verið takmörkuð. Minni líkur eru á að nýir söluaðilar og nýstárleg svör verði afhjúpuð.

##RFP vs. Tilboð á tilboði vs. RFI

Beiðni um tillögu (RFP), beiðni um tilboð (RFQ) og beiðni um upplýsingar (RFI) eru þrjár aðskildar gerðir skjala sem fyrirtæki og aðrir aðilar nota til að ná til viðskiptalífsins fyrir birgja eða verktaka sem þeir kunna að geta. að vinna með.

• Beiðni um tillögu, eins og fram kemur hér að ofan, tilkynnir um tiltekið verkefni sem er fyrirhugað og leitað til verktaka sem geta unnið verkið.

• Beiðni um tilboð (RFQ) er beiðni sem send er til fjölda birgja sem leita eftir tilboðum í samning um að útvega sérstakar vörur eða þjónustu. Beiðnin verður að tilgreina gæði og magn sem þarf og tímasetningu sem fyrirtækið eða stofnunin óskar eftir.

• Beiðni um upplýsingar (RFI) er beiðni til birgja um skriflegar upplýsingar um vörur og þjónustu sem þeir geta veitt. Það gæti verið notað til að safna upplýsingum fyrir gagnagrunn birgja til síðari viðmiðunar.

Dæmi um beiðni um tilboð

Segjum til dæmis að Alríkisjárnbrautastjórnin sendir frá sér beiðni um tillögur um að fjármagna, hanna, smíða, reka og viðhalda háhraða járnbrautarkerfi.

Áhugasamir leggja fram tillögur sem uppfylla þær kröfur sem tilgreindar eru í skjalinu. Miðað við þær tillögur sem bárust fyrir frestinn skipar samgönguráðuneytið nefndir til frekari yfirferðar og þróunar tillagnanna.

DOT velur þá tillögu sem nær yfir markmið þess og ræður fyrirtækið til að framkvæma verkið.

Skoðaðu ítarlega beiðni um tilboð

Þetta sýnishorn af tilboði frá Chesapeake Bay Trust sýnir viðeigandi smáatriði sem er nauðsynlegt fyrir árangursríka beiðni. Tillagan lýsir verkefninu, gefur yfirsýn yfir skipulagið, skilgreinir markmið þeirrar þjónustu sem það er að sækjast eftir og útskýrir hvernig tillögur verða metnar. Það miðlar væntanlegu sniði, takmörkunum á fjárhagsáætlun og kröfum um frest.

RFP inniheldur einnig fjölda fylgiskjala og sýninga til að skýra frekar hvað traustið er að leita að. Þetta hjálpar ekki aðeins við að skilgreina umfang þeirrar þjónustu sem verið er að sækjast eftir heldur hjálpar áhugasömum fyrirtækjum að meta tímaáætlanir, flutninga og verðlagningu.

Önnur sýnishorn er að finna í gegnum TechSoup, síðu sem veitir bókasafn með upplýsingum um hvernig á að gera og sýnishorn af tilboðum fyrir félagasamtök.

Aðalatriðið

RFP skilgreinir verkefnið, fyrir fyrirtækið sem gefur það út sem og fyrirtækin sem bregðast við því. Vel skrifuð tilboðsskýrsla gefur til kynna tilganginn á bak við tillöguna og tryggir að lokaniðurstaðan standist væntingar.

Það tryggir einnig opið ferli. Helst munu margir bjóðendur svara. Þetta gefur stofnuninni tækifæri til að kynna sér fjölbreyttar aðferðir og verð og velja þá sem best uppfyllir þarfir þess.

##Hápunktar

• RFP skilgreinir verkefnið, fyrir fyrirtækið sem gefur það út sem og fyrirtækin sem bregðast við því.

• Beiðni um tillögu (RFP) er verktilkynning birt opinberlega af stofnun sem gefur til kynna að leitað sé tilboða í verktaka til að ljúka verkinu.

• Tilboð eru notuð af flestum ríkisstofnunum og mörgum einkafyrirtækjum og samtökum.

• Tilboðið lýsir verkefninu, markmiðum þess og stofnuninni sem styrkir það og útlistar tilboðsferlið og samningsskilmála.

• Valkosturinn er minna formlegt ferli sem gæti mistekist að bera kennsl á besta söluaðilann og bestu áætlunina til að framkvæma verkefni.

##Algengar spurningar

Hverjar eru RFP kröfur?

RFP verður að lýsa og skilgreina verkefnið nægilega ítarlega til að laða að raunhæf viðbrögð. Væntanlegur tilboðsgjafi ætti að geta skilið eðli fyrirtækisins og markmiðin sem hann vill ná með verkefninu. Verkið þarf að skilgreina nægilega ítarlega til að tilboðsgjafi geri sér grein fyrir umfangi þess og öllum þeim vörum og þjónustu sem þarf að veita til að hægt sé að framkvæma það. Einnig þarf að tilgreina snið væntanlegra tillagna. Samræmd viðbrögð eru nauðsynleg til að bera saman tilboð og andstæða tilboðum. RFP fylgja nokkuð stífu sniði, þó að það snið geti verið mismunandi eftir stofnunum og fyrirtækjum sem undirbúa þau. Þetta sýnishorn frá RTI International í Norður-Karólínu sýnir þættina í dæmigerðri RFP sem felur í sér kynningu og bakgrunn, lýsingu á afhendingum og upplýsingar um valviðmið.

Hvað þýðir RFP?

Beiðni um tillögu (RFP) er opin beiðni um tilboð til að klára nýtt verkefni sem fyrirtækið eða önnur stofnun sem gefur það út. Henni er ætlað að opna fyrir samkeppni og hvetja til margvíslegra varatillagna sem skipuleggjendur verkefnisins gætu tekið til greina.

Hver er munurinn á tilboði og beiðni?

Segjum að byggingavöruverslun sé að stækka garðyrkjuvörudeild sína og þurfi að finna nauðsynlega birgja til að fylla hillur sínar. Það gæti sent út beiðni um tilboð (RFQ) til fjölda hugsanlegra birgja garðyrkjuvara. Svörin munu gera henni kleift að koma á sambandi við einn eða fleiri birgja um magn og gæði vöru sem hún þarfnast, á verði sem er staðfest, besti birgir eða birgjar. Fyrirtækið eða stofnunin óskar eftir hæfni verktaka til að framkvæma nýtt verkefni. Verkefnið og markmið þess eru skilgreind í smáatriðum en pláss er fyrir sköpunargáfu í svörunum. Til dæmis gæti tilboð fyrir barnagarð gert verktakanum kleift að leggja til nákvæma skipulag, búnað og þægindi sem garðurinn gæti innihaldið.

Hvað gerist eftir tilboðið?

Á eftir tilboðinu kemur Ps. Tillögurnar eru lagðar fram til skoðunar. Það fer eftir stærð og umfangi verkefnisins, þessi endurskoðun getur verið fjölþrepa ferli sem tekur til fjölda nefnda. Sérstaklega eru opinberar stofnanir ekki þekktar fyrir að hreyfa sig lipurlega. Hversu langan tíma sem það tekur er endurskoðunarferlið notað til að þrengja tillögurnar að nokkrum keppendum sem gætu verið beðnir um að leggja fram frekari upplýsingar með það fyrir augum að loka vali og upphafsdagsetningu. fyrir verkefnið.

Hvenær myndir þú nota RFP?

Fyrirtæki, stór og smá, hafa tilhneigingu til að hafa rétt nægjanlegt fjármagn til að viðhalda núverandi starfsemi. Ef þeir vilja takast á við nýtt verkefni hafa þeir hvorki fjármagn né sérfræðiþekkingu á hendi til að bæta því við vinnuálagið. Í slíkum tilfellum veitir RFP fyrirtækinu skilvirka leið til að ráða þá sérfræðiþekkingu sem þeir þurfa til að koma verkefninu í framkvæmd.