Permintaan untuk Cadangan (RFP)

Apakah itu Permintaan untuk Cadangan (RFP)?

Permintaan untuk cadangan (RFP) ialah dokumen perniagaan yang mengumumkan projek, menerangkannya dan meminta tawaran daripada kontraktor yang layak untuk menyiapkannya. Kebanyakan organisasi lebih suka melancarkan projek mereka menggunakan RFP, dan banyak kerajaan sentiasa menggunakannya.

Apabila menggunakan RFP, entiti yang meminta tawaran bertanggungjawab untuk menilai kebolehlaksanaan tawaran yang dikemukakan, kesihatan kewangan syarikat pembida dan keupayaan setiap pembida untuk menjalankan projek.

Memahami Permintaan Cadangan (RFP)

RFP digunakan untuk projek yang kompleks, selalunya memerlukan beberapa sub-kontraktor. Mereka menerangkan organisasi yang mengeluarkan RFP, skop projek yang dijalankan, dan kriteria untuk menilai penyertaan. Mereka juga menggariskan proses pembidaan dan terma kontrak.

Permintaan termasuk pernyataan kerja yang menerangkan tugas yang perlu dilakukan oleh pembida yang menang dan garis masa untuk menyelesaikan kerja.

RFP juga menasihati pembida tentang cara menyediakan cadangan, dengan panduan khusus tentang cara bida harus diformat dan dibentangkan. Ia biasanya menyertakan arahan tentang maklumat yang mesti disertakan oleh pembida dan format yang dikehendaki.

Cadangan itu tidak boleh diperincikan sehingga menghalang kreativiti kontraktor, atau terlalu samar sehingga kontraktor terpinga-pinga.

Kebanyakan RFP dikeluarkan oleh agensi kerajaan dan organisasi lain dalam sektor awam. Mereka secara amnya dikehendaki membuka persaingan di kalangan syarikat swasta dan menghapuskan berat sebelah daripada proses tersebut. Agensi ingin memastikan bahawa mereka mendapat tawaran yang paling rendah dan paling kompetitif.

Walau bagaimanapun, mana-mana organisasi swasta atau awam boleh mengeluarkan RFP untuk mendapatkan berbilang bida dan pelbagai perspektif tentang projek itu.

Sebagai contoh, perniagaan yang ingin menukar proses pelaporannya daripada sistem berasaskan kertas kepada sistem berasaskan komputer boleh membuat permintaan untuk cadangan perkakasan, perisian dan program latihan pengguna untuk mewujudkan dan menyepadukan sistem baharu ke dalam perniagaan. Proses pembidaan yang berdaya saing mungkin memberi mereka gambaran yang lebih mendalam tentang alternatif yang tersedia.

Keperluan untuk RFP

Agensi kerajaan atau entiti lain mungkin dikehendaki mengeluarkan permintaan bagi cadangan untuk menyediakan persaingan penuh dan terbuka serta mengurangkan kos penyelesaian. Menerima cadangan yang paling responsif kepada spesifikasi mungkin tidak selalu bermakna bida dengan harga terendah.

Kemahiran mencipta permintaan untuk cadangan boleh memastikan kejayaan atau kegagalan penyelesaian yang terhasil. Jika keperluan yang dinyatakan terlalu kabur, pembida mungkin tidak mereka bentuk dan melaksanakan penyelesaian yang mencukupi untuk masalah tersebut. Jika keperluan terlalu terperinci dan terhad, inovasi pembida mungkin terhad.

Proses RFP bermula dengan merangka permintaan untuk cadangan. Pembida menyemak permintaan dan mengemukakan cadangan untuk penambahbaikan. Selepas melaksanakan maklum balas,. permintaan terakhir untuk cadangan dikeluarkan. Pembida kemudian mengemukakan cadangan mereka.

Pelanggan mengecilkan pilihan kepada sekumpulan kecil pembida dan memasuki rundingan mengenai harga dan butiran teknikal. Pelanggan boleh meminta pembida yang tinggal untuk mengemukakan tawaran terbaik dan terakhir sebelum memberikan kontrak. Kontrak itu kemudiannya dibentangkan kepada syarikat yang menyediakan penyelesaian terbaik kepada isu tersebut.

Faedah RFP

RFP adalah, sebahagiannya, iklan. Ia mengumumkan bahawa projek sedang berjalan, dan membuka pintu kepada calon yang layak yang boleh menyelesaikan kerja.

Dalam kerajaan, RFP telah diterima pakai sebagai satu cara untuk memastikan kronisme dihapuskan sebagai faktor ganjaran kontrak. Ia juga membuka proses kepada persaingan, yang boleh dijangka mengekalkan kos projek lebih rendah.

Alternatif kepada RFP ialah proses yang kurang formal yang memerlukan pengurus projek untuk menyelidik dan mengenal pasti vendor berpotensi untuk projek. Bergantung pada seberapa lengkap carian itu, kemungkinan respons boleh dihadkan. Penjual baharu dan jawapan inovatif mungkin kurang berkemungkinan ditemui.

RFP lwn. RFQ lwn RFI

Permintaan untuk cadangan (RFP), permintaan untuk sebut harga (RFQ) dan permintaan untuk maklumat (RFI) ialah tiga jenis dokumen berbeza yang digunakan oleh perniagaan dan entiti lain untuk menghubungi komuniti perniagaan bagi pembekal atau kontraktor yang mereka mungkin dapat untuk bekerja dengan.

Permintaan untuk cadangan, seperti yang dinyatakan di atas, mengumumkan projek khusus yang dirancang dan meminta kontraktor yang mampu menyelesaikan kerja.
Permintaan untuk sebut harga (RFQ) ialah permintaan yang dihantar kepada beberapa pembekal yang meminta tawaran untuk kontrak untuk membekalkan produk atau perkhidmatan tertentu. Permintaan mesti menyatakan kualiti dan kuantiti yang diperlukan, dan masa yang dikehendaki oleh syarikat atau organisasi.
Permintaan untuk maklumat (RFI) ialah permintaan kepada pembekal untuk mendapatkan maklumat bertulis tentang produk dan perkhidmatan yang boleh mereka sediakan. Ia mungkin digunakan untuk mengumpul maklumat bagi pangkalan data pembekal untuk rujukan masa hadapan.

Contoh RFP

Katakan, sebagai contoh, Pentadbiran Kereta Api Persekutuan mengeluarkan permintaan untuk cadangan untuk membiayai, mereka bentuk, membina, mengendalikan dan menyelenggara sistem kereta api berkelajuan tinggi.

Pihak yang berminat mengemukakan cadangan yang memenuhi keperluan yang digariskan dalam dokumen. Berdasarkan cadangan yang diterima sebelum tarikh akhir, Jabatan Pengangkutan menubuhkan komisen untuk semakan lanjut dan pembangunan cadangan.

DOT memilih cadangan yang paling merangkumi matlamatnya dan mengupah syarikat untuk melaksanakan kerja.

Pandangan pada RFP Terperinci

Contoh RFP dari Chesapeake Bay Trust ini menunjukkan tahap perincian yang sesuai yang diperlukan untuk permintaan yang berjaya. Cadangan itu menerangkan projek, memberikan gambaran keseluruhan organisasi, mentakrifkan matlamat untuk perkhidmatan yang sedang dijalankan dan menerangkan cara cadangan akan dinilai. Ia menyampaikan format yang dijangkakan, had belanjawan dan keperluan tarikh akhir.

RFP juga termasuk beberapa dokumen sokongan dan pameran untuk menjelaskan lebih lanjut perkara yang dicari oleh amanah. Ini bukan sahaja membantu menentukan skop perkhidmatan yang sedang dijalankan tetapi membantu firma yang berminat menilai jadual, logistik dan harga.

Sampel lain boleh didapati melalui TechSoup, tapak yang menyediakan perpustakaan maklumat cara dan sampel RFP untuk organisasi bukan untung.

Garisan bawah

RFP mentakrifkan projek, untuk syarikat yang mengeluarkannya serta syarikat yang bertindak balas terhadapnya. RFP yang ditulis dengan baik menyampaikan niat di sebalik cadangan dan memastikan bahawa hasil akhirnya akan memenuhi jangkaan.

Ia juga memastikan proses terbuka. Sebaik-baiknya, berbilang pembida akan bertindak balas. Ini memberi peluang kepada organisasi untuk mengkaji pelbagai pendekatan dan harga serta memilih yang paling memenuhi keperluannya.

Sorotan

RFP mentakrifkan projek, untuk syarikat yang mengeluarkannya serta syarikat yang bertindak balas terhadapnya.
Permintaan untuk cadangan (RFP) ialah pengumuman projek yang disiarkan secara terbuka oleh organisasi yang menunjukkan bahawa tawaran untuk kontraktor menyiapkan projek diminta.
RFP digunakan oleh kebanyakan agensi kerajaan dan banyak syarikat dan organisasi swasta.
RFP menerangkan projek, matlamatnya dan organisasi yang menajanya serta menggariskan proses pembidaan dan syarat kontrak.
Alternatifnya ialah proses yang kurang formal yang mungkin gagal untuk mengenal pasti vendor terbaik dan rancangan terbaik untuk mencapai projek.

Soalan Lazim

Apakah Keperluan RFP?

RFP mesti menerangkan dan mentakrifkan projek dengan cukup terperinci untuk menarik respons yang berdaya maju. Bakal pembida harus dapat memahami sifat perniagaan dan matlamat yang ingin dicapai dengan projek itu. Projek mesti ditakrifkan dengan cukup terperinci untuk pembida memahami dengan jelas skopnya dan semua produk dan perkhidmatan yang mesti disediakan untuk melaksanakannya. Format cadangan yang dijangkakan juga mesti diperincikan. Respons seragam diperlukan untuk membandingkan dan membezakan tawaran. RFP mengikut format yang agak tegar, walaupun format itu mungkin berbeza antara agensi dan syarikat yang menyediakannya. Sampel daripada RTI International di North Carolina ini menunjukkan unsur-unsur dalam RFP biasa yang merangkumi pengenalan dan latar belakang, perihalan penghantaran dan maklumat tentang kriteria pemilihan.

Apakah Maksud RFP?

Permintaan untuk cadangan (RFP) ialah permintaan terbuka untuk tawaran untuk menyiapkan projek baharu yang dicadangkan oleh syarikat atau organisasi lain yang mengeluarkannya. Ia bertujuan untuk membuka persaingan dan menggalakkan pelbagai cadangan alternatif yang mungkin dipertimbangkan oleh perancang projek.

Apakah Perbezaan Antara RFP dan RFQ?

Katakan sebuah kedai perkakasan sedang mengembangkan jabatan bekalan berkebunnya dan perlu mencari pembekal yang diperlukan untuk mengisi raknya. Ia mungkin menghantar permintaan untuk sebut harga (RFQ) kepada beberapa pembekal berpotensi produk berkebun. Maklum balas akan membolehkannya menjalinkan hubungan dengan satu atau lebih pembekal kuantiti dan kualiti barangan yang diperlukannya, pada harga yang ditetapkan. Apabila syarikat atau organisasi lain menghantar RFQ, ia tahu dengan tepat apa yang diperlukan dan dicari. pembekal atau pembekal terbaik. RFP ialah proses yang lebih terbuka. Perniagaan atau organisasi sedang mencari kontraktor yang berkelayakan untuk melaksanakan projek baharu. Projek dan matlamatnya ditakrifkan secara terperinci tetapi terdapat ruang untuk kreativiti dalam respons. Sebagai contoh, RFP untuk taman kanak-kanak mungkin membenarkan kontraktor mencadangkan susun atur, peralatan dan kemudahan yang tepat yang mungkin ada di taman itu.

Apa yang Berlaku Selepas RFP?

RFP diikuti oleh Ps. Cadangan dikemukakan untuk semakan. Bergantung kepada saiz dan skop projek, semakan ini mungkin merupakan proses pelbagai peringkat yang melibatkan beberapa jawatankuasa. Agensi kerajaan, khususnya, tidak dikenali kerana bergerak dengan lincah. Walau apa pun masa yang diperlukan, proses semakan digunakan untuk mengecilkan cadangan kepada beberapa finalis yang mungkin diminta untuk menyerahkan maklumat tambahan dengan tujuan untuk pemilihan akhir dan tarikh mula untuk projek itu.

Bilakah Anda Akan Menggunakan RFP?

Perniagaan besar dan kecil cenderung mempunyai sumber yang cukup untuk mengekalkan operasi semasa. Jika mereka ingin menjalankan projek baharu, mereka tidak mempunyai sumber mahupun kepakaran untuk menambahkannya pada beban kerja. Dalam kes sedemikian, RFP memberikan perniagaan cara yang cekap untuk merekrut kepakaran yang mereka perlukan untuk menyelesaikan projek.