طلب عرض (RFP)
ما هو طلب تقديم العروض (RFP)؟
طلب تقديم العروض (RFP) هو مستند عمل يعلن عن مشروع ويصفه ويطلب عطاءات من مقاولين مؤهلين لإكماله. تفضل معظم المنظمات إطلاق مشاريعها باستخدام طلبات تقديم العروض ، وتستخدمها العديد من الحكومات دائمًا.
عند استخدام طلب تقديم العروض ، تكون الجهة الطالبة للعطاءات مسؤولة عن تقييم جدوى العطاءات المقدمة ، والصحة المالية للشركات المتقدمة ، وقدرة كل مقدم عطاء على تنفيذ المشروع.
فهم طلب تقديم العروض (RFP)
تُستخدم طلبات تقديم العروض للمشاريع المعقدة ، وغالبًا ما تتطلب عددًا من المقاولين من الباطن. يصفون المنظمة التي أصدرت طلب تقديم العروض ، ونطاق المشروع الجاري تنفيذه ، ومعايير تقييم الإدخالات. كما أنها توضح عملية تقديم العطاءات وشروط العقد.
تتضمن الطلبات بيان عمل يصف المهام التي يتعين على مقدم العطاء الفائز القيام بها والجدول الزمني لإنهاء العمل.
كما تنصح طلبات تقديم العروض مقدمي العطاءات حول كيفية إعداد العروض ، مع إرشادات محددة حول كيفية تنسيق العطاءات وتقديمها. وهي تتضمن بشكل عام تعليمات حول المعلومات التي يجب أن يتضمنها مقدم العطاء والصيغة المطلوبة.
لا ينبغي أن يكون العرض مفصلاً بحيث يعيق إبداع المقاول ، أو يكون غامضًا لدرجة تجعل المقاول في حيرة من أمره.
تصدر معظم طلبات تقديم العروض من قبل الوكالات الحكومية والمنظمات الأخرى في القطاع العام. يُطلب منهم عمومًا فتح المنافسة بين الشركات الخاصة وإزالة التحيز من العملية. تريد الوكالات التأكد من حصولها على أقل العروض وأكثرها تنافسية.
ومع ذلك ، يجوز لأي مؤسسة خاصة أو عامة طرح RFP للحصول على عطاءات متعددة ومجموعة متنوعة من وجهات النظر حول المشروع.
على سبيل المثال ، قد تقدم الشركة التي ترغب في تغيير عملية إعداد التقارير الخاصة بها من نظام قائم على الورق إلى نظام قائم على الكمبيوتر طلبًا للحصول على عرض للأجهزة والبرامج وبرنامج تدريب المستخدم لإنشاء النظام الجديد ودمجه في اعمال. قد تمنحهم عملية تقديم العطاءات التنافسية رؤية أكبر للبدائل المتاحة.
متطلبات طلب تقديم العروض
قد يُطلب من الوكالات الحكومية أو الكيانات الأخرى إصدار طلبات لتقديم عروض لتقديم منافسة كاملة ومفتوحة ولخفض تكلفة الحل. قد لا يعني قبول عرض أكثر استجابة للمواصفات دائمًا أقل عرض سعر.
يمكن أن يضمن إنشاء طلب تقديم عرض بمهارة نجاح أو فشل الحل الناتج. إذا كانت المتطلبات المحددة غامضة للغاية ، فقد لا يقوم مقدم العطاء بتصميم وتنفيذ حل مناسب للمشكلة. إذا كانت المتطلبات مفصلة للغاية ومقيدة ، فقد يكون ابتكار مقدمي العطاءات محدودًا.
تبدأ عملية طلب تقديم العروض بصياغة طلب تقديم العروض. يراجع مقدمو العطاءات الالتماس ويقدمون اقتراحات للتحسين. بعد تنفيذ الملاحظات ، يتم إصدار الطلب النهائي لتقديم العروض. ثم يقدم العارضون مقترحاتهم.
يضيق العميل التحديد إلى مجموعة صغيرة من مقدمي العطاءات ويدخل في مفاوضات حول الأسعار والتفاصيل الفنية. يجوز للعميل أن يطلب من مقدمي العطاءات الباقين تقديم أفضل عرض نهائي قبل منح العقد. ثم يتم تقديم العقد إلى الشركة التي تقدم أفضل حل لهذه المشكلة.
فوائد طلب تقديم العروض
طلب تقديم العروض هو ، في جزء منه ، إعلان. يعلن عن استمرار المشروع ويفتح الباب أمام المرشحين المؤهلين الذين يمكنهم إنجاز المهمة.
في الحكومة ، تم اعتماد طلب تقديم العروض كطريقة لضمان إزالة المحسوبية كعامل في مكافأة العقود. كما أنه يفتح العملية للمنافسة ، والتي من المتوقع أن تحافظ على انخفاض تكاليف المشروع.
إن البديل لطلب تقديم العروض هو عملية أقل رسمية تتطلب من مدير المشروع البحث وتحديد البائعين المحتملين للمشروع. اعتمادًا على مدى شمولية البحث ، يمكن أن تكون الردود المحتملة محدودة. البائعون الجدد والإجابات المبتكرة قد يكون من غير المرجح أن يتم الكشف عنها.
RFP مقابل RFQ مقابل RFI
طلب تقديم العروض (RFP) ، طلب عرض الأسعار (RFQ) ، وطلب المعلومات (RFI) هي ثلاثة أنواع مختلفة من المستندات التي تستخدمها الشركات والكيانات الأخرى للوصول إلى مجتمع الأعمال للموردين أو المقاولين الذين قد يتمكنون من ذلك للعمل مع.
يعلن طلب تقديم العروض ، كما هو مذكور أعلاه ، عن مشروع محدد مخطط له ويطلب من المقاولين القادرين على إنجاز المهمة.
طلب عرض الأسعار (RFQ) هو طلب يتم إرساله إلى عدد من الموردين الذين يسعون للحصول على عطاءات للحصول على عقد لتوريد منتجات أو خدمات معينة. يجب أن يحدد الطلب الجودة والكمية المطلوبة والتوقيت الذي تريده الشركة أو المؤسسة.
طلب المعلومات (RFI) هو دعوة للموردين للحصول على معلومات مكتوبة عن المنتجات والخدمات التي يمكنهم تقديمها. يمكن استخدامه لجمع المعلومات لقاعدة بيانات الموردين للرجوع إليها في المستقبل.
مثال على طلب تقديم العروض
لنفترض ، على سبيل المثال ، أن الإدارة الفيدرالية للسكك الحديدية تصدر طلبًا لتقديم مقترحات لتمويل وتصميم وإنشاء وتشغيل وصيانة نظام سكة حديد عالي السرعة.
تقدم الأطراف المهتمة مقترحات تفي بالمتطلبات الموضحة في الوثيقة. بناءً على المقترحات الواردة بحلول الموعد النهائي ، تنشئ وزارة النقل لجانًا لمزيد من المراجعة وتطوير المقترحات.
تختار وزارة النقل الاقتراح الأكثر شمولاً لأهدافها وتوظف الشركة لتنفيذ العمل.
نظرة على طلب تقديم العروض المفصل
يُظهر نموذج طلب تقديم العروض هذا من Chesapeake Bay Trust مستوى مناسبًا من التفاصيل اللازمة لطلب ناجح. يصف الاقتراح المشروع ، ويقدم لمحة عامة عن المنظمة ، ويحدد أهداف الخدمات التي تسعى وراءها ويشرح كيف سيتم تقييم المقترحات. إنه ينقل الشكل المتوقع وقيود الميزانية ومتطلبات الموعد النهائي.
يتضمن طلب تقديم العروض أيضًا عددًا من المستندات والمعارض الداعمة لتوضيح ما تبحث عنه الثقة. هذا لا يساعد فقط في تحديد نطاق الخدمات التي يتم متابعتها ولكنه يساعد الشركات المهتمة في تقييم الجداول الزمنية واللوجستيات والتسعير.
يمكن العثور على عينات أخرى من خلال TechSoup ، وهو موقع يوفر مكتبة تحتوي على معلومات إرشادية وعينة من طلبات تقديم العروض للمنظمات غير الربحية.
الخط السفلي
يحدد طلب تقديم العروض (RFP) المشروع بالنسبة للشركة التي تصدره وكذلك للشركات التي تستجيب له. ينقل طلب تقديم العروض المكتوب جيدًا النية وراء الاقتراح ويضمن أن النتيجة النهائية ستلبي التوقعات.
كما أنه يضمن عملية مفتوحة. من الناحية المثالية ، سوف يستجيب العديد من مقدمي العطاءات. هذا يعطي المنظمة فرصة لدراسة مجموعة متنوعة من الأساليب والأسعار واختيار أفضل ما يلبي احتياجاتها.
يسلط الضوء
يحدد طلب تقديم العروض (RFP) المشروع بالنسبة للشركة التي تصدره وكذلك الشركات التي تستجيب له.
طلب تقديم العروض (RFP) هو إعلان عن مشروع تنشره إحدى المنظمات بشكل علني يشير إلى طلب عطاءات للمقاولين لإكمال المشروع.
يتم استخدام طلبات تقديم العروض من قبل معظم الوكالات الحكومية والعديد من الشركات والمؤسسات الخاصة.
يصف طلب تقديم العروض المشروع وأهدافه والمنظمة التي ترعاه ويحدد عملية تقديم العطاءات وشروط العقد.
البديل هو عملية أقل رسمية قد تفشل في تحديد أفضل بائع وأفضل خطة لإنجاز المشروع.
التعليمات
ما هي متطلبات طلب تقديم العروض؟
يجب أن يصف طلب تقديم العروض ويحدد المشروع بتفاصيل كافية لجذب استجابات قابلة للتطبيق. يجب أن يكون مقدم العطاء المحتمل قادرًا على فهم طبيعة العمل والأهداف التي يرغب في تحقيقها من خلال المشروع. يجب تحديد المشروع بتفصيل كافٍ لمقدم العطاء لكي يفهم بوضوح نطاقه وجميع المنتجات والخدمات التي يجب تقديمها من أجل تنفيذه. يجب أيضًا تفصيل شكل المقترحات المتوقعة. هناك حاجة إلى ردود موحدة لمقارنة العروض ومقارنتها. تتبع طلبات تقديم العروض شكلاً صارمًا إلى حد ما ، على الرغم من أن هذا الشكل قد يختلف بين الوكالات والشركات التي تعدها. تُظهر هذه العينة من RTI International في ولاية كارولينا الشمالية العناصر الموجودة في نموذج طلب تقديم العروض الذي يتضمن مقدمة وخلفية ، ووصفًا للنتائج ، ومعلومات حول معايير الاختيار.
ماذا يعني RFP؟
طلب تقديم العروض (RFP) هو طلب مفتوح لتقديم عطاءات لإكمال مشروع جديد تقترحه الشركة أو أي منظمة أخرى تصدره. إنه يهدف إلى فتح المنافسة وتشجيع مجموعة متنوعة من المقترحات البديلة التي يمكن أن يأخذها مخططو المشروع في الاعتبار.
ما هو الفرق بين RFP و RFQ؟
لنفترض أن متجرًا للأجهزة يعمل على توسيع قسم مستلزمات البستنة ويحتاج إلى العثور على الموردين الضروريين لملء أرففه. قد ترسل طلب عرض أسعار (RFQ) إلى عدد من الموردين المحتملين لمنتجات البستنة. ستمكّنه الردود من إقامة علاقة مع واحد أو أكثر من الموردين لكمية ونوعية السلع التي يحتاجها ، بسعر يتم تحديده. عندما ترسل شركة أو مؤسسة أخرى طلب عرض أسعار ، فإنها تعرف بالضبط ما تحتاجه وتسعى إليه أفضل مورد أو موردين. طلب تقديم العروض هو عملية مفتوحة أكثر. تبحث الشركة أو المنظمة عن مقاولين مؤهلين لتنفيذ مشروع جديد. يتم تحديد المشروع وأهدافه بشيء من التفصيل ولكن هناك مجال للإبداع في الردود. على سبيل المثال ، قد يسمح طلب تقديم العروض لحديقة الأطفال للمقاول باقتراح التصميم الدقيق والمعدات ووسائل الراحة التي قد تحتويها الحديقة.
ماذا يحدث بعد طلب تقديم العروض؟
يتبع RFP من قبل فرع فلسطين. يتم تقديم المقترحات للمراجعة. اعتمادًا على حجم ونطاق المشروع ، قد تكون هذه المراجعة عملية متعددة المستويات تشمل عددًا من اللجان. الوكالات الحكومية ، على وجه الخصوص ، ليست معروفة بالتحرك بشكل رشيق ، ومع ذلك تستغرق وقتًا طويلاً ، يتم استخدام عملية المراجعة لتضييق نطاق المقترحات إلى عدد قليل من المتأهلين للتصفيات النهائية الذين قد يُطلب منهم تقديم معلومات إضافية بهدف الاختيار النهائي وتاريخ البدء للمشروع.
متى يمكنك استخدام RFP؟
تميل الشركات الكبيرة والصغيرة إلى امتلاك موارد كافية فقط للحفاظ على العمليات الحالية. إذا كانوا يرغبون في تنفيذ مشروع جديد ، فإنهم لا يملكون الموارد ولا الخبرة المتوفرة لإضافته إلى عبء العمل. في مثل هذه الحالات ، يمنح طلب تقديم العروض الشركة طريقة فعالة لتوظيف الخبرة التي يحتاجونها لإنجاز المشروع.
