Anmodning om forslag (RFP)
Hvad er en anmodning om forslag (RFP)?
En anmodning om forslag (RFP) er et forretningsdokument, der annoncerer et projekt, beskriver det og indhenter tilbud fra kvalificerede entreprenører til at fuldføre det. De fleste organisationer foretrækker at lancere deres projekter ved hjælp af RFP'er, og mange regeringer bruger dem altid.
Ved brug af en RFP er den enhed, der anmoder om buddene, ansvarlig for at evaluere gennemførligheden af de afgivne bud, de bydende virksomheders økonomiske sundhed og hver budgivers evne til at gennemføre projektet.
Forstå en anmodning om forslag (RFP)
RFP'er bruges til komplekse projekter, der ofte kræver en række underleverandører. De beskriver den organisation, der udsteder RFP'en, omfanget af det projekt, der følges, og kriterierne for evaluering af bidrag. De beskriver også udbudsprocessen og kontraktvilkårene.
Anmodningerne omfatter en arbejdsopgørelse, der beskriver de opgaver, der skal udføres af den vindende tilbudsgiver, og tidslinjen for færdiggørelse af arbejdet.
RFP'er rådgiver også tilbudsgivere om, hvordan de udarbejder forslag, med specifik vejledning om, hvordan buddene skal formateres og præsenteres. De indeholder generelt instruktioner om, hvilke oplysninger budgiveren skal inkludere og det ønskede format.
Forslaget bør ikke være så detaljeret, at det hæmmer entreprenørens kreativitet, eller så vagt, at entreprenøren står i stå.
De fleste RFP'er er udstedt af offentlige myndigheder og andre organisationer i den offentlige sektor. De er generelt forpligtet til at åbne op for konkurrence mellem private virksomheder og fjerne partiskhed fra processen. Bureauerne vil sikre, at de får det laveste og mest konkurrencedygtige bud.
Men enhver privat eller offentlig organisation kan udsende en RFP for at få flere bud og en række perspektiver på projektet.
For eksempel kan en virksomhed, der ønsker at ændre sin rapporteringsproces fra et papirbaseret system til et computerbaseret system, indsende en anmodning om et forslag til hardware, software og et brugeruddannelsesprogram for at etablere og integrere det nye system i virksomheden. En konkurrencebaseret udbudsproces kan give dem større indsigt i de alternativer, der er tilgængelige.
Krav til en RFP
Regeringsorganer eller andre enheder kan blive forpligtet til at udsende anmodninger om forslag for at give fuld og åben konkurrence og for at reducere omkostningerne ved en løsning. At acceptere et forslag, der er mest lydhør over for specifikationerne, betyder muligvis ikke altid det laveste bud.
Dygtigt at oprette en anmodning om forslag kan sikre succes eller fiasko for den resulterende løsning. Hvis de specificerede krav er for vage, kan tilbudsgiver ikke designe og implementere en tilstrækkelig løsning på problemet. Hvis kravene er for detaljerede og restriktive, kan tilbudsgivernes innovation være begrænset.
RFP-processen begynder med at udarbejde en anmodning om forslag. Tilbudsgivere gennemgår opfordringen og indsender forslag til forbedringer. Efter implementering af feedback udsendes den endelige anmodning om forslag. Tilbudsgivere afgiver derefter deres forslag.
Kunden indsnævrer udvalget til en lille gruppe af tilbudsgivere og indleder forhandlinger om pris og tekniske detaljer. Kunden kan bede de resterende tilbudsgivere om at afgive et bedste og endelige tilbud, inden der tildeles en kontrakt. Kontrakten præsenteres derefter for den virksomhed, der giver den bedste løsning på problemet.
Fordele ved en RFP
En RFP er til dels en annonce. Den annoncerer, at et projekt er i gang, og åbner døren for kvalificerede kandidater, der kan få arbejdet gjort.
I regeringen er RFP blevet vedtaget som en måde at sikre, at kammeratskab fjernes som en faktor i belønningen af kontrakter. Det åbner også processen for konkurrence, hvilket kan forventes at holde projektomkostningerne lavere.
Alternativet til en RFP er en mindre formel proces, der kræver, at en projektleder undersøger og identificerer potentielle leverandører til et projekt. Afhængigt af hvor udtømmende søgningen er, kan de potentielle svar begrænses. Nye leverandører og innovative svar kan være mindre tilbøjelige til at blive afsløret.
##RFP vs. RFQ vs. RFI
En anmodning om forslag (RFP), anmodning om tilbud (RFQ) og anmodning om information (RFI) er tre forskellige typer dokumenter, som virksomheder og andre enheder bruger til at nå ud til erhvervslivet for leverandører eller entreprenører, som de kan være i stand til. at arbejde med.
En anmodning om et forslag, som nævnt ovenfor, annoncerer et specifikt projekt, der er planlagt, og anmoder entreprenører, der er i stand til at få arbejdet gjort.
En anmodning om tilbud (RFQ) er en opfordring, der sendes til en række leverandører, der søger bud på en kontrakt om levering af specifikke produkter eller tjenester. Anmodningen skal specificere den nødvendige kvalitet og kvantitet og den timing, som virksomheden eller organisationen ønsker.
En anmodning om information (RFI) er en opfordring til leverandører om skriftlig information om de produkter og tjenester, de kan levere. Det kan bruges til at indsamle oplysninger til en database over leverandører til fremtidig reference.
Eksempel på en RFP
Lad os sige, at Federal Railroad Administration udsender en anmodning om forslag til finansiering, design, konstruktion, drift og vedligeholdelse af et højhastighedstogsystem.
Interesserede parter indsender forslag, der opfylder kravene i dokumentet. På baggrund af de forslag, der er modtaget inden fristens udløb, nedsætter Transportministeriet kommissioner til yderligere gennemgang og udvikling af forslagene.
DOT vælger det forslag, der mest omfatter dets mål og ansætter virksomheden til at udføre arbejdet.
Et kig på en detaljeret RFP
Dette eksempel på RFP fra Chesapeake Bay Trust viser et passende detaljeringsniveau, der er nødvendigt for en vellykket anmodning. Forslaget beskriver projektet, giver et overblik over organisationen, definerer målene for de ydelser, den forfølger og forklarer, hvordan forslag vil blive evalueret. Det kommunikerer det forventede format, budgetbegrænsninger og deadlinekrav.
RFP'en inkluderer også en række understøttende dokumenter og udstillinger for yderligere at afklare, hvad tilliden leder efter. Dette hjælper ikke kun med at definere omfanget af, hvilke tjenester der søges efter, men hjælper interesserede virksomheder med at evaluere tidsplaner, logistik og priser.
Andre eksempler kan findes gennem TechSoup, et websted, der giver et bibliotek med vejledningsoplysninger og eksempler på RFP'er for nonprofitorganisationer.
Bundlinjen
RFP definerer projektet for den virksomhed, der udsteder det, såvel som de virksomheder, der reagerer på det. En velskrevet RFP formidler intentionen bag forslaget og sikrer, at slutresultatet lever op til forventningerne.
Det sikrer også en åben proces. Ideelt set vil flere tilbudsgivere svare. Dette giver organisationen mulighed for at studere en række forskellige tilgange og priser og vælge den, der bedst opfylder dens behov.
##Højdepunkter
RFP definerer projektet, for den virksomhed, der udsteder det, såvel som de virksomheder, der reagerer på det.
En anmodning om forslag (RFP) er en projektmeddelelse offentliggjort af en organisation, der angiver, at der søges bud på entreprenører til at fuldføre projektet.
RFP'er bruges af de fleste offentlige myndigheder og mange private virksomheder og organisationer.
RFP'en beskriver projektet, dets mål og den organisation, der sponsorerer det, og skitserer udbudsprocessen og kontraktvilkårene.
Alternativet er en mindre formel proces, der måske ikke kan identificere den bedste leverandør og den bedste plan for at gennemføre et projekt.
##Ofte stillede spørgsmål
Hvad er RFP-krav?
En RFP skal beskrive og definere projektet tilstrækkeligt detaljeret til at tiltrække holdbare svar. Den potentielle tilbudsgiver skal være i stand til at forstå virksomhedens art og de mål, den ønsker at opnå med projektet. Projektet skal defineres tilstrækkeligt detaljeret til, at tilbudsgiveren klart kan forstå dets omfang og alle de produkter og tjenester, der skal leveres for at udføre det. Formatet af de forventede forslag skal også være detaljeret. Ensartede svar er nødvendige for at sammenligne og kontrastere tilbud. RFP'er følger et ret stift format, selvom dette format kan variere mellem de bureauer og virksomheder, der udarbejder dem. Denne prøve fra RTI International i North Carolina viser elementerne i en typisk RFP, som inkluderer en introduktion og baggrund, en beskrivelse af leverancerne og information om udvælgelseskriterierne.
Hvad betyder RFP?
En anmodning om forslag (RFP) er en åben anmodning om bud for at fuldføre et nyt projekt foreslået af den virksomhed eller anden organisation, der udsteder det. Det er beregnet til at åbne op for konkurrence og tilskynde til en række alternative forslag, som kan overvejes af projektets planlæggere.
Hvad er forskellen mellem RFP og RFQ?
Lad os sige, at en byggemarked udvider sin afdeling for haveartikler og skal finde de nødvendige leverandører til at fylde sine hylder. Det kan sende en anmodning om tilbud (RFQ) til en række potentielle leverandører af haveprodukter. Svarene vil gøre det muligt for det at etablere et forhold til en eller flere leverandører af den mængde og kvalitet af varer, det har brug for, til en pris, der er fastlagt, den eller de bedste leverandører. En RFP er en mere åben proces. Virksomheden eller organisationen søger entreprenørkvalificerede til at udføre et nyt projekt. Projektet og dets mål er defineret i nogen detaljer, men der er plads til kreativitet i svarene. For eksempel kan en RFP for en børnepark give entreprenøren mulighed for at foreslå det præcise layout, udstyr og faciliteter, som parken kan indeholde.
Hvad sker der efter RFP'en?
RFP efterfølges af Ps. Forslagene sendes til gennemgang. Afhængigt af projektets størrelse og omfang kan denne gennemgang være en proces på flere niveauer, der involverer en række udvalg. Især statslige myndigheder er ikke kendt for at bevæge sig kvikt. Hvor lang tid det end tager, bruges gennemgangsprocessen til at indsnævre forslagene til nogle få finalister, som kan blive bedt om at indsende yderligere oplysninger med henblik på en endelig udvælgelse og en startdato for projektet.
Hvornår ville du bruge en RFP?
Store og små virksomheder har en tendens til at have lige ressourcer nok til at opretholde den nuværende drift. Hvis de ønsker at påtage sig et nyt projekt, har de hverken ressourcerne eller ekspertisen ved hånden til at tilføje det til arbejdsbyrden. I sådanne tilfælde giver RFP'en virksomheden en effektiv måde at rekruttere den ekspertise, de har brug for for at få projektet gennemført.
