Request for Proposal (RFP)

Vad är en begäran om förslag (RFP)?

En begäran om förslag (RFP) är ett affärsdokument som tillkännager ett projekt, beskriver det och ber in anbud från kvalificerade entreprenörer för att slutföra det. De flesta organisationer föredrar att starta sina projekt med hjälp av offertförslag, och många regeringar använder dem alltid.

När du använder en RFP är den enhet som begär anbuden ansvarig för att utvärdera genomförbarheten av de inlämnade anbuden, de anbudsgivna företagens ekonomiska hälsa och varje anbudsgivares förmåga att genomföra projektet.

Förstå en begäran om förslag (RFP)

RFP:er används för komplexa projekt, som ofta kräver ett antal underleverantörer. De beskriver organisationen som utfärdar RFP, omfattningen av projektet som följs och kriterierna för att utvärdera bidrag. De beskriver också anbudsprocessen och avtalsvillkoren.

Förfrågningarna inkluderar en arbetsbeskrivning som beskriver de uppgifter som ska utföras av den vinnande anbudsgivaren och tidslinjen för att avsluta arbetet.

RFP:er ger också råd till anbudsgivare om hur de ska förbereda förslag, med specifik vägledning om hur anbuden ska formateras och presenteras. De innehåller vanligtvis instruktioner om vilken information budgivaren måste inkludera och det önskade formatet.

Förslaget ska inte vara så detaljerat att det hindrar entreprenörens kreativitet, eller så vagt att entreprenören står fast.

De flesta RFP:er utfärdas av statliga myndigheter och andra organisationer inom den offentliga sektorn. De är i allmänhet skyldiga att öppna upp för konkurrens mellan privata företag och ta bort partiskhet från processen. Byråerna vill säkerställa att de får det lägsta och mest konkurrenskraftiga budet.

Men vilken privat eller offentlig organisation som helst kan lägga ut en offertförfrågan för att få flera bud och en mängd olika perspektiv på projektet.

Till exempel kan ett företag som vill ändra sin rapporteringsprocess från ett pappersbaserat system till ett datorbaserat system lämna in en begäran om ett förslag på hårdvara, mjukvara och ett användarutbildningsprogram för att etablera och integrera det nya systemet i verksamheten. En konkurrensutsatt anbudsprocess kan ge dem större insikt i de alternativ som finns tillgängliga.

Krav för en RFP

Statliga myndigheter eller andra organ kan bli skyldiga att utfärda förfrågningar om förslag för att tillhandahålla fullständig och öppen konkurrens och för att sänka kostnaden för en lösning. Att acceptera ett förslag som är mest lyhört för specifikationerna betyder kanske inte alltid det lägsta priset.

Att skickligt skapa en begäran om förslag kan säkerställa framgång eller misslyckande för den resulterande lösningen. Om de angivna kraven är för vaga kan det hända att budgivaren inte utformar och implementerar en adekvat lösning för problemet. Om kraven är för detaljerade och restriktiva kan anbudsgivarnas innovation begränsas.

RFP-processen börjar med att utarbeta en begäran om förslag. Budgivare granskar uppmaningen och lämnar förslag till förbättringar. Efter implementering av feedback utfärdas den slutliga begäran om förslag. Anbudsgivare lämnar sedan in sina förslag.

Kunden begränsar urvalet till en liten grupp anbudsgivare och går in i förhandlingar om prissättning och tekniska detaljer. Kunden kan be de återstående anbudsgivarna att lämna ett bästa och slutgiltiga anbud innan ett kontrakt tilldelas. Kontraktet presenteras sedan för företaget som ger den bästa lösningen på problemet.

Fördelar med en offertförfrågan

En RFP är delvis en annons. Den meddelar att ett projekt pågår och öppnar dörren för kvalificerade kandidater som kan få jobbet gjort.

I regeringen har RFP antagits som ett sätt att säkerställa att kumpaner tas bort som en faktor i belöningen av kontrakt. Det öppnar också upp processen för konkurrens, vilket kan förväntas hålla projektkostnaderna lägre.

Alternativet till en RFP är en mindre formell process som kräver att en projektledare undersöker och identifierar potentiella leverantörer för ett projekt. Beroende på hur omfattande sökningen är kan de potentiella svaren begränsas. Nya leverantörer och innovativa svar kan vara mindre sannolikt att avslöjas.

##RFP vs. Anbudsförfrågan vs. RFI

En begäran om förslag (RFP), offertförfrågan (RFQ) och begäran om information (RFI) är tre olika typer av dokument som företag och andra enheter använder för att nå ut till näringslivet för leverantörer eller entreprenörer som de kanske kan att arbeta med.

• En begäran om ett förslag, som nämnts ovan, tillkännager ett specifikt projekt som är planerat och ber om entreprenörer som kan få jobbet gjort.

• En offertförfrågan (RFQ) är en uppmaning som skickas till ett antal leverantörer som söker anbud på ett kontrakt för att leverera specifika produkter eller tjänster. Begäran måste ange vilken kvalitet och kvantitet som behövs, och den tidpunkt som företaget eller organisationen önskar.

• En begäran om information (RFI) är en uppmaning till leverantörer om skriftlig information om de produkter och tjänster som de kan tillhandahålla. Den kan användas för att samla information till en databas över leverantörer för framtida referens.

Exempel på en anbudsförfrågan

Säg till exempel att Federal Railroad Administration utfärdar en begäran om förslag för att finansiera, designa, konstruera, driva och underhålla ett höghastighetstågssystem.

Intresserade parter lämnar in förslag som uppfyller de krav som anges i dokumentet. Baserat på de förslag som inkommit inom deadline, inrättar Transportdepartementet kommissioner för vidare granskning och utveckling av förslagen.

DOT väljer det förslag som mest omfattar dess mål och anlitar företaget för att utföra arbetet.

En titt på en detaljerad anbudsförfrågan

Detta exempel på RFP från Chesapeake Bay Trust visar en lämplig detaljnivå som krävs för en framgångsrik begäran. Förslaget beskriver projektet, ger en överblick över organisationen, definierar målen för de tjänster den eftersträvar och förklarar hur förslag ska utvärderas. Den kommunicerar förväntat format, budgetbegränsningar och deadlinekrav.

RFP:n innehåller också ett antal stödjande dokument och utställningar för att ytterligare förtydliga vad förtroendet letar efter. Detta hjälper inte bara att definiera omfattningen av vilka tjänster som eftersträvas utan hjälper intresserade företag att utvärdera scheman, logistik och prissättning.

Andra exempel kan hittas via TechSoup, en webbplats som tillhandahåller ett bibliotek med information om hur man gör och exempel på offertförslag för ideella organisationer.

Poängen

RFP definierar projektet, för företaget som utfärdar det och de företag som svarar på det. En välskriven RFP förmedlar intentionen bakom förslaget och säkerställer att slutresultatet motsvarar förväntningarna.

Det säkerställer också en öppen process. Helst kommer flera anbudsgivare att svara. Detta ger organisationen en möjlighet att studera en mängd olika tillvägagångssätt och priser och välja den som bäst motsvarar dess behov.

##Höjdpunkter

– RFP definierar projektet, för företaget som utfärdar det samt de företag som svarar på det.

• En begäran om förslag (RFP) är ett projektmeddelande som publiceras offentligt av en organisation som indikerar att anbud för entreprenörer att slutföra projektet söks.

– RFP:er används av de flesta statliga myndigheter och många privata företag och organisationer.

• RFP:n beskriver projektet, dess mål och organisationen som sponsrar det och beskriver anbudsprocessen och kontraktsvillkoren.

– Alternativet är en mindre formell process som kanske misslyckas med att identifiera den bästa leverantören och den bästa planen för att genomföra ett projekt.

##FAQ

Vad är RFP-krav?

En anbudsförfrågan måste beskriva och definiera projektet tillräckligt detaljerat för att locka till sig hållbara svar. Den presumtiva anbudsgivaren bör kunna förstå verksamhetens natur och de mål den vill uppnå med projektet. Projektet måste definieras tillräckligt detaljerat för att anbudsgivaren tydligt ska förstå dess omfattning och alla produkter och tjänster som måste tillhandahållas för att genomföra det. Formatet för de förväntade förslagen måste också vara detaljerat. Enhetliga svar behövs för att jämföra och kontrastera erbjudanden. RFP:er följer ett ganska stelt format, även om det formatet kan variera mellan de byråer och företag som förbereder dem. Detta prov från RTI International i North Carolina visar elementen i en typisk RFP som inkluderar en introduktion och bakgrund, en beskrivning av leveranserna och information om urvalskriterierna.

Vad betyder RFP?

En begäran om förslag (RFP) är en öppen begäran om anbud för att slutföra ett nytt projekt som föreslagits av företaget eller annan organisation som utfärdar det. Det är tänkt att öppna upp för konkurrens och uppmuntra en mängd olika alternativa förslag som kan övervägas av projektets planerare.

Vad är skillnaden mellan anbud och anbud?

Säg att en järnaffär utökar sin avdelning för trädgårdsmaterial och behöver hitta de leverantörer som krävs för att fylla sina hyllor. Den kan skicka ut en offertförfrågan (RFQ) till ett antal potentiella leverantörer av trädgårdsprodukter. Svaren kommer att göra det möjligt för den att etablera en relation med en eller flera leverantörer av den kvantitet och kvalitet på varor den behöver, till ett pris som är fastställt, den bästa leverantören eller leverantörerna. En RFP är en mer öppen process. Företaget eller organisationen söker entreprenörskvalificerade för att genomföra ett nytt projekt. Projektet och dess mål är definierade i detalj men det finns utrymme för kreativitet i svaren. Till exempel kan en anbudsförfrågan för en barnpark tillåta entreprenören att föreslå den exakta layout, utrustning och bekvämligheter som parken kan innehålla.

Vad händer efter anbudsförfrågan?

RFP:n följs av Ps. Förslagen lämnas för granskning. Beroende på projektets storlek och omfattning kan denna granskning vara en process på flera nivåer som involverar ett antal kommittéer. Särskilt statliga myndigheter är inte kända för att röra sig smidigt. Hur lång tid det än tar används granskningsförfarandet för att begränsa förslagen till ett fåtal finalister som kan bli ombedda att lämna ytterligare information med sikte på ett slutgiltigt urval och ett startdatum för projektet.

När skulle du använda en anbudsförfrågan?

Stora och små företag tenderar att ha precis tillräckligt med resurser för att upprätthålla nuvarande verksamhet. Om de vill ta sig an ett nytt projekt har de varken resurser eller expertis till hands för att lägga till det i arbetsbördan.I sådana fall ger RFP verksamheten ett effektivt sätt att rekrytera den expertis de behöver för att få projektet klart.