Запрос предложений (RFP)

Что такое запрос предложений (RFP)?

Запрос предложений (RFP) — это деловой документ, в котором объявляется о проекте, описывается его и запрашиваются предложения от квалифицированных подрядчиков для его завершения. Большинство организаций предпочитают запускать свои проекты с помощью RFP, и многие правительства всегда используют их.

При использовании RFP организация, запрашивающая предложения, несет ответственность за оценку осуществимости поданных предложений, финансового состояния компаний-участников торгов и способности каждого участника торгов реализовать проект.

Понимание запроса предложения (RFP)

RFP используются для сложных проектов, часто требующих нескольких субподрядчиков. В них описывается организация, выдавшая RFP, объем предпринимаемого проекта и критерии оценки заявок. Они также описывают процесс торгов и условия контракта.

Запросы включают техническое задание, описывающее задачи, которые должен выполнить победитель тендера, и сроки завершения работы.

RFP также консультируют участников торгов о том, как подготовить предложения, с конкретными указаниями о том, как предложения должны быть отформатированы и представлены. Как правило, они включают инструкции о том, какую информацию должен включать участник торгов, и в желаемом формате.

Предложение не должно быть настолько подробным, чтобы мешать творчеству подрядчика, или настолько расплывчатым, чтобы подрядчик оставался в тупике.

Большинство RFP выпускаются государственными органами и другими организациями государственного сектора. Как правило, от них требуется открыть конкуренцию между частными компаниями и устранить предвзятость в процессе. Агентства хотят убедиться, что они получают самую низкую и наиболее конкурентоспособную ставку.

Однако любая частная или государственная организация может подать запрос предложений, чтобы получить несколько предложений и различные точки зрения на проект.

Например, компания, которая хочет изменить свой процесс отчетности с бумажной системы на компьютерную, может подать запрос на предложение аппаратного обеспечения, программного обеспечения и программы обучения пользователей, чтобы установить и интегрировать новую систему в систему. бизнес. Процесс конкурентных торгов может дать им более полное представление об имеющихся альтернативах.

Требования к RFP

Правительственным агентствам или другим организациям может потребоваться направить запросы предложений, чтобы обеспечить полную и открытую конкуренцию и снизить стоимость решения. Принятие предложения, которое лучше всего соответствует спецификациям, не всегда может означать предложение с самой низкой ценой.

Умелое создание запроса на предложение может обеспечить успех или провал полученного решения. Если указанные требования слишком расплывчаты, участник тендера может не разработать и реализовать адекватное решение проблемы. Если требования слишком детализированы и ограничительны, инновации участников торгов могут быть ограничены.

Процесс RFP начинается с составления запроса на предложение. Участники торгов рассматривают заявку и вносят предложения по улучшению. После реализации обратной связи выдается окончательный запрос предложения. Затем участники торгов представляют свои предложения.

Заказчик сужает выбор до небольшой группы участников торгов и вступает в переговоры по ценам и техническим деталям. Заказчик может попросить оставшихся участников торгов представить наилучшее и окончательное предложение до присуждения контракта. Затем контракт представляется компании, предлагающей наилучшее решение проблемы.

Преимущества RFP

Запрос предложений отчасти является рекламой. Он объявляет о том, что проект продолжается, и открывает дверь для квалифицированных кандидатов, которые могут выполнить работу.

В правительстве RFP был принят как способ гарантировать, что кумовство устранено как фактор при заключении контрактов. Это также открывает процесс для конкуренции, что, как можно ожидать, снизит стоимость проекта.

Альтернативой RFP является менее формальный процесс, требующий от руководителя проекта исследования и определения потенциальных поставщиков для проекта. В зависимости от того, насколько исчерпывающим является поиск, количество возможных ответов может быть ограничено. Новые поставщики и новаторские ответы вряд ли будут раскрыты.

RFP, RFQ и RFI

Запрос предложений (RFP), запрос котировок (RFQ) и запрос информации (RFI) — это три различных типа документов, которые предприятия и другие организации используют для обращения к бизнес-сообществу в поисках поставщиков или подрядчиков, которых они могут использовать. работать с.

• В запросе предложений, как отмечалось выше, сообщается о конкретном запланированном проекте и запрашиваются подрядчики, способные выполнить работу.

• Запрос котировок (RFQ) — это запрос, направленный ряду поставщиков, стремящихся получить предложения по контракту на поставку определенных продуктов или услуг. В запросе должны быть указаны необходимое качество и количество, а также сроки, желаемые компанией или организацией.

• Запрос информации (RFI) – это обращение к поставщикам с просьбой предоставить письменную информацию о продуктах и услугах, которые они могут предоставить. Его можно использовать для сбора информации для базы данных поставщиков для дальнейшего использования.

Пример запроса предложений

Скажем, например, Федеральное управление железных дорог выпускает запрос предложений по финансированию, проектированию, строительству, эксплуатации и обслуживанию системы высокоскоростной железной дороги.

Заинтересованные стороны представляют предложения, отвечающие требованиям, изложенным в документе. На основании поступивших к установленному сроку предложений Департамент транспорта создает комиссии для дальнейшего рассмотрения и разработки предложений.

DOT выбирает предложение, наиболее соответствующее его целям, и нанимает компанию для выполнения работы.

Подробный запрос предложений

В этом образце запроса предложений от Chesapeake Bay Trust показан соответствующий уровень детализации, необходимый для успешного запроса. В предложении описывается проект, дается обзор организации, определяются цели услуг, которые она преследует, и объясняется, как будут оцениваться предложения. В нем сообщается об ожидаемом формате, бюджетных ограничениях и требованиях к срокам.

RFP также включает в себя ряд подтверждающих документов и приложений для дальнейшего уточнения того, что ищет траст. Это не только помогает определить объем предоставляемых услуг, но и помогает заинтересованным фирмам оценить графики, логистику и цены.

Другие образцы можно найти на сайте TechSoup, который предоставляет библиотеку практической информации и образцы запросов предложений для некоммерческих организаций.

Нижняя линия

RFP определяет проект для компании, которая его выпускает, а также для компаний, которые на него отвечают. Хорошо написанный RFP передает намерение предложения и гарантирует, что конечный результат будет соответствовать ожиданиям.

Это также обеспечивает открытый процесс. В идеале ответят несколько участников торгов. Это дает организации возможность изучить различные подходы и цены и выбрать тот, который наилучшим образом соответствует ее потребностям.

Особенности

• RFP определяет проект для компании, которая его выпускает, а также для компаний, которые на него отвечают.

• Запрос предложений (ЗП) — это объявление о проекте, размещенное организацией в открытом доступе, в котором указывается, что запрашиваются предложения подрядчиков для завершения проекта.

• ЗП используются большинством государственных органов и многими частными компаниями и организациями.

• RFP описывает проект, его цели и организацию, которая его спонсирует, а также описывает процесс торгов и условия контракта.

• Альтернативой является менее формальный процесс, который может не определить лучшего поставщика и лучший план выполнения проекта.

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ

Что такое требования RFP?

RFP должен описывать и определять проект достаточно подробно, чтобы привлечь жизнеспособные ответы. Потенциальный участник торгов должен быть в состоянии понять характер бизнеса и цели, которые он хочет достичь с помощью проекта. Проект должен быть определен достаточно подробно, чтобы участник тендера четко понимал его объем и все продукты и услуги, которые должны быть предоставлены для его реализации. Формат ожидаемых предложений также должен быть детализирован. Для сравнения и сопоставления предложений необходимы единые ответы. Запросы предложений следуют довольно строгому формату, хотя этот формат может варьироваться в зависимости от агентств и компаний, которые их готовят. Этот образец от RTI International в Северной Каролине показывает элементы типичного RFP, которые включают в себя введение и справочную информацию, описание результатов и информацию о критериях отбора.

Что означает запрос предложений?

Запрос предложений (RFP) — это открытый запрос предложений на завершение нового проекта, предложенного компанией или другой организацией, которая его выдает. Он предназначен для открытия конкуренции и поощрения множества альтернативных предложений, которые могут быть рассмотрены планировщиками проекта.

В чем разница между RFP и RFQ?

Скажем, хозяйственный магазин расширяет свой отдел товаров для сада и нуждается в поставщиках, необходимых для заполнения его полок. Он может разослать запрос цен (RFQ) ряду потенциальных поставщиков товаров для садоводства. Ответы позволят установить отношения с одним или несколькими поставщиками необходимого количества и качества товаров по установленной цене. Когда компания или другая организация рассылает запрос предложений, она точно знает, что ей нужно и что она ищет лучший поставщик или поставщики. RFP — более открытый процесс. Бизнес или организация ищет квалифицированных подрядчиков для выполнения нового проекта. Проект и его цели определены довольно подробно, но в ответах есть место для творчества. Например, RFP для детского парка может позволить подрядчику предложить точную планировку, оборудование и удобства, которые могут быть в парке.

Что происходит после RFP?

За RFP следует Ps. Предложения представлены на рассмотрение. В зависимости от размера и масштаба проекта, этот обзор может представлять собой многоуровневый процесс с участием ряда комитетов. Правительственные учреждения, в частности, не известны своей проворностью. Сколько бы времени это ни занимало, процесс рассмотрения используется для сужения предложений до нескольких финалистов, которых могут попросить предоставить дополнительную информацию с целью окончательного выбора и даты начала. для проекта.

Когда бы вы использовали RFP?

Крупные и малые предприятия, как правило, имеют достаточно ресурсов для поддержания текущих операций. Если они хотят взяться за новый проект, у них нет ни ресурсов, ни опыта, чтобы добавить его к рабочей нагрузке. В таких случаях RFP дает бизнесу эффективный способ привлечь специалистов, необходимых для выполнения проекта.