Angebotsanfrage (RFP)
Was ist eine Angebotsanfrage (RFP)?
Eine Angebotsanfrage (RFP) ist ein Geschäftsdokument, das ein Projekt ankündigt, beschreibt und Angebote von qualifizierten Auftragnehmern einholt, um es abzuschließen. Die meisten Organisationen ziehen es vor, ihre Projekte mit RFPs zu starten, und viele Regierungen verwenden sie immer.
Bei der Verwendung eines RFP ist die die Angebote anfordernde Stelle für die Bewertung der Machbarkeit der eingereichten Angebote, der finanziellen Gesundheit der bietenden Unternehmen und der Fähigkeit jedes Bieters zur Durchführung des Projekts verantwortlich.
Verstehen einer Angebotsanfrage (RFP)
RFPs werden für komplexe Projekte verwendet, die oft eine Reihe von Subunternehmern erfordern. Sie beschreiben die Organisation, die die RFP ausstellt, den Umfang des durchgeführten Projekts und die Kriterien für die Bewertung der Beiträge. Sie beschreiben auch das Ausschreibungsverfahren und die Vertragsbedingungen.
Die Anfragen umfassen eine Leistungsbeschreibung, in der die vom erfolgreichen Bieter auszuführenden Aufgaben und der Zeitplan für die Fertigstellung der Arbeiten beschrieben werden.
RFPs beraten Bieter auch bei der Vorbereitung von Angeboten, mit spezifischen Hinweisen zur Formatierung und Präsentation der Angebote. Sie enthalten in der Regel Anweisungen dazu, welche Informationen der Bieter beifügen muss und in welchem Format.
Der Vorschlag sollte nicht so detailliert sein, dass er die Kreativität des Auftragnehmers behindert, oder so vage, dass der Auftragnehmer ratlos bleibt.
Die meisten RFPs werden von Regierungsbehörden und anderen Organisationen des öffentlichen Sektors ausgestellt. Sie sind im Allgemeinen verpflichtet, den Wettbewerb zwischen privaten Unternehmen zu öffnen und Vorurteile aus dem Prozess zu entfernen. Die Agenturen wollen sicherstellen, dass sie das niedrigste und wettbewerbsfähigste Angebot erhalten.
Jede private oder öffentliche Organisation kann jedoch eine RFP veröffentlichen, um mehrere Angebote und eine Vielzahl von Perspektiven für das Projekt zu erhalten.
Beispielsweise kann ein Unternehmen, das seinen Berichterstattungsprozess von einem papierbasierten System auf ein computerbasiertes System umstellen möchte, eine Angebotsanfrage für Hardware, Software und ein Benutzerschulungsprogramm stellen, um das neue System einzurichten und in das zu integrieren Geschäft. Ein wettbewerbsorientiertes Ausschreibungsverfahren kann ihnen einen besseren Einblick in die verfügbaren Alternativen geben.
Anforderungen für eine RFP
Regierungsbehörden oder andere Einrichtungen müssen möglicherweise Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen veröffentlichen, um einen vollständigen und offenen Wettbewerb zu ermöglichen und die Kosten einer Lösung zu senken. Die Annahme eines Angebots, das den Spezifikationen am besten entspricht, bedeutet nicht immer das günstigste Angebot.
Die geschickte Erstellung einer Angebotsanfrage kann über Erfolg oder Misserfolg der resultierenden Lösung entscheiden. Wenn die spezifizierten Anforderungen zu vage sind, kann der Bieter möglicherweise keine angemessene Lösung für das Problem entwerfen und implementieren. Wenn die Anforderungen zu detailliert und restriktiv sind, kann die Innovationsfähigkeit der Bieter eingeschränkt werden.
Der RFP-Prozess beginnt mit der Ausarbeitung einer Angebotsanfrage. Bieter prüfen die Ausschreibung und reichen Verbesserungsvorschläge ein. Nach der Umsetzung des Feedbacks erfolgt die finale Ausschreibung. Die Bieter reichen dann ihre Vorschläge ein.
Der Kunde schränkt die Auswahl auf einen kleinen Bieterkreis ein und verhandelt über Preise und technische Details. Der Kunde kann die verbleibenden Bieter auffordern, vor Auftragsvergabe ein bestes und endgültiges Angebot abzugeben. Der Vertrag wird dann dem Unternehmen vorgelegt, das die beste Lösung für das Problem bietet.
Vorteile einer RFP
Ein RFP ist teilweise eine Anzeige. Es kündigt an, dass ein Projekt voranschreitet, und öffnet die Tür für qualifizierte Kandidaten, die die Arbeit erledigen können.
In der Regierung wurde das RFP eingeführt, um sicherzustellen, dass Vetternwirtschaft als Faktor bei der Vergabe von Aufträgen beseitigt wird. Es öffnet den Prozess auch für den Wettbewerb, was die Projektkosten voraussichtlich niedriger halten wird.
Die Alternative zu einem RFP ist ein weniger formaler Prozess, bei dem ein Projektmanager potenzielle Anbieter für ein Projekt recherchieren und identifizieren muss. Je nachdem, wie umfassend die Suche ist, können die möglichen Antworten eingeschränkt sein. Es ist weniger wahrscheinlich, dass neue Anbieter und innovative Antworten entdeckt werden.
RFP vs. RFQ vs. RFI
Eine Angebotsanfrage (RFP), eine Angebotsanfrage (RFQ) und eine Informationsanfrage (RFI) sind drei verschiedene Arten von Dokumenten, die Unternehmen und andere Einrichtungen verwenden, um die Geschäftswelt nach Lieferanten oder Auftragnehmern zu fragen, die sie möglicherweise in Anspruch nehmen können arbeiten mit.
Eine Angebotsanfrage, wie oben erwähnt, kündigt ein bestimmtes Projekt an, das geplant ist, und wirbt Auftragnehmer an, die in der Lage sind, die Arbeit zu erledigen.
Eine Angebotsanfrage (RFQ) ist eine Aufforderung an eine Reihe von Lieferanten, die Angebote für einen Vertrag zur Lieferung bestimmter Produkte oder Dienstleistungen einholen. Die Anfrage muss die benötigte Qualität und Quantität sowie den vom Unternehmen oder der Organisation gewünschten Zeitpunkt angeben.
Eine Informationsanfrage (RFI) ist eine Aufforderung an Lieferanten, schriftliche Informationen über die Produkte und Dienstleistungen zu erhalten, die sie anbieten können. Es kann verwendet werden, um Informationen für eine Datenbank von Lieferanten für zukünftige Referenzzwecke zu sammeln.
Beispiel für eine RFP
Nehmen wir zum Beispiel an, dass die Federal Railroad Administration eine Ausschreibung für Finanzierung, Planung, Bau, Betrieb und Wartung eines Hochgeschwindigkeitsbahnsystems herausgibt.
Interessenten reichen Vorschläge ein, die den im Dokument beschriebenen Anforderungen entsprechen. Auf der Grundlage der fristgerecht eingegangenen Vorschläge setzt das Verkehrsministerium Kommissionen zur weiteren Prüfung und Weiterentwicklung der Vorschläge ein.
Das DOT wählt den Vorschlag aus, der seine Ziele am besten umfasst, und beauftragt das Unternehmen mit der Durchführung der Arbeiten.
Ein Blick auf eine detaillierte RFP
Diese Beispiel-RFP von Chesapeake Bay Trust zeigt einen angemessenen Detaillierungsgrad, der für eine erfolgreiche Anfrage erforderlich ist. Der Vorschlag beschreibt das Projekt, gibt einen Überblick über die Organisation, definiert die Ziele für die verfolgten Dienstleistungen und erläutert, wie die Vorschläge bewertet werden. Es kommuniziert das erwartete Format, Budgetbeschränkungen und Fristenanforderungen.
Das RFP enthält auch eine Reihe von unterstützenden Dokumenten und Exponaten, um weiter zu verdeutlichen, wonach der Trust sucht. Dies hilft nicht nur bei der Definition des Umfangs der angestrebten Dienstleistungen, sondern hilft interessierten Unternehmen auch bei der Bewertung von Zeitplänen, Logistik und Preisen.
Weitere Beispiele finden Sie bei TechSoup, einer Website, die eine Bibliothek mit Anleitungen und Beispiel-RFPs für gemeinnützige Organisationen bereitstellt.
Das Endergebnis
Das RFP definiert das Projekt sowohl für das Unternehmen, das es herausgibt, als auch für die Unternehmen, die darauf antworten. Ein gut geschriebenes RFP vermittelt die Absicht hinter dem Angebot und stellt sicher, dass das Endergebnis den Erwartungen entspricht.
Es gewährleistet auch einen offenen Prozess. Idealerweise melden sich mehrere Bieter. Dies gibt der Organisation die Möglichkeit, eine Vielzahl von Ansätzen und Preisen zu untersuchen und denjenigen auszuwählen, der ihren Anforderungen am besten entspricht.
Höhepunkte
Das RFP definiert das Projekt, sowohl für das Unternehmen, das es herausgibt, als auch für die Unternehmen, die darauf antworten.
Eine Angebotsanfrage (RFP) ist eine von einer Organisation veröffentlichte Projektankündigung, die darauf hinweist, dass Angebote für Auftragnehmer zur Fertigstellung des Projekts eingeholt werden.
RFPs werden von den meisten Regierungsbehörden und vielen privaten Unternehmen und Organisationen verwendet.
Das RFP beschreibt das Projekt, seine Ziele und die Organisation, die es sponsert, und skizziert das Ausschreibungsverfahren und die Vertragsbedingungen.
Die Alternative ist ein weniger formaler Prozess, bei dem möglicherweise der beste Anbieter und der beste Plan zur Durchführung eines Projekts nicht identifiziert werden können.
FAQ
Was sind RFP-Anforderungen?
Ein RFP muss das Projekt ausreichend detailliert beschreiben und definieren, um tragfähige Antworten zu erhalten. Der potenzielle Bieter sollte in der Lage sein, die Art des Geschäfts und die Ziele zu verstehen, die er mit dem Projekt erreichen möchte. Das Projekt muss so detailliert definiert werden, dass der Bieter seinen Umfang und alle Produkte und Dienstleistungen, die für seine Durchführung bereitgestellt werden müssen, klar versteht. Das Format der erwarteten Vorschläge muss ebenfalls detailliert angegeben werden. Einheitliche Antworten sind erforderlich, um Angebote zu vergleichen und gegenüberzustellen. RFPs folgen einem ziemlich starren Format, obwohl dieses Format zwischen den Agenturen und Unternehmen, die sie erstellen, variieren kann. Dieses Beispiel von RTI International in North Carolina zeigt die Elemente einer typischen Ausschreibung, die eine Einführung und einen Hintergrund, eine Beschreibung der Leistungen und Informationen zu den Auswahlkriterien umfassen.
Was bedeutet RFP?
Eine Angebotsanfrage (RFP) ist eine offene Aufforderung zur Abgabe von Angeboten zur Fertigstellung eines neuen Projekts, das von dem Unternehmen oder einer anderen Organisation vorgeschlagen wird, die es ausstellt. Es soll den Wettbewerb eröffnen und eine Vielzahl alternativer Vorschläge anregen, die von den Planern des Projekts in Betracht gezogen werden könnten.
Was ist der Unterschied zwischen RFP und RFQ?
Angenommen, ein Baumarkt erweitert seine Abteilung für Gartenbedarf und muss die Lieferanten finden, die zum Füllen seiner Regale erforderlich sind. Es kann eine Angebotsanfrage (RFQ) an eine Reihe potenzieller Lieferanten von Gartenprodukten senden. Die Antworten ermöglichen es ihm, eine Beziehung zu einem oder mehreren Lieferanten der benötigten Menge und Qualität der Waren zu einem festgelegten Preis aufzubauen. Wenn ein Unternehmen oder eine andere Organisation eine Anfrage sendet, weiß es genau, was es braucht und sucht der beste Lieferant oder die besten Lieferanten. Ein RFP ist ein offenerer Prozess. Das Unternehmen oder die Organisation sucht qualifizierte Auftragnehmer für die Durchführung eines neuen Projekts. Das Projekt und seine Ziele werden im Detail definiert, aber es gibt Raum für Kreativität in den Antworten. Beispielsweise könnte eine RFP für einen Kinderpark es dem Auftragnehmer ermöglichen, das genaue Layout, die Ausstattung und die Annehmlichkeiten vorzuschlagen, die der Park enthalten könnte.
Was passiert nach der RFP?
Dem RFP folgt das Ps. Die Vorschläge werden zur Begutachtung vorgelegt. Je nach Größe und Umfang des Projekts kann diese Überprüfung ein mehrstufiger Prozess sein, an dem mehrere Gremien beteiligt sind. Insbesondere Regierungsbehörden sind nicht dafür bekannt, schnell vorzugehen. So lange es auch dauert, der Überprüfungsprozess wird genutzt, um die Vorschläge auf einige wenige Finalisten einzugrenzen, die möglicherweise gebeten werden, zusätzliche Informationen im Hinblick auf eine endgültige Auswahl und ein Startdatum einzureichen für das Projekt.
Wann würden Sie eine RFP verwenden?
Große und kleine Unternehmen haben in der Regel gerade genug Ressourcen, um den laufenden Betrieb aufrechtzuerhalten. Wenn sie ein neues Projekt übernehmen möchten, verfügen sie weder über die Ressourcen noch über das Fachwissen, um es der Arbeitsbelastung hinzuzufügen. In solchen Fällen bietet die RFP dem Unternehmen eine effiziente Möglichkeit, das für die Durchführung des Projekts erforderliche Fachwissen zu rekrutieren.
