Zapytanie ofertowe (RFP)
Co to jest zapytanie ofertowe (RFP)?
Zapytanie ofertowe (RFP) to dokument biznesowy, kt贸ry og艂asza projekt, opisuje go i pozyskuje oferty od wykwalifikowanych wykonawc贸w w celu jego uko艅czenia. Wi臋kszo艣膰 organizacji woli uruchamia膰 swoje projekty za pomoc膮 zapyta艅 ofertowych, a wiele rz膮d贸w zawsze z nich korzysta.
Korzystaj膮c z RFP, podmiot wyst臋puj膮cy o oferty jest odpowiedzialny za ocen臋 wykonalno艣ci z艂o偶onych ofert, kondycj臋 finansow膮 firm sk艂adaj膮cych ofert臋 oraz zdolno艣膰 ka偶dego oferenta do realizacji projektu.
Zrozumienie zapytania ofertowego (RFP)
RFP s膮 wykorzystywane do z艂o偶onych projekt贸w, cz臋sto wymagaj膮cych wielu podwykonawc贸w. Opisuj膮 organizacj臋 wystawiaj膮c膮 zapytanie ofertowe, zakres realizowanego projektu oraz kryteria oceny wpis贸w. Okre艣laj膮 r贸wnie偶 procedur臋 przetargow膮 i warunki umowy.
Pro艣by zawieraj膮 zestawienie prac opisuj膮ce zadania do wykonania przez zwyci臋skiego oferenta oraz harmonogram zako艅czenia prac.
RFP doradzaj膮 r贸wnie偶 oferentom, jak przygotowa膰 oferty, wraz ze szczeg贸艂owymi wskaz贸wkami na temat formatowania i prezentacji ofert. Na og贸艂 zawieraj膮 instrukcje, jakie informacje musi zawrze膰 oferent i jaki ma by膰 format.
Propozycja nie powinna by膰 na tyle szczeg贸艂owa, by przeszkadza艂a w kreatywno艣ci wykonawcy, ani tak niejasna, 偶e wykonawca jest zak艂opotany.
Wi臋kszo艣膰 zapyta艅 ofertowych jest wydawanych przez agencje rz膮dowe i inne organizacje z sektora publicznego. S膮 one generalnie zobowi膮zane do otwarcia konkurencji mi臋dzy prywatnymi firmami i usuni臋cia uprzedze艅 z procesu. Agencje chc膮 mie膰 pewno艣膰, 偶e otrzymaj膮 najni偶sz膮 i najbardziej konkurencyjn膮 ofert臋.
Jednak ka偶da organizacja prywatna lub publiczna mo偶e z艂o偶y膰 zapytanie ofertowe, aby uzyska膰 wiele ofert i r贸偶ne perspektywy projektu.
Na przyk艂ad firma, kt贸ra chce zmieni膰 proces raportowania z systemu papierowego na system komputerowy, mo偶e z艂o偶y膰 zapytanie ofertowe dotycz膮ce sprz臋tu, oprogramowania i programu szkolenia u偶ytkownik贸w w celu ustanowienia i zintegrowania nowego systemu z biznes. Konkurencyjny proces przetargowy mo偶e da膰 im lepszy wgl膮d w dost臋pne alternatywy.
Wymagania dotycz膮ce zapytania ofertowego
Agencje rz膮dowe lub inne podmioty mog膮 by膰 zobowi膮zane do wystosowania zapyta艅 ofertowych w celu zapewnienia pe艂nej i otwartej konkurencji oraz obni偶enia koszt贸w rozwi膮zania. Przyj臋cie oferty, kt贸ra najlepiej odpowiada specyfikacjom, nie zawsze oznacza najni偶sz膮 cen臋.
Umiej臋tne stworzenie zapytania ofertowego mo偶e zapewni膰 sukces lub pora偶k臋 powsta艂ego rozwi膮zania. Je艣li okre艣lone wymagania s膮 zbyt niejasne, oferent mo偶e nie zaprojektowa膰 i wdro偶y膰 odpowiedniego rozwi膮zania problemu. Je艣li wymagania s膮 zbyt szczeg贸艂owe i restrykcyjne, innowacyjno艣膰 oferent贸w mo偶e by膰 ograniczona.
Proces RFP rozpoczyna si臋 od sporz膮dzenia zapytania ofertowego. Oferenci sprawdzaj膮 nagabywanie i zg艂aszaj膮 propozycje ulepsze艅. Po wdro偶eniu informacji zwrotnej wydawane jest ostateczne zapytanie ofertowe. Oferenci nast臋pnie sk艂adaj膮 swoje oferty.
Klient zaw臋偶a wyb贸r do w膮skiej grupy oferent贸w i przyst臋puje do negocjacji cenowych i technicznych szczeg贸艂贸w. Zamawiaj膮cy mo偶e poprosi膰 pozosta艂ych oferent贸w o z艂o偶enie najlepszej i ostatecznej oferty przed udzieleniem zam贸wienia. Umowa jest nast臋pnie przedstawiana firmie, kt贸ra zapewnia najlepsze rozwi膮zanie problemu.
Korzy艣ci z zapytania ofertowego
RFP jest po cz臋艣ci reklam膮. Og艂asza, 偶e projekt jest w toku i otwiera drzwi dla wykwalifikowanych kandydat贸w, kt贸rzy mog膮 wykona膰 zadanie.
W rz膮dzie RFP zosta艂o przyj臋te jako spos贸b na zapewnienie, 偶e kumoterstwo zostanie usuni臋te jako czynnik nagradzania kontrakt贸w. Otwiera to r贸wnie偶 proces na konkurencj臋, co mo偶e obni偶y膰 koszty projektu.
Alternatyw膮 dla zapytania ofertowego jest mniej formalny proces, kt贸ry wymaga od kierownika projektu zbadania i zidentyfikowania potencjalnych dostawc贸w projektu. W zale偶no艣ci od tego, jak wyczerpuj膮ce s膮 poszukiwania, potencjalne odpowiedzi mog膮 by膰 ograniczone. Nowi dostawcy i innowacyjne odpowiedzi mog膮 by膰 mniej nara偶one na odkrycie.
RFP vs. RFQ vs. RFI
Zapytanie ofertowe (RFP), zapytanie ofertowe (RFQ) i zapytanie o informacje (RFI) to trzy r贸偶ne typy dokument贸w, z kt贸rych korzystaj膮 firmy i inne podmioty, aby dotrze膰 do spo艂eczno艣ci biznesowej w celu uzyskania dostawc贸w lub wykonawc贸w, kt贸rych mog膮 by膰 w stanie pracowa膰 z.
Zapytanie ofertowe, jak wspomniano powy偶ej, og艂asza konkretny projekt, kt贸ry jest planowany i pozyskuje wykonawc贸w zdolnych do wykonania zadania.
Zapytanie ofertowe (RFQ) to zaproszenie wysy艂ane do wielu dostawc贸w poszukuj膮cych ofert na kontrakt na dostaw臋 okre艣lonych produkt贸w lub us艂ug. 呕膮danie musi okre艣la膰 wymagan膮 jako艣膰 i ilo艣膰, a tak偶e terminy po偶膮dane przez firm臋 lub organizacj臋.
Pro艣ba o informacje (RFI) to pro艣ba do dostawc贸w o pisemne informacje o produktach i us艂ugach, kt贸re mog膮 dostarczy膰. Mo偶e by膰 u偶ywany do zbierania informacji do bazy danych dostawc贸w do wykorzystania w przysz艂o艣ci.
Przyk艂ad zapytania ofertowego
Powiedzmy na przyk艂ad, 偶e Federalna Administracja Kolei wydaje wniosek o finansowanie, projektowanie, budow臋, eksploatacj臋 i utrzymanie systemu kolei du偶ych pr臋dko艣ci.
Zainteresowane strony sk艂adaj膮 propozycje spe艂niaj膮ce wymagania okre艣lone w dokumencie. Na podstawie otrzymanych w terminie propozycji Departament Transportu powo艂uje komisje do dalszego przegl膮du i opracowania propozycji.
DOT wybiera propozycj臋 najbardziej obejmuj膮c膮 jego cele i zleca firmie wykonanie prac.
Spojrzenie na szczeg贸艂owe zapytanie ofertowe
To przyk艂adowe zapytanie ofertowe od Chesapeake Bay Trust pokazuje odpowiedni poziom szczeg贸艂owo艣ci niezb臋dny do pomy艣lnego zako艅czenia 偶膮dania. Propozycja opisuje projekt, przedstawia og贸lny zarys organizacji, okre艣la cele us艂ug, kt贸re realizuje i wyja艣nia, w jaki spos贸b wnioski b臋d膮 oceniane. Informuje o oczekiwanym formacie, ograniczeniach bud偶etowych i wymaganiach dotycz膮cych termin贸w.
RFP zawiera r贸wnie偶 szereg dokument贸w pomocniczych i eksponat贸w w celu dalszego wyja艣nienia, czego szuka zaufanie. Pomaga to nie tylko okre艣li膰 zakres 艣wiadczonych us艂ug, ale pomaga zainteresowanym firmom oceni膰 harmonogramy, logistyk臋 i ceny.
Inne przyk艂ady mo偶na znale藕膰 za po艣rednictwem TechSoup, witryny zawieraj膮cej bibliotek臋 informacji i przyk艂adowych zapyta艅 ofertowych dla organizacji non-profit.
Podsumowanie
RFP definiuje projekt, zar贸wno dla firmy, kt贸ra go wystawia, jak i dla firm, kt贸re na niego odpowiadaj膮. Dobrze napisane RFP przekazuje intencje stoj膮ce za propozycj膮 i zapewnia, 偶e efekt ko艅cowy spe艂ni oczekiwania.
Zapewnia r贸wnie偶 otwarty proces. Najlepiej by艂oby, gdyby odpowiedzia艂o wielu oferent贸w. Daje to organizacji mo偶liwo艣膰 przestudiowania r贸偶nych podej艣膰 i cen oraz wybrania tego, kt贸re najlepiej odpowiada jej potrzebom.
Przegl膮d najwa偶niejszych wydarze艅
RFP definiuje projekt, zar贸wno dla firmy, kt贸ra go wystawia, jak i dla firm, kt贸re na niego odpowiadaj膮.
Zapytanie ofertowe (RFP) to og艂oszenie o projekcie opublikowane przez organizacj臋 wskazuj膮ce, 偶e poszukiwane s膮 oferty dla wykonawc贸w, aby uko艅czy膰 projekt.
RFP s膮 u偶ywane przez wi臋kszo艣膰 agencji rz膮dowych oraz wiele prywatnych firm i organizacji.
RFP opisuje projekt, jego cele i organizacj臋, kt贸ra go sponsoruje, a tak偶e nakre艣la proces przetargowy i warunki umowy.
Alternatyw膮 jest mniej formalny proces, w kt贸rym mo偶e nie uda膰 si臋 zidentyfikowa膰 najlepszego dostawcy i najlepszego planu realizacji projektu.
FAQ
Jakie s膮 wymagania dotycz膮ce zapyta艅 ofertowych?
RFP musi opisa膰 i zdefiniowa膰 projekt wystarczaj膮co szczeg贸艂owo, aby przyci膮gn膮膰 realne odpowiedzi. Potencjalny oferent powinien by膰 w stanie zrozumie膰 charakter dzia艂alno艣ci i cele, kt贸re chce osi膮gn膮膰 w ramach projektu. Projekt musi by膰 zdefiniowany wystarczaj膮co szczeg贸艂owo, aby oferent m贸g艂 jasno zrozumie膰 jego zakres oraz wszystkie produkty i us艂ugi, kt贸re musz膮 by膰 dostarczone w celu jego realizacji. Szczeg贸艂owy musi by膰 r贸wnie偶 format oczekiwanych propozycji. Aby por贸wna膰 i zestawi膰 oferty, potrzebne s膮 jednolite odpowiedzi. RFP maj膮 do艣膰 sztywny format, chocia偶 format ten mo偶e si臋 r贸偶ni膰 w zale偶no艣ci od agencji i firm, kt贸re je przygotowuj膮. Ta pr贸bka z RTI International w P贸艂nocnej Karolinie przedstawia elementy typowego zapytania ofertowego, kt贸re obejmuj膮 wprowadzenie i t艂o, opis element贸w wynikowych oraz informacje o kryteriach wyboru.
Co oznacza zapytanie ofertowe?
Zapytanie ofertowe (RFP) to otwarte zapytanie ofertowe na realizacj臋 nowego projektu zaproponowanego przez firm臋 lub inn膮 organizacj臋, kt贸ra go wystawia. Ma to na celu otwarcie konkurencji i zach臋cenie do r贸偶nych alternatywnych propozycji, kt贸re mog膮 by膰 rozwa偶one przez planist贸w projektu.
Jaka jest r贸偶nica mi臋dzy zapytaniem ofertowym a zapytaniem ofertowym?
Za艂贸偶my, 偶e sklep z narz臋dziami rozbudowuje sw贸j dzia艂 artyku艂贸w ogrodniczych i musi znale藕膰 dostawc贸w niezb臋dnych do zape艂nienia p贸艂ek. Mo偶e wys艂a膰 zapytanie ofertowe (RFQ) do wielu potencjalnych dostawc贸w produkt贸w ogrodniczych. Odpowiedzi umo偶liwi膮 mu nawi膮zanie relacji z jednym lub kilkoma dostawcami ilo艣ci i jako艣ci potrzebnych towar贸w, po ustalonej cenie. Kiedy firma lub inna organizacja wysy艂a zapytanie ofertowe, wie dok艂adnie, czego potrzebuje i poszukuje najlepszym dostawc膮 lub dostawcami. Zapytanie ofertowe jest procesem bardziej otwartym. Firma lub organizacja poszukuje wykwalifikowanych wykonawc贸w do realizacji nowego projektu. Projekt i jego cele s膮 do艣膰 szczeg贸艂owo okre艣lone, ale w odpowiedziach jest miejsce na kreatywno艣膰. Na przyk艂ad zapytanie ofertowe dotycz膮ce parku dla dzieci mo偶e pozwoli膰 wykonawcy na zaproponowanie dok艂adnego uk艂adu, wyposa偶enia i udogodnie艅, jakie mo偶e zawiera膰 park.
Co si臋 dzieje po zapytaniu ofertowym?
Po RFP nast臋puje Ps. Propozycje s膮 przekazywane do recenzji. W zale偶no艣ci od wielko艣ci i zakresu projektu, przegl膮d ten mo偶e by膰 procesem wielopoziomowym, anga偶uj膮cym kilka komitet贸w. W szczeg贸lno艣ci agencje rz膮dowe nie s膮 znane z tego, 偶e dzia艂aj膮 zwinnie. Niezale偶nie od tego, jak d艂ugo to trwa, proces przegl膮du s艂u偶y do zaw臋偶enia wniosk贸w do kilku finalist贸w, kt贸rzy mog膮 zosta膰 poproszeni o przes艂anie dodatkowych informacji w celu dokonania ostatecznej selekcji i daty rozpocz臋cia dla projektu.
Kiedy skorzystasz z zapytania ofertowego?
Firmy du偶e i ma艂e zwykle dysponuj膮 wystarczaj膮cymi zasobami, aby utrzyma膰 bie偶膮c膮 dzia艂alno艣膰. Je艣li chc膮 podj膮膰 si臋 nowego projektu, nie maj膮 pod r臋k膮 ani zasob贸w, ani wiedzy fachowej, aby zwi臋kszy膰 obci膮偶enie prac膮. W takich przypadkach RFP daje firmie skuteczny spos贸b na pozyskanie wiedzy, kt贸rej potrzebuj膮 do wykonania projektu.
