Solicitud de propuesta (RFP)
驴Qu茅 es una solicitud de propuesta (RFP)?
Una solicitud de propuesta (RFP) es un documento comercial que anuncia un proyecto, lo describe y solicita ofertas de contratistas calificados para completarlo. La mayor铆a de las organizaciones prefieren lanzar sus proyectos mediante RFP, y muchos gobiernos siempre las utilizan.
Cuando se utiliza una RFP, la entidad que solicita las ofertas es responsable de evaluar la viabilidad de las ofertas presentadas, la salud financiera de las empresas licitadoras y la capacidad de cada licitador para emprender el proyecto.
Entendiendo una Solicitud de Propuesta (RFP)
Las RFP se utilizan para proyectos complejos, que a menudo requieren varios subcontratistas. Describen la organizaci贸n que emite la RFP, el alcance del proyecto que se lleva a cabo y los criterios para evaluar las entradas. Tambi茅n describen el proceso de licitaci贸n y los t茅rminos del contrato.
Las solicitudes incluyen una declaraci贸n de trabajo que describe las tareas que realizar谩 el licitador ganador y el cronograma para terminar el trabajo.
Las RFP tambi茅n asesoran a los licitadores sobre c贸mo preparar propuestas, con orientaci贸n espec铆fica sobre c贸mo deben formatearse y presentarse las ofertas. Por lo general, incluyen instrucciones sobre qu茅 informaci贸n debe incluir el oferente y el formato deseado.
La propuesta no debe ser tan detallada que obstaculice la creatividad del contratista, ni tan vaga que lo deje perplejo.
La mayor铆a de las RFP son emitidas por agencias gubernamentales y otras organizaciones del sector p煤blico. Por lo general, se les exige que abran la competencia entre empresas privadas y eliminen la parcialidad del proceso. Las agencias quieren asegurarse de obtener la oferta m谩s baja y competitiva.
Sin embargo, cualquier organizaci贸n privada o p煤blica puede presentar una RFP para obtener m煤ltiples ofertas y una variedad de perspectivas sobre el proyecto.
Por ejemplo, una empresa que desea cambiar su proceso de informes de un sistema basado en papel a un sistema basado en computadora puede presentar una solicitud de propuesta de hardware, software y un programa de capacitaci贸n de usuarios para establecer e integrar el nuevo sistema en el negocio. Un proceso de licitaci贸n competitivo puede darles una mayor comprensi贸n de las alternativas disponibles.
Requisitos para una RFP
Es posible que se requiera que las agencias gubernamentales u otras entidades emitan solicitudes de propuestas para brindar una competencia plena y abierta y reducir el costo de una soluci贸n. Aceptar una propuesta que responda mejor a las especificaciones no siempre significa la oferta de precio m谩s bajo.
La creaci贸n h谩bil de una solicitud de propuesta puede garantizar el 茅xito o el fracaso de la soluci贸n resultante. Si los requisitos especificados son demasiado vagos, es posible que el licitador no dise帽e ni implemente una soluci贸n adecuada para el problema. Si los requisitos son demasiado detallados y restrictivos, la innovaci贸n de los licitadores puede verse limitada.
El proceso de RFP comienza con la redacci贸n de una solicitud de propuesta. Los licitadores revisan la solicitud y presentan sugerencias de mejora. Despu茅s de implementar los comentarios,. se emite la solicitud final de propuesta. Los oferentes luego presentan sus propuestas.
El cliente reduce la selecci贸n a un peque帽o grupo de postores y entra en negociaciones sobre precios y detalles t茅cnicos. El cliente puede solicitar a los dem谩s licitadores que presenten una oferta mejor y final antes de adjudicar un contrato. A continuaci贸n, se presenta el contrato a la empresa que proporciona la mejor soluci贸n al problema.
Beneficios de una RFP
Una RFP es, en parte, un anuncio. Anuncia que se est谩 llevando a cabo un proyecto y abre la puerta a candidatos calificados que pueden hacer el trabajo.
En el gobierno, la RFP ha sido adoptada como una forma de garantizar que se elimine el amiguismo como factor en la recompensa de los contratos. Tambi茅n abre el proceso a la competencia, lo que se espera que mantenga bajos los costos del proyecto.
La alternativa a una RFP es un proceso menos formal que requiere que un gerente de proyecto investigue e identifique proveedores potenciales para un proyecto. Dependiendo de cu谩n exhaustiva sea la b煤squeda, las posibles respuestas pueden ser limitadas. Es menos probable que se descubran nuevos proveedores y respuestas innovadoras.
RFP frente a RFQ frente a RFI
Una solicitud de propuesta (RFP), una solicitud de cotizaci贸n (RFQ) y una solicitud de informaci贸n (RFI) son tres tipos distintos de documentos que las empresas y otras entidades utilizan para llegar a la comunidad empresarial en busca de proveedores o contratistas que puedan trabajar con.
Una solicitud de propuesta, como se indic贸 anteriormente, anuncia un proyecto espec铆fico que est谩 planificado y solicita contratistas capaces de realizar el trabajo.
Una solicitud de cotizaci贸n (RFQ) es una solicitud enviada a una serie de proveedores que buscan ofertas para un contrato para suministrar productos o servicios espec铆ficos. La solicitud debe especificar la calidad y la cantidad necesaria, y el tiempo deseado por la empresa u organizaci贸n.
Una solicitud de informaci贸n (RFI) es una solicitud a los proveedores de informaci贸n por escrito sobre los productos y servicios que pueden proporcionar. Podr铆a usarse para recopilar informaci贸n para una base de datos de proveedores para referencia futura.
Ejemplo de una RFP
Digamos, por ejemplo, que la Administraci贸n Federal de Ferrocarriles emite una solicitud de propuestas para financiar, dise帽ar, construir, operar y mantener un sistema ferroviario de alta velocidad.
Los interesados presentan propuestas que cumplan con los requisitos se帽alados en el documento. Con base en las propuestas recibidas antes de la fecha l铆mite, el Departamento de Transporte establece comisiones para una mayor revisi贸n y desarrollo de las propuestas.
El DOT elige la propuesta que m谩s se ajusta a sus objetivos y contrata a la empresa para realizar el trabajo.
Un vistazo a una RFP detallada
Esta RFP de muestra de Chesapeake Bay Trust muestra un nivel apropiado de detalle necesario para una solicitud exitosa. La propuesta describe el proyecto, proporciona una visi贸n general de la organizaci贸n, define los objetivos de los servicios que persigue y explica c贸mo se evaluar谩n las propuestas. Comunica el formato esperado, las limitaciones presupuestarias y los requisitos de plazo.
La RFP tambi茅n incluye una serie de documentos de respaldo y anexos para aclarar a煤n m谩s lo que busca el fideicomiso. Esto no solo ayuda a definir el alcance de los servicios que se buscan, sino que tambi茅n ayuda a las empresas interesadas a evaluar los cronogramas, la log铆stica y los precios.
Se pueden encontrar otras muestras a trav茅s de TechSoup, un sitio que proporciona una biblioteca de informaci贸n pr谩ctica y RFP de muestra para organizaciones sin fines de lucro.
La l铆nea de fondo
El RFP define el proyecto, tanto para la empresa que lo emite como para las empresas que lo responden. Una RFP bien escrita transmite la intenci贸n detr谩s de la propuesta y asegura que el resultado final cumplir谩 con las expectativas.
Tambi茅n asegura un proceso abierto. Idealmente, m煤ltiples postores responder谩n. Esto le da a la organizaci贸n la oportunidad de estudiar una variedad de enfoques y precios y elegir el que mejor se adapte a sus necesidades.
Reflejos
El RFP define el proyecto, tanto para la empresa que lo emite como para las empresas que lo responden.
Una solicitud de propuesta (RFP) es un anuncio de proyecto publicado por una organizaci贸n que indica que se buscan ofertas para contratistas para completar el proyecto.
Las RFP son utilizadas por la mayor铆a de las agencias gubernamentales y muchas empresas y organizaciones privadas.
La RFP describe el proyecto, sus objetivos y la organizaci贸n que lo patrocina y describe el proceso de licitaci贸n y los t茅rminos del contrato.
La alternativa es un proceso menos formal que puede fallar en la identificaci贸n del mejor proveedor y el mejor plan para llevar a cabo un proyecto.
PREGUNTAS M脕S FRECUENTES
驴Cu谩les son los requisitos de RFP?
Una RFP debe describir y definir el proyecto con suficiente detalle para atraer respuestas viables. El posible postor debe poder comprender la naturaleza del negocio y los objetivos que desea alcanzar con el proyecto. El proyecto debe estar definido con suficiente detalle para que el oferente entienda claramente su alcance y todos los productos y servicios que se deben proporcionar para llevarlo a cabo. Tambi茅n se debe detallar el formato de las propuestas esperadas. Se necesitan respuestas uniformes para comparar y contrastar ofertas. Las RFP siguen un formato bastante r铆gido, aunque ese formato puede variar entre las agencias y empresas que las preparan. Esta muestra de RTI International en Carolina del Norte muestra los elementos de una RFP t铆pica que incluye una introducci贸n y antecedentes, una descripci贸n de los entregables e informaci贸n sobre los criterios de selecci贸n.
驴Qu茅 significa RFP?
Una solicitud de propuesta (RFP) es una solicitud abierta de ofertas para completar un nuevo proyecto propuesto por la empresa u otra organizaci贸n que lo emite. Su objetivo es abrir la competencia y fomentar una variedad de propuestas alternativas que podr铆an ser consideradas por los planificadores del proyecto.
驴Cu谩l es la diferencia entre RFP y RFQ?
Digamos que una ferreter铆a est谩 ampliando su departamento de suministros de jardiner铆a y necesita encontrar los proveedores necesarios para llenar sus estantes. Podr铆a enviar una solicitud de cotizaci贸n (RFQ) a varios proveedores potenciales de productos de jardiner铆a. Las respuestas le permitir谩n establecer una relaci贸n con uno o m谩s proveedores de la cantidad y calidad de los bienes que necesita, a un precio establecido. Cuando una empresa u otra organizaci贸n env铆a una RFQ, sabe exactamente lo que necesita y est谩 buscando. el mejor proveedor o proveedores. Una RFP es un proceso m谩s abierto. La empresa u organizaci贸n est谩 buscando contratistas calificados para llevar a cabo un nuevo proyecto. El proyecto y sus objetivos est谩n definidos con cierto detalle, pero hay espacio para la creatividad en las respuestas. Por ejemplo, una RFP para un parque infantil podr铆a permitir que el contratista proponga el dise帽o, el equipo y las comodidades precisos que podr铆a contener el parque.
驴Qu茅 sucede despu茅s de la RFP?
La RFP es seguida por el Ps. Las propuestas se someten a revisi贸n. Seg煤n el tama帽o y el alcance del proyecto, esta revisi贸n puede ser un proceso de varios niveles que involucre a varios comit茅s. Las agencias gubernamentales, en particular, no son conocidas por moverse 谩gilmente. Sin importar el tiempo que tome, el proceso de revisi贸n se utiliza para reducir las propuestas a unos pocos finalistas a quienes se les puede pedir que presenten informaci贸n adicional con miras a una selecci贸n final y una fecha de inicio. Para el proyecto.
驴Cu谩ndo usar铆a una RFP?
Las empresas grandes y peque帽as tienden a tener los recursos suficientes para mantener las operaciones actuales. Si quieren asumir un nuevo proyecto, no tienen ni los recursos ni la experiencia disponibles para agregarlo a la carga de trabajo. En tales casos, la RFP brinda a la empresa una forma eficiente de contratar la experiencia que necesita para realizar el proyecto.
