Richiesta di proposta (RFP)

Che cos'è una richiesta di proposta (RFP)?

Una richiesta di proposta (RFP) è un documento commerciale che annuncia un progetto, lo descrive e sollecita offerte da appaltatori qualificati per completarlo. La maggior parte delle organizzazioni preferisce lanciare i propri progetti utilizzando le richieste di offerta e molti governi le utilizzano sempre.

Quando si utilizza una richiesta di offerta, l'entità richiedente le offerte è responsabile della valutazione della fattibilità delle offerte presentate, della salute finanziaria delle società offerenti e della capacità di ciascun offerente di intraprendere il progetto.

Comprensione di una richiesta di proposta (RFP)

Le richieste di offerta vengono utilizzate per progetti complessi, che spesso richiedono un numero di subappaltatori. Descrivono l'organizzazione che ha emesso la richiesta di offerta, l'ambito del progetto intrapreso e i criteri per la valutazione delle candidature. Descrivono inoltre il processo di offerta e i termini del contratto.

Le richieste includono una dichiarazione di lavoro che descrive i compiti che devono essere eseguiti dall'offerente vincitore e la tempistica per la conclusione dei lavori.

Le richieste di offerta forniscono inoltre consulenza agli offerenti su come preparare le proposte, con indicazioni specifiche su come formattare e presentare le offerte. In genere includono istruzioni su quali informazioni l'offerente deve includere e il formato desiderato.

La proposta non dovrebbe essere così dettagliata da ostacolare la creatività dell'appaltatore, o così vaga da lasciare l'appaltatore perplesso.

La maggior parte delle RFP sono emesse da agenzie governative e altre organizzazioni del settore pubblico. In genere sono tenuti ad aprire la concorrenza tra le società private e rimuovere i pregiudizi dal processo. Le agenzie vogliono assicurarsi di ottenere l'offerta più bassa e più competitiva.

Tuttavia, qualsiasi organizzazione privata o pubblica può presentare una richiesta di offerta per ottenere più offerte e una varietà di prospettive sul progetto.

Ad esempio, un'azienda che desidera modificare il proprio processo di rendicontazione da un sistema cartaceo a un sistema informatico può presentare una richiesta di proposta per hardware, software e un programma di formazione per gli utenti per stabilire e integrare il nuovo sistema nel attività commerciale. Un processo di offerta competitivo può fornire loro una visione più ampia delle alternative disponibili.

Requisiti per una richiesta di offerta

Alle agenzie governative o ad altri enti potrebbe essere richiesto di emettere richieste di proposte per fornire una concorrenza aperta e completa e per ridurre il costo di una soluzione. Accettare una proposta più rispondente alle specifiche potrebbe non significare sempre l'offerta più conveniente.

Creare abilmente una richiesta di proposta può garantire il successo o il fallimento della soluzione risultante. Se i requisiti specificati sono troppo vaghi, l'offerente potrebbe non progettare e implementare una soluzione adeguata al problema. Se i requisiti sono troppo dettagliati e restrittivi, l'innovazione degli offerenti potrebbe essere limitata.

Il processo RFP inizia con la stesura di una richiesta di proposta. Gli offerenti esaminano la sollecitazione e inviano suggerimenti per il miglioramento. Dopo aver implementato il feedback,. viene emessa la richiesta finale di proposta. Gli offerenti quindi presentano le loro proposte.

Il cliente restringe la selezione a un piccolo gruppo di offerenti e avvia trattative sui prezzi e sui dettagli tecnici. Il cliente può chiedere ai restanti offerenti di presentare un'offerta migliore e finale prima dell'aggiudicazione dell'appalto. Il contratto viene quindi presentato all'azienda che fornisce la migliore soluzione al problema.

Vantaggi di una richiesta di offerta

Una richiesta di offerta è, in parte, una pubblicità. Annuncia che un progetto sta procedendo e apre le porte a candidati qualificati che possono portare a termine il lavoro.

Nel governo, la RFP è stata adottata come un modo per garantire che il clientelismo venga rimosso come fattore di ricompensa dei contratti. Inoltre, apre il processo alla concorrenza, che dovrebbe mantenere bassi i costi del progetto.

L'alternativa a una richiesta di offerta è un processo meno formale che richiede a un project manager di ricercare e identificare potenziali fornitori per un progetto. A seconda di quanto sia esauriente la ricerca, le potenziali risposte possono essere limitate. È meno probabile che vengano scoperti nuovi fornitori e risposte innovative.

RFP vs. RFQ vs. RFI

Una richiesta di proposta (RFP), una richiesta di preventivo (RFQ) e una richiesta di informazioni (RFI) sono tre tipi distinti di documenti che le aziende e altre entità utilizzano per contattare la comunità imprenditoriale per fornitori o appaltatori che potrebbero essere in grado di lavorare con.

• Una richiesta di proposta, come sopra indicato, annuncia un progetto specifico che è pianificato e sollecita appaltatori in grado di portare a termine il lavoro.

• Una richiesta di preventivo (RFQ) è una sollecitazione inviata a un numero di fornitori che cercano offerte per un contratto per la fornitura di prodotti o servizi specifici. La richiesta deve specificare la qualità e la quantità necessarie, e le tempistiche desiderate dall'azienda o dall'organizzazione.

• Una richiesta di informazioni (RFI) è una sollecitazione ai fornitori per informazioni scritte sui prodotti e servizi che possono fornire. Potrebbe essere utilizzato per raccogliere informazioni per un database di fornitori per riferimenti futuri.

Esempio di una richiesta di offerta

Supponiamo, ad esempio, che l'Amministrazione federale delle ferrovie emetta una richiesta di proposte per finanziare, progettare, costruire, gestire e mantenere un sistema ferroviario ad alta velocità.

Gli interessati presentano proposte rispondenti ai requisiti indicati nel documento. Sulla base delle proposte pervenute entro i termini, il Dipartimento dei Trasporti istituisce commissioni per l'ulteriore revisione e sviluppo delle proposte.

Il DOT sceglie la proposta più aderente ai suoi obiettivi e assume l'azienda per l'esecuzione dei lavori.

Uno sguardo a una RFP dettagliata

Questa richiesta di offerta di esempio di Chesapeake Bay Trust mostra un livello di dettaglio appropriato necessario per una richiesta di successo. La proposta descrive il progetto, fornisce una panoramica dell'organizzazione, definisce gli obiettivi per i servizi che sta perseguendo e spiega come verranno valutate le proposte. Comunica il formato previsto, i limiti di budget e i requisiti di scadenza.

La RFP include anche una serie di documenti giustificativi e reperti per chiarire ulteriormente ciò che il trust sta cercando. Questo non solo aiuta a definire l'ambito dei servizi perseguiti, ma aiuta le aziende interessate a valutare orari, logistica e prezzi.

Altri esempi possono essere trovati tramite TechSoup, un sito che fornisce una libreria di informazioni pratiche e RFP di esempio per le organizzazioni non profit.

La linea di fondo

La RFP definisce il progetto, per l'azienda che lo emette e per le aziende che vi rispondono. Una richiesta di proposta ben scritta trasmette l'intenzione alla base della proposta e garantisce che il risultato finale soddisfi le aspettative.

Garantisce inoltre un processo aperto. Idealmente, risponderanno più offerenti. Questo dà all'organizzazione l'opportunità di studiare una varietà di approcci e prezzi e scegliere quello che meglio soddisfa le sue esigenze.

Mette in risalto

• La RFP definisce il progetto, per l'azienda che lo emette e per le aziende che vi rispondono.

• Una richiesta di proposta (RFP) è un annuncio di progetto pubblicato pubblicamente da un'organizzazione che indica che si cercano offerte per gli appaltatori per completare il progetto.

• Le richieste di offerta sono utilizzate dalla maggior parte delle agenzie governative e da molte aziende e organizzazioni private.

• La RFP descrive il progetto, i suoi obiettivi e l'organizzazione che lo sta sponsorizzando e delinea il processo di offerta e i termini del contratto.

• L'alternativa è un processo meno formale che potrebbe non riuscire a identificare il miglior fornitore e il miglior piano per realizzare un progetto.

FAQ

Quali sono i requisiti RFP?

Una richiesta di offerta deve descrivere e definire il progetto in modo sufficientemente dettagliato per attirare risposte valide. Il potenziale offerente dovrebbe essere in grado di comprendere la natura dell'attività e gli obiettivi che desidera raggiungere con il progetto. Il progetto deve essere definito in modo sufficientemente dettagliato affinché l'offerente ne comprenda chiaramente la portata e tutti i prodotti e servizi che devono essere forniti per realizzarlo. Anche il formato delle proposte attese deve essere dettagliato. Sono necessarie risposte uniformi per confrontare e contrastare le offerte. Le richieste di offerta seguono un formato abbastanza rigido, sebbene tale formato possa variare tra le agenzie e le aziende che le preparano. Questo campione dell'RTI International nella Carolina del Nord mostra gli elementi di una tipica RFP che includono un'introduzione e un background, una descrizione dei risultati finali e informazioni sui criteri di selezione.

Cosa significa RFP?

Una richiesta di proposta (RFP) è una richiesta aperta di offerte per completare un nuovo progetto proposto dall'azienda o da un'altra organizzazione che lo emette. Ha lo scopo di aprire la concorrenza e incoraggiare una varietà di proposte alternative che potrebbero essere prese in considerazione dai pianificatori del progetto.

Qual è la differenza tra RFP e RFQ?

Supponiamo che un negozio di ferramenta stia ampliando il suo reparto di forniture per il giardinaggio e abbia bisogno di trovare i fornitori necessari per riempire i suoi scaffali. Potrebbe inviare una richiesta di preventivo (RFQ) a un numero di potenziali fornitori di prodotti per il giardinaggio. Le risposte le consentiranno di stabilire un rapporto con uno o più fornitori della quantità e qualità dei beni di cui ha bisogno, a un prezzo stabilito. Quando un'azienda o altra organizzazione invia una richiesta di offerta sa esattamente di cosa ha bisogno e sta cercando il miglior fornitore o fornitori. Una richiesta di offerta è un processo più aperto. L'azienda o l'organizzazione è alla ricerca di appaltatori qualificati per realizzare un nuovo progetto. Il progetto e i suoi obiettivi sono definiti in dettaglio ma c'è spazio per la creatività nelle risposte. Ad esempio, una richiesta di offerta per un parco per bambini potrebbe consentire all'appaltatore di proporre la disposizione precisa, le attrezzature e i servizi che il parco potrebbe contenere.

Cosa succede dopo la richiesta di offerta?

La RFP è seguita dal Ps. Le proposte sono sottoposte a revisione. A seconda delle dimensioni e della portata del progetto, questa revisione può essere un processo a più livelli che coinvolge un numero di comitati. Le agenzie governative, in particolare, non sono note per muoversi agilmente. Per quanto tempo ci vorrà, il processo di revisione viene utilizzato per restringere le proposte a pochi finalisti a cui potrebbe essere chiesto di fornire ulteriori informazioni in vista di una selezione finale e di una data di inizio per il progetto.

Quando useresti una richiesta di offerta?

Le aziende grandi e piccole tendono ad avere risorse appena sufficienti per mantenere le operazioni correnti. Se vogliono intraprendere un nuovo progetto non hanno né le risorse né l'esperienza a disposizione per aggiungerlo al carico di lavoro. In questi casi, la richiesta di offerta offre all'azienda un modo efficiente per reclutare le competenze necessarie per portare a termine il progetto.