Lähetyskirje
Mikä on rahalähetyskirje?
Rahalähetyskirje on asiakirja, jonka asiakas, joka on usein rahoituslaitos tai muun tyyppinen yritys, lähettää velkojalle tai toimittajalle maksun mukana, jossa selitetään lyhyesti maksun tarkoitus, jotta asiakkaan tiliä hyvitetään oikein.
Lähetyskirjettä voidaan kutsua myös laskun lähetyskopioksi, koska se sisältää tyypillisesti pitkälti samat tiedot kuin lasku, kuten asiakkaan tilinumeron ja laskun numeron. Rahalähetyskirjeitä voidaan käyttää myös silloin, kun asiakkaalla ei ole täydellistä tiliä yrityksessä tai toimittajassa.
Rahalähetyskirjeiden ymmärtäminen
Rahalähetykset ovat maksuja, jotka lähetetään osapuolelta toiselle, yleensä asiakkaalta myyjälle tai toimittajalle. Rahalähetykset voidaan lähettää sähköisellä maksulla, pankkisiirrolla tai sekillä. Vaikka rahalähetyksiä käytetään liiketoiminnassa, ne viittaavat myös perheenjäsenten suorittamiin maksuihin, jotka lähetetään henkilön kotimaahan.
Toimittajalle lähetetään lähetyskirje, jossa ilmoitetaan asiakkaan suorittamasta maksusta. Yleensä sekki on kirjeen mukana. Rahalähetyskirje voidaan kuitenkin lähettää myös itse – tai ilman shekkiä – ilmoittamalla yritykselle, että maksu on suoritettu muulla tavalla, kuten pankkisiirrolla. Lähetyskirje on vain maksua suorittavan asiakkaan ilmoitus toimittajalle tai yritykselle, että lasku tai saldo on maksettu.
Rahalähetyskirje ei kuitenkaan ole todiste maksusta, eikä se myöskään todista, että oheinen sekki on selvitetty asianmukaisesti asiakkaan pankin kautta. Toisin sanoen kirje ei osoita, että asiakkaan pankkitilillä oli riittävästi varoja saldon maksamiseen. Lähetyskirje lähetetään asiakkaan toimesta, jotta maksu voidaan käsitellä asianmukaisesti ja lasku merkitään maksetuksi.
Asiakkaat voivat käyttää välityskirjettä tilanteissa, joissa mukana ei ole laskua tai laskua. Jos lasku oli olemassa, asiakkaan tulee liittää mukaan kopio laskusta tai liittää laskun tiedot lähetyskirjeeseen. Asiakkaan tulee myös sisällyttää kaikki muut erityiset tiedot, jotka hänen mielestään auttaisivat toimittajaa tai myyjää hyvittämään maksun asianmukaisesti.
Lähetyskirje sisältää yleensä seuraavat tiedot:
Päivämäärä
Asiakkaan nimi
Asiakkaan osoite
Myyjän tiedot, kuten yrityksen nimi ja osoite
Erääntyvä saldo tai laskun summa
Eräpäivä
Laskun numero
Maksutapa, kuten shekki
Rahalähetyskuitti
Yleensä lähetyskirjettä ei tarvita, jos laskussa on lähetyskuitti, joka on laskun rei'itetty osa, joka voidaan revitä pois ja lähettää asiakkaan maksun mukana.
Maksukuitti auttaa toimittajaa käsittelemään maksun tehokkaammin, koska asiakkaan velka voidaan kohdistaa oheiseen maksuun. Tämän seurauksena asiakkaan velka voidaan tyhjentää tai merkitä maksetuksi.
Maksukuitti, kuten rahalähetyskirje, auttaa varmistamaan, että asiakkaan tili hyvitetään oikein ja toimittaja tai luotonantaja pitää kirjansa oikein.
Kohokohdat
Lähetyskirjeet toimivat ilmoituksena laskun ja saldon maksamisesta.
Lähetyskirjeissä voi olla päivämäärä, asiakkaan nimi, osoite ja tilinumero, laskun numero ja eräpäivä sekä eräpäivä.
Yleensä asiakas lähettää toimittajalle lähetyskirjeen ilmoittaakseen maksun suorittamisesta.
