خطاب التحويل
ما هو خطاب التحويل؟
خطاب التحويل هو مستند يرسله العميل ، والذي غالبًا ما يكون مؤسسة مالية أو نوعًا آخر من الشركات ، إلى الدائن أو المورد مع الدفع لشرح باختصار الغرض من الدفع بحيث يتم قيد حساب العميل بشكل صحيح.
يمكن أيضًا الإشارة إلى خطاب التحويل كنسخة تحويل من الفاتورة نظرًا لأنه يحتوي عادةً على الكثير من نفس المعلومات الموجودة في الفاتورة ، مثل رقم حساب العميل ورقم الفاتورة. يمكن أيضًا استخدام خطابات التحويل عندما لا يكون لدى العميل حساب كامل مع الشركة أو المورد.
فهم خطابات التحويل
الحوالات عبارة عن مدفوعات يتم إرسالها من طرف إلى آخر ، وعادةً ما يتم إرسالها من العميل إلى البائع أو المورد. يمكن إرسال الحوالات عبر الدفع الإلكتروني أو التحويل البنكي أو الشيك. على الرغم من استخدام التحويلات في الأعمال التجارية ، إلا أنها تشير أيضًا إلى المدفوعات التي يرسلها أفراد العائلة إلى موطن الشخص الأصلي.
يتم إرسال خطاب تحويل إلى المورد لإبلاغه بالدفع الذي يقوم به العميل. عادة ، يتم إرفاق الشيك بالحرف. ومع ذلك ، يمكن أيضًا إرسال خطاب تحويل من تلقاء نفسه - أو بدون شيك - لإبلاغ الشركة بأن السداد قد تم عبر طريقة أخرى ، مثل التحويل الإلكتروني. خطاب التحويل هو مجرد إشعار من العميل يقوم بالدفع للمورد أو الشركة بأن الفاتورة أو الرصيد المستحق قد تم دفعه.
ومع ذلك ، فإن خطاب التحويل ليس دليلاً على الدفع ، كما أنه لا يثبت أن الشيك المرفق تمت مقاصته بشكل صحيح من خلال بنك العميل. بمعنى آخر ، لا تثبت الرسالة وجود أموال كافية في الحساب المصرفي للعميل لدفع الرصيد. يتم إرسال خطاب التحويل من قبل العميل بحيث يمكن معالجة الدفع بشكل صحيح وتمييز الفاتورة على أنها مدفوعة.
قد يستخدم العملاء خطاب تحويل في الحالات التي لا توجد فيها فاتورة أو فاتورة مصاحبة. إذا كانت هناك فاتورة ، يجب على العملاء إرفاق نسخة من الفاتورة أو تضمين المعلومات من الفاتورة في خطاب التحويل. يجب على العميل أيضًا تضمين أي معلومات محددة أخرى يشعر أنها ستكون مفيدة للمورد أو البائع في إيداع الدفعة بشكل مناسب.
يحتوي خطاب التحويل عادةً على المعلومات التالية:
تاريخ
اسم العميل
عنوان العميل
معلومات البائع ، مثل اسم الشركة وعنوانها
الرصيد المستحق أو مبلغ الفاتورة
تاريخ الاستحقاق
رقم الفاتورة
طريقة الدفع مثل الشيك
قسيمة التحويل
عادةً ، لا تكون هناك حاجة إلى خطاب تحويل إذا كانت الفاتورة تحتوي على إيصال تحويل ، وهو جزء مثقوب من الفاتورة يمكن تمزيقه وإرساله مع دفع العميل.
تساعد قسيمة التحويل المورد على معالجة الدفع بشكل أكثر كفاءة حيث يمكن مطابقة الرصيد المستحق على العميل مع الدفعة المرفقة. نتيجة لذلك ، يمكن تصفية الرصيد المستحق على العميل أو تمييزه على أنه مدفوع.
تساعد قسيمة التحويل ، مثل خطاب التحويل ، في ضمان إضافة رصيد لحساب العميل بشكل صحيح وأن المورد أو الدائن يحافظ على دفاتره دقيقة.
يسلط الضوء
تعتبر رسائل التحويل بمثابة إشعار بسداد الفاتورة والرصيد.
قد تحتوي خطابات التحويل على التاريخ واسم العميل وعنوانه ورقم الحساب ورقم الفاتورة والمبلغ المستحق وكذلك تاريخ الاستحقاق.
عادةً ما يتم إرسال خطاب التحويل من قبل العميل إلى المورد لإبلاغه بالدفع الذي يتم إجراؤه.
