Tarjouspyyntö (RFQ)
Mikä on tarjouspyyntö (RFQ)?
Tarjouspyyntö (RFQ), joka tunnetaan myös nimellä Invitation for bid (IFB), on prosessi, jossa yritys pyytää valikoituja tavarantoimittajia ja urakoitsijoita toimittamaan hintatarjouksia ja tarjouksia mahdollisuudesta suorittaa tiettyjä tehtäviä tai projekteja. Tarjouspyyntöprosessi on erityisen tärkeä yrityksille, jotka tarvitsevat jatkuvan tietyn määrän vakiotuotteita. Yritykset voivat lähettää tarjouspyyntöjä yksin tai ennen tarjouspyyntöä (RFP).
Kuinka tarjouspyynnöt toimivat
Tarjouspyyntö on yleensä ensimmäinen vaihe tarjouspyynnön (RFP) lähettämisessä. Nämä kaksi asiakirjaa ovat samankaltaisia, koska ne sisältävät tiedot projektista tai tarvittavista palveluista, mutta tarjouspyynnöt pyytävät yleensä kattavampaa hintatarjousta. Lisäksi yritykset suunnittelevat yleensä tarjouspyyntöjä geneerisille tuotteille, joissa tarvittava määrä tiedetään, ja tarjouspyynnöt ovat ainutlaatuisia, kapean alan projekteja, joissa määriä ja teknisiä tietoja ei tunneta.
Hinnoittelun lisäksi tarjouspyyntöihin voi sisältyä yksityiskohtia, kuten maksuehtoja, tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa yrityksen tarjouksen valintaan, toimitusten määräaikaan ja vastaavia. Valtion virasto,. joka haluaa ostaa esimerkiksi 500 tietokonetta tietyllä kiintolevyn koossa ja käsittelynopeudella, lähettäisi tarjouspyynnön useille toimittajille mahdollisina tarjoajina.
Koska tarjouspyyntömuoto on yhtenäinen tietyn yrityksen sisällä, tarjouspyyntöjen tullessa takaisin hintatarjousten kera, tarjouspyyntöyritys voi verrata niitä helposti. Tyypillisesti tarjouspyyntöprosessi koostuu neljästä osasta: valmisteluvaihe, käsittelyvaihe, myöntämisvaihe ja päätösvaihe. Yritys tekee sopimuksen yleensä sen myyjän kanssa, joka täyttää vähimmäisvaatimukset ja tekee halvimman tarjouksen.
Erityisiä huomioita
Tarjouspyynnöt eivät ole julkisia ilmoituksia. Koska tilausyritys lähettää tarjouspyyntöjä vain yrityksille, joihin se luottaa, sen ei tarvitse laatia pitkiä hankintadokumentaatioita. Lisäksi, toisin kuin julkisessa tarjouspyynnössä, yritys voi saada takaisin vain pyytämänsä määrän tarjouksia, mikä myös säästää aikaa.
Tarjouspyynnön käyttäminen vähentää tavaroiden tai palvelujen hankkimiseen tarvittavaa aikaa. Se tarjoaa myös tietyn turvallisuuden, koska yritys saa tarjouksia vain mieltymyksiltä. Toisaalta, koska tarjouspyynnöt vähentävät kilpailua, yritys voi jäädä halvimman saatavilla olevan hinnan saamatta tai uusien laadukkaiden toimittajien oppimista.
Kun yritys saa tarjouksen vastauksena tarjouspyyntöön, se ei ole tarjous tai sitova sopimus. Asianajaja tarjoaa työtä valitsemalleen myyjälle lähettämällä sille ostotilauksen, joka on käytännössä sopimus, jossa määritellään työn ehdot. Kun myyjä hyväksyy ja allekirjoittaa ostotilauksen, sopimus alkaa.
Kohokohdat
Yritys lähettää tarjouspyynnön yleensä, kun vakiotuotteen määrä on tiedossa ja tarpeet jatkuvat.
Tarjouspyyntö voidaan lähettää yksin tai yhdessä tarjouspyynnön (RFP) kanssa.
Tarjouspyynnöt eivät luo ei-toivottuja tarjouksia, koska yritykset kohdistavat kohteen tiettyihin toimittajiin ja urakoitsijoihin.
Tarjouspyyntö (RFQ) on liiketoimintaprosessi, jossa yritys pyytää tarjouksia valituilta toimittajilta ja urakoitsijoilta tiettyä tehtävää tai projektia varten.
