Forespørsel om tilbud (RFQ)
Hva er en forespørsel om tilbud (RFQ)?
En forespørsel om tilbud (RFQ), også kjent som en invitasjon til bud (IFB), er en prosess der et selskap ber utvalgte leverandører og entreprenører til å sende inn pristilbud og bud for muligheten til å oppfylle visse oppgaver eller prosjekter. RFQ-prosessen er spesielt viktig for virksomheter som trenger en konsistent forsyning av et spesifikt antall standardprodukter. Bedrifter kan sende tilbud alene eller før en forespørsel om forslag (RFP).
Hvordan forespørsler om et tilbud fungerer
En RFQ er vanligvis det første trinnet i å sende inn en forespørsel om forslag (RFP). Disse to dokumentene er like ettersom de gir detaljer om prosjektet eller tjenestene som kreves, men tilbudsforespørseler ber vanligvis om et mer omfattende pristilbud. Bedrifter designer vanligvis tilbudsforespørsel for generiske produkter der mengden som trengs er kjent, og tilbudsforespørsel er for unike nisjeprosjekter der mengder og spesifikasjoner er ukjente.
I tillegg til prissetting kan tilbudsforespørselen inkludere detaljer som betalingsbetingelser, faktorer som kan påvirke et selskaps budvalg, innsendingsfrist og lignende. Et statlig organ som ønsker å kjøpe 500 datamaskiner med en bestemt harddiskstørrelse og prosesseringshastighet, vil for eksempel sende en tilbudsforespørsel til flere leverandører som potensielle budgivere.
Fordi tilbudsforespørselsformatet er enhetlig i et gitt selskap, når tilbudsforespørselen kommer tilbake med prisantydninger, kan det anmodende selskapet enkelt sammenligne dem. Vanligvis består en RFQ-prosess av fire seksjoner: forberedelsesfasen, behandlingsfasen, tildelingsfasen og avslutningsfasen. Selskapet vil generelt tildele kontrakten til den leverandøren som oppfyller minimumskvalifiseringskriteriene og presenterer det laveste budet.
Spesielle hensyn
Forespørsler er ikke offentlige kunngjøringer. Fordi det anmodende selskapet bare sender tilbudsforespørseler til virksomheter som det stoler på, trenger det ikke utarbeide langvarig anskaffelsesdokumentasjon. I motsetning til en offentlig oppfordring kan et selskap kun få tilbake det antallet bud det har bedt om, noe som også sparer tid.
Bruk av en tilbudsforespørsel reduserer tiden det tar å skaffe varer eller tjenester. Det gir også en viss grad av sikkerhet ettersom et selskap kun mottar bud fra leverandører det foretrekker. På den annen side, fordi tilbudsforespørsel reduserer mengden konkurranse, kan et selskap gå glipp av å motta den laveste tilgjengelige prisen eller lære om nye leverandører av høy kvalitet.
Når et selskap mottar et tilbud som svar på en RFQ, er det ikke et tilbud eller en bindende kontrakt. Advokaten vil tilby jobben til den valgte leverandøren ved å sende den en kjøpsordre, som i realiteten er en kontrakt som spesifiserer vilkårene og betingelsene for arbeidet. Når en leverandør godtar og signerer innkjøpsordren, begynner kontrakten.
Høydepunkter
En bedrift sender vanligvis en tilbudsforespørsel når mengden for et standardprodukt er kjent og behovene pågår.
En RFQ kan sendes alene eller sammen med en forespørsel om forslag (RFP).
Anbudsforespørsel genererer ikke uønskede bud og tilbud ettersom bedrifter retter seg mot spesifikke leverandører og entreprenører.
En forespørsel om et tilbud (RFQ) er en forretningsprosess der en virksomhet ber om tilbud fra utvalgte leverandører og entreprenører for en spesifikk oppgave eller prosjekt.
