فاتورة
ما هي الفاتورة؟
الفاتورة هي مستند تجاري مختوم زمنيًا يفصل ويسجل معاملة بين المشتري والبائع. إذا تم شراء سلع أو خدمات عن طريق الائتمان ، فعادة ما تحدد الفاتورة شروط الصفقة وتوفر معلومات عن طرق الدفع المتاحة.
قد تتضمن أنواع الفواتير إيصالًا ورقيًا أو فاتورة بيع أو إشعار خصم أو فاتورة مبيعات أو سجل إلكتروني عبر الإنترنت.
أساسيات الفاتورة
يجب أن تذكر الفاتورة أنها فاتورة على وجه الفاتورة. عادةً ما يكون له معرف فريد يسمى رقم الفاتورة وهو مفيد للمرجع الداخلي والخارجي. تحتوي الفاتورة عادةً على معلومات الاتصال الخاصة بالبائع أو مزود الخدمة في حالة وجود خطأ يتعلق بالفواتير.
قد يتم تحديد شروط الدفع في الفاتورة ، بالإضافة إلى المعلومات المتعلقة بأي خصومات أو تفاصيل الدفع المبكر أو رسوم التمويل المقررة للدفعات المتأخرة. كما يعرض أيضًا تكلفة الوحدة لعنصر ، وإجمالي الوحدات المشتراة ، والشحن ، والمناولة ، والشحن ، ورسوم الضرائب المرتبطة ، ويحدد المبلغ الإجمالي المستحق.
قد تختار الشركات ببساطة إرسال بيان نهاية الشهر كفاتورة لجميع المعاملات المعلقة. إذا كانت هذه هي الحالة ، يجب أن يشير البيان إلى أنه لن يتم إرسال أي فواتير لاحقة. تاريخيًا ، تم تسجيل الفواتير على الورق ، وغالبًا ما يتم إنشاء نسخ متعددة بحيث يكون لكل من المشتري والبائع سجل للمعاملة لسجلاتهما الخاصة. في الوقت الحالي ، تعتبر الفواتير التي يتم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر شائعة جدًا. يمكن طباعتها على الورق عند الطلب أو إرسالها بالبريد الإلكتروني إلى أطراف المعاملة. تتيح السجلات الإلكترونية أيضًا سهولة البحث والفرز عن معاملات معينة أو تواريخ محددة.
الفاتورة المبدئية هي فاتورة بيع أولية تُرسل إلى المشترين قبل الشحن أو تسليم البضائع. ستصف الفاتورة عادةً العناصر المشتراة ومعلومات مهمة أخرى مثل وزن الشحن ورسوم النقل. غالبًا ما تلعب الفواتير المبدئية دورًا في المعاملات الدولية ، خاصةً للأغراض الجمركية على الواردات.
الفاتورة المبدئية هي اتفاقية ملزمة ، على الرغم من أن شروط البيع عرضة للتغيير.
أهمية تاريخ الفاتورة
يمثل تاريخ الفاتورة الوقت والتاريخ اللذين تم ختمهما بالوقت والتاريخ الذي تم فيه إصدار فاتورة للبضائع وتسجيل المعاملة رسميًا. لذلك ، يحتوي تاريخ الفاتورة على معلومات أساسية تتعلق بالدفع ، حيث أنه يحدد مدة الائتمان وتاريخ استحقاق الفاتورة. هذا مهم بشكل خاص للكيانات التي تقدم ائتمانًا ، مثل صافي 30. يكون تاريخ الاستحقاق الفعلي للفاتورة عادةً بعد 30 يومًا من تاريخ الفاتورة. وبالمثل ، تقدم الشركات للعملاء خيار إرجاع العناصر عادةً ما يكون لها موعد نهائي بناءً على عدد معين من الأيام منذ إثبات الشراء ، كما هو موضح في الفاتورة.
الفواتير الإلكترونية
منذ ظهور عصر الكمبيوتر ، وجد الأفراد والشركات أنه من الأسهل الاعتماد على الفواتير الإلكترونية كبديل للمستندات الورقية. الفواتير الإلكترونية ، أو الفواتير الإلكترونية ، هي شكل من أشكال الفوترة الإلكترونية لإنشاء المستندات المتعلقة بالمعاملات وتخزينها ومراقبتها بين الأطراف والتأكد من الوفاء بشروط اتفاقياتهم.
قد تتضمن هذه المستندات الإلكترونية الفواتير والإيصالات وأوامر الشراء وإشعارات الخصم والائتمان وشروط وتعليمات الدفع وإيصالات التحويل. تُرسل الفواتير الرقمية عادةً عبر البريد الإلكتروني أو صفحة الويب أو التطبيق. تشمل المزايا ما يلي:
الديمومة ومقاومة الضرر المادي
سهولة البحث والفرز عن أسماء أو مصطلحات أو تواريخ محددة
زيادة قابلية التدقيق
القدرة على الطباعة أو النسخ عند الطلب
القدرة على جمع البيانات وذكاء الأعمال
التقليل من استخدام الورق
تتضمن الفواتير الإلكترونية العديد من التقنيات وخيارات الإدخال وتستخدم كمصطلح عام لوصف أي طريقة يتم من خلالها تقديم الفاتورة إلكترونيًا إلى العميل للدفع. تم تطوير العديد من معايير الفوترة الإلكترونية ، مثل EDIFACT و UBL ، في جميع أنحاء العالم لتسهيل الاعتماد والكفاءة.
الفواتير وحسابات الدفع
تتبع الفواتير بيع منتج لأغراض مراقبة المخزون والمحاسبة والضرائب ، مما يساعد على تتبع الحسابات المستحقة الدفع والالتزامات المماثلة المستحقة. تقوم العديد من الشركات بشحن المنتج وتتوقع الدفع في تاريخ لاحق ، وبالتالي يصبح المبلغ الإجمالي المستحق حسابًا مستحق الدفع للمشتري وحساب مستحق للبائع.
يتم إرسال فواتير العصر الحديث إلكترونيًا ، بدلاً من أن تكون ورقية. في حالة فقدان الفاتورة ، يجوز للمشتري طلب نسخة من البائع. يمثل استخدام الفاتورة وجود ائتمان ، حيث أرسل البائع منتجًا أو قدم خدمة دون تلقي النقد مقدمًا.
تختلف الفواتير عن أوامر الشراء ، التي يتم إنشاؤها قبل أن يطلب العميل سلعة أو خدمة.
الفواتير والضوابط الداخلية
الفواتير عنصر حاسم في الضوابط المحاسبية الداخلية. يجب الموافقة على الرسوم على الفاتورة من قبل موظفي الإدارة المسؤولة. بدلاً من ذلك ، تتم مطابقة الفاتورة بأمر الشراء ، وعند تسوية المعلومات ، يتم الدفع للحركات المعتمدة. تضمن شركة تدقيق الحسابات إدخال الفواتير في الفترة المحاسبية المناسبة عند اختبار قطع المصروفات.
يسلط الضوء
يجب الموافقة على الرسوم الموجودة في الفاتورة من قبل موظفي الإدارة المسؤولة.
الفواتير عنصر حاسم في الضوابط المحاسبية الداخلية ومراجعة الحسابات.
تحدد الفواتير بشكل عام شروط الدفع وتكاليف الوحدة والشحن والمناولة وأي شروط أخرى محددة أثناء المعاملة.
الفاتورة هي مستند يحتفظ بسجل لمعاملة بين المشتري والبائع ، مثل إيصال ورقي من متجر أو سجل عبر الإنترنت من تاجر إلكتروني.
