Allocation en espèces
Qu'est-ce qu'une allocation en espèces ?
En comptabilité financière, une allocation en espèces fait référence à une dépense qui est remboursée immédiatement en espèces, au lieu d'être remboursée ultérieurement. Les employeurs accordent généralement aux employés des indemnités en espèces pour couvrir les frais accessoires et les coûts des dépenses liées au travail, telles que les repas, le logement, le nettoyage à sec et les fournitures de bureau.
Les allocations en espèces peuvent également faire référence à une incitation initiale qu'un concessionnaire automobile utilise pour vendre des voitures. Alternativement, il peut faire référence à une somme d'argent nominale versée par les parents à leurs enfants pour l'accomplissement de diverses tâches ou tâches ménagères.
Comprendre les allocations en espèces
Un exemple courant d'allocation en espèces est l'utilisation d'un compte de petite caisse. Ce fonds est une petite somme d'argent en caisse utilisée pour payer des dépenses trop petites pour mériter d'écrire un chèque. Un fonds de petite caisse est pratique pour les petites transactions telles que les repas, les fournitures de bureau, l'affranchissement, etc. Il peut y avoir un tiroir ou une boîte de petite caisse dans chaque département pour les grandes entreprises.
Une autre allocation en espèces courante est une dépense journalière. Les entreprises qui fournissent une indemnité journalière en espèces peuvent l'appeler un per diem, qui se traduit par «par jour» en latin. Par exemple, une entreprise peut verser à un responsable du marketing une indemnité journalière chaque fois qu'il se rend dans un bureau régional pour former un nouveau membre du personnel.
Si vous voyagez pour affaires ou avez des employés qui voyagent, il est important de comprendre les indemnités journalières, qui offrent une alternative au remboursement basé sur des relevés de dépenses détaillés et nécessitent une comptabilité moins élaborée.
En règle générale, les allocations en espèces sont considérées comme un revenu imposable pour l'employé, au même titre que les salaires et traitements. L'employé peut alors déduire ses dépenses liées à l'emploi de l'augmentation de son revenu.
Par exemple, si un employé reçoit une allocation annuelle en espèces de 10 000 $ pour des dépenses liées au travail en plus d'un salaire annuel de 75 000 $, son revenu imposable serait de 85 000 $ (75 000 $ + 10 000 $). L'employé peut alors déduire les dépenses liées au travail de son revenu de 85 000 $ au moment de l'impôt.
Fixer une allocation en espèces
La fixation d'une allocation en espèces dépend des facteurs suivants :
Temps d'affectation : les entreprises déterminent souvent une allocation en espèces appropriée en fonction de la durée de l'affectation de l'employé. Si un membre du personnel travaille dans un bureau inter-États pendant une semaine, son indemnité peut être basée sur le coût quotidien moyen des taxis, des repas et de l'hébergement multiplié par cinq jours. Par exemple, une dépense quotidienne de 100 $ x cinq jours = une allocation en espèces de 500 $.
Lieu : la ville, l'état ou le pays où l'employé travaille peut déterminer l'allocation en espèces qu'il reçoit. Par exemple, une entreprise offrirait généralement une allocation en espèces plus élevée au personnel travaillant à New York qu'aux employés travaillant à Kansas City en raison du coût de la vie plus élevé à New York.
Taux journalier fédéral : les entreprises peuvent utiliser le taux journalier fédéral comme référence pour fixer une allocation en espèces. Si les entreprises fixent une allocation égale ou inférieure au taux journalier fédéral et que l'employé remplit une note de frais, l' Internal Revenue Service (IRS) ne la considère pas comme faisant partie du salaire de l'employé.
Allocations en espèces pour voitures neuves
Les concessionnaires automobiles offrent des allocations en espèces pour augmenter le chiffre d'affaires et respecter les quotas de vente. Une allocation en espèces est généralement disponible pour les voitures que le concessionnaire pense ne pas vendre avant six mois ou plus. Du point de vue de l'acheteur, l'allocation en espèces est déduite du prix de détail suggéré de la voiture.
La plupart des allocations en espèces ont une date d'expiration comprise entre un et deux mois, bien que l'incitation puisse être prolongée si le concessionnaire automobile a besoin de plus d'espace pour les modèles plus récents.
Souvent, les acheteurs utilisent une allocation en espèces pour ajouter des fonctionnalités supplémentaires, telles que des vitres teintées ou une mise à niveau vers des sièges en cuir. Avant d'accepter un accord d'allocation en espèces, il est prudent de rechercher le concessionnaire pour s'assurer qu'il n'y a aucun lien avec une activité frauduleuse.
Points forts
Une allocation en espèces peut également faire référence à une incitation utilisée par les concessionnaires automobiles comme contrepartie promotionnelle ou à l'argent versé par les parents à leurs enfants pour l'accomplissement de diverses tâches ou tâches ménagères.
L'établissement d'une allocation en espèces dépend du temps d'affectation, du lieu ou du taux fédéral de l'indemnité journalière.
En règle générale, les allocations en espèces sont considérées comme un revenu imposable pour l'employé, au même titre que les salaires et traitements.
Une allocation en espèces accorde la permission d'utiliser les fonds à des fins professionnelles plutôt que de rembourser les dépenses accumulées à une date ultérieure.
La petite caisse et les indemnités journalières sont des exemples courants d'allocations en espèces utilisées par les entreprises.
