Frais accessoires (IE)

Que sont les frais accessoires (IE) ?

Les dépenses accessoires, également appelées faux frais, sont des pourboires et autres frais ou coûts mineurs encourus en plus du service, de l'article ou de l'événement principal payé dans le cadre des activités commerciales.

Les frais accessoires aux frais de transport, de repas et d'hébergement sont courants lorsqu'un employé voyage pour affaires. Un employé qui prend un taxi de l'aéroport à un hôtel engagera des dépenses pour les taxis et les hôtels et, si c'est la coutume locale, engagera des dépenses accessoires de pourboires au chauffeur de taxi et au personnel de l'hôtel . les coupes de cheveux ou les articles de toilette sont susceptibles d'être classés comme personnels, car ils auraient de toute façon été nécessaires et payés à la maison.

Comprendre les frais accessoires

Les dépenses accessoires et les politiques et procédures qui les régissent sont souvent énoncées dans le manuel de l'employé d'une entreprise. Dans ce document, les frais accessoires seront définis, classés comme professionnels ou personnels, et limités quant à la quantité, la qualité ou le montant en dollars. Ou un taux journalier peut être établi et tous les coûts supérieurs doivent être supportés par l'employé. Les procédures de remboursement de l'entreprise peuvent exiger que les frais accessoires soient payés par les employés de leur poche ou par une carte de crédit ou une petite caisse de l'entreprise.

Les tarifs journaliers sont fixés chaque année par la General Services Administration (GSA) pour les destinations à l'intérieur de la zone continentale des États-Unis ; les tarifs non étrangers (par exemple, Alaska, Hawaï, Porto Rico et Guam) sont fixés par le ministère de la Défense et les tarifs étrangers (partout en dehors des États-Unis et de ses territoires) sont établis par le département d'État .

Ces procédures devraient faciliter le suivi des frais accessoires à des fins comptables et fiscales. Les employés doivent tenir des registres détaillés de chaque achat. Les employés doivent résumer ces enregistrements dans un rapport de dépenses étayé par des reçus réels attestant le paiement et les soumettre à l'entreprise. Les frais accessoires payés par les fonds personnels des employés devraient être remboursés par des chèques autonomes afin qu'il soit clair que les paiements sont des remboursements et non des revenus pour les employés.

Repas et faux frais

Les frais accessoires sont déductibles, sous réserve de la limite de 50 % lorsqu'ils sont payés sans remboursement dans le cadre d'un voyage d'affaires, d'un investissement ou d'un bien productif de revenus, ou à des fins éducatives, médicales ou caritatives éligibles .

Cinq méthodes peuvent être utilisées pour calculer les frais de repas et les frais accessoires (M&IE) :

La méthode du coût réel
Méthode d'indemnité de repas standard
L'indemnité journalière de déplacement selon la méthode des plans comptables
Méthode haut-bas
La méthode des frais accessoires seulement.

La disponibilité d'une méthode dépend entièrement des faits et circonstances spécifiques. La première méthode, le coût réel, prévoit un remboursement direct des frais de déplacement justifiés. Les quatre méthodes restantes fournissent des taux journaliers inclusifs pour couvrir les coûts spécifiés.

indemnité de repas standard couvre le coût de tous les repas, le service d'étage, la blanchisserie, le nettoyage à sec et le repassage des vêtements, ainsi que les frais et pourboires pour les personnes qui fournissent des services, tels que les serveurs de nourriture et les bagagistes. le taux journalier fédéral et le haut-bas à un taux établi par l'IRS couvrent tous les repas, l'hébergement et les frais accessoires. Le tarif des faux frais de 5 $ par jour couvre les faux frais et ne peut être utilisé que lorsqu'aucun frais de repas n'a été payé ou engagé et que l'indemnité de repas standard n'a pas été utilisée .

Aux fins de la déduction des repas et des frais accessoires (M&IE), les frais accessoires sont les frais et les pourboires donnés aux porteurs, aux porteurs de bagages, au personnel de l'hôtel et au personnel des navires. Les frais accessoires ne comprennent pas les frais de blanchisserie, de nettoyage et de repassage des vêtements, les taxes d'hébergement, les frais de télégrammes ou d'appels téléphoniques, les transports entre les lieux d'hébergement ou d'affaires et les lieux de prise des repas, ni les frais d'envoi pour le dépôt des bons de voyage et payer les factures de cartes de paiement parrainées par l'employeur .

Traitement fiscal des faux frais

Le traitement fiscal des faux frais payés ou remboursés par les entreprises varie selon le type et le contribuable. D'une manière générale, les frais accessoires peuvent être déductibles s'ils sont accessoires aux dépenses professionnelles ordinaires et nécessaires à leurs activités commerciales respectives, s'ils sont localement habituels et attendus, et s'ils sont d'un montant raisonnable.

Cadeaux d'affaires

Les frais annexes aux frais de cadeaux sont fréquents lorsqu'une entreprise offre des cadeaux à ses clients. Une entreprise qui offre de tels cadeaux engagera des frais accessoires de papier d'emballage, de rubans, d'arcs et de livraison en plus du coût des cadeaux sous-jacents.

Déductibilité des cadeaux d'affaires

Les frais accessoires des cadeaux d'affaires tels que l'emballage cadeau, la gravure, l'emballage, l'envoi, l'assurance ou d'autres frais connexes qui n'ajoutent pas de valeur substantielle au cadeau ne sont pas pris en compte lors du calcul du plafond de déduction pour les cadeaux d'affaires. C'est une bonne chose puisque les déductions pour dons d'entreprise sont limitées à 25 $ par bénéficiaire au cours de chaque année d'imposition. Toute dépense supérieure à 25 $ de tout cadeau offert à un destinataire ne peut être déduite .

Accident ou vol

Les frais accessoires liés au coût des biens endommagés ou volés sont courants lorsqu'une entreprise est victime d'un accident ou d'un vol. Si une usine brûle, l'entreprise qui en est propriétaire devra payer pour réparer ou remplacer l'usine et pourrait également engager des dépenses accessoires telles que des soins médicaux pour des blessures corporelles, des frais de déménagement et de stockage ou un loyer pour un espace d'usine temporaire.

Déductibilité en cas de sinistre ou de vol

Les frais accessoires résultant d'un accident ou d'un vol, tels que les soins médicaux pour blessures corporelles, le logement temporaire, le carburant, le déménagement ou la location de logements temporaires, ne sont pas déductibles en tant que pertes .

Voyages de la Garde Nationale et de la Réserve

Les membres de la Garde nationale et de la Réserve peuvent demander une déduction au-dessus de la ligne du revenu brut jusqu'au taux journalier fédéral pour les repas, l'hébergement et les frais accessoires de voyage de plus de 100 miles avec une nuitée pour assister aux réunions de la Garde ou de la Réserve .

Formulaires de déclaration de revenus pour les faux frais

Les employés déduisent les frais de déplacement liés au travail sur l'annexe A du formulaire 1040, 1040A ou 1040EZ en tant que frais de travail et diverses déductions détaillées soumises à la limite de 2 % de l'AGI. Les membres de la Garde nationale et de la Réserve déclarent les frais de voyage de 100 milles à la ligne 24 du formulaire 1040 en tant que déduction au-dessus de la ligne du revenu brut.

Les travailleurs indépendants déduisent les frais de déplacement liés à l'emploi en tant que dépenses professionnelles sur l'annexe C du formulaire 1040, 1040A ou 1040EZ. Les entreprises, selon la classification de l'entité, déduisent les frais de déplacement en tant que dépenses professionnelles sur le formulaire 1120 ou 1120S ou le formulaire 1065.

FAQ sur les faux frais

Combien les hôtels détiennent-ils sur une carte de crédit pour les faux frais ?

En plus du prix de la chambre, la plupart des hôtels retiennent de 50 à 200 dollars par nuit sur votre carte de crédit pour les frais accessoires. Cette retenue de carte de crédit doit être annulée dans les 24 heures suivant votre départ de l'hôtel. Seul le débit final affectera votre utilisation du crédit ; une retenue de carte de crédit ne le sera pas.

Combien d'argent dois-je prévoir pour les frais accessoires pendant les vacances ?

La General Services Administration, une agence gouvernementale américaine, fournit un guide basé sur la localisation des dépenses d'hébergement et de repas pendant les voyages d'affaires des employés fédéraux. Les entreprises privées ne sont pas obligées d'utiliser ce guide, mais elles peuvent choisir de le faire .

Que sont les coûts accessoires dans la construction ?

Les incidents sont fréquents dans le secteur de la construction. Ils comprennent généralement certaines dépenses liées à l'achat du site, au nivellement ou à l'amélioration du site, au mobilier, à l'équipement, à la machinerie ou aux appareils d'origine, ou aux frais de conception ou juridiques professionnels, aux assurances pendant la construction et aux frais administratifs généraux.

Points forts

Les dépenses accessoires, également appelées faux frais, sont les pourboires et autres frais ou coûts mineurs encourus en plus du service, de l'article ou de l'événement principal payé dans le cadre des activités commerciales.
Les frais accessoires aux frais de transport, de repas et d'hébergement sont courants lorsqu'un employé se déplace pour affaires.
Les frais accessoires et les politiques et procédures qui les régissent sont souvent énoncés dans le manuel de l'employé d'une entreprise.
Les procédures de remboursement de l'entreprise peuvent exiger que les frais accessoires soient payés par les employés de leur poche ou par une carte de crédit ou une petite caisse de l'entreprise.
Les frais accessoires payés par les fonds personnels des employés devraient être remboursés par des chèques autonomes afin qu'il soit clair que les paiements sont des remboursements et non des revenus pour les employés.