Petite caisse
Qu'est-ce que la petite caisse ?
Une petite caisse est une petite somme d'argent de l'entreprise, souvent conservée (par exemple, dans un tiroir ou une boîte verrouillée), pour payer des dépenses mineures ou accessoires,. telles que des fournitures de bureau ou des remboursements d'employés.
Un fonds de petite caisse fera l'objet de rapprochements périodiques, les transactions étant également enregistrées dans les états financiers. Dans les grandes entreprises, chaque département peut avoir sa propre petite caisse.
Comprendre la petite caisse
La petite caisse est pratique pour les petites transactions pour lesquelles l'émission d'un chèque ou d'une carte de crédit d'entreprise est déraisonnable ou inacceptable. La petite somme d'argent qu'une entreprise considère comme petite varie, de nombreuses entreprises conservant entre 100 $ et 500 $ comme fonds de petite caisse. Voici des exemples de transactions pour lesquelles un fonds de petite caisse est utilisé :
Fournitures de bureau
Cartes pour les clients
Fleurs
Payer un déjeuner traiteur pour un petit groupe d'employés
Rembourser un employé pour de petites dépenses liées au travail
petite caisse sont nommés pour superviser le fonds. Les fonctions de garde comprennent généralement l'application des règles et règlements de la petite caisse, la demande de réapprovisionnement et la distribution de fonds.
Exigences pour la petite caisse
L'utilisation d'une petite caisse peut contourner certains contrôles internes. Cependant, la disponibilité de la petite caisse ne signifie pas qu'elle peut être consultée à n'importe quelle fin par n'importe qui. De nombreuses entreprises utilisent des contrôles internes stricts pour gérer le fonds. Souvent, quelques personnes sont autorisées à approuver les débours et ne peuvent le faire que pour les dépenses liées aux activités ou opérations légitimes de l'entreprise.
Un petit caissier peut être chargé d'émettre le chèque pour approvisionner le tiroir de la petite caisse et effectuer les écritures comptables appropriées. Le dépositaire de la petite caisse est chargé de distribuer l'argent et de collecter les reçus pour tous les achats ou toutes les utilisations des fonds. À mesure que le total de la petite caisse diminue, les recettes devraient augmenter et s'ajouter au montant total retiré.
En ayant un caissier de petite caisse et un gardien de petite caisse, le double processus permet de sécuriser les fonds et de garantir que seules les personnes autorisées y ont accès.
Enregistrement de la petite caisse
Lorsqu'un fonds de petite caisse est utilisé, les transactions de petite caisse sont toujours enregistrées dans les états financiers. Aucune écriture comptable n'est effectuée lorsque les achats sont effectués avec la petite caisse, c'est seulement lorsque le dépositaire a besoin de plus d'argent - et en échange des reçus, reçoit de nouveaux fonds - que les écritures de journal sont enregistrées. L' écriture de journal pour donner plus d'argent au dépositaire est un débit au fonds de petite caisse et un crédit à l'argent.
S'il y a une pénurie ou un excédent, une écriture de ligne de journal est enregistrée dans un compte excédent/découvert. Si la petite caisse est épuisée, un crédit est inscrit pour représenter un gain. Si la petite caisse est courte, un débit est inscrit pour représenter une perte. Le compte excédentaire ou à découvert est utilisé pour équilibrer de force le fonds lors du rapprochement.
L'Internal Revenue Service (IRS) recommande de remplir des bordereaux de petite caisse et de les joindre aux reçus pour enregistrer et documenter les dépenses de petite caisse.
Rapprochement de la petite caisse
Le fonds de petite caisse est réconcilié périodiquement pour vérifier que le solde du fonds est correct. En règle générale, lorsque le solde de la petite caisse tombe à un niveau prédéfini, le dépositaire demande de l'argent supplémentaire au caissier. À ce moment, le total de tous les reçus est calculé pour s'assurer qu'il correspond aux fonds décaissés du tiroir de la petite caisse. Si de nouveaux fonds sont nécessaires, le caissier rédige un nouveau chèque pour alimenter le tiroir-caisse et prend, en échange, les reçus des achats qui ont épuisé la caisse.
Le processus de rapprochement garantit que le solde restant du fonds est égal à la différence entre le solde initial moins les frais détaillés sur les reçus et les factures. Si le solde restant est inférieur à ce qu'il devrait être, il y a pénurie. Si le solde restant est supérieur à ce qu'il devrait être, il y a un excédent. Bien qu'il puisse y avoir des écarts mineurs, en cas de déséquilibre, la source de l'écart doit être identifiée et corrigée.
Petite caisse vs encaisse
"Petite caisse" et "encaisse" se ressemblent beaucoup et se chevauchent. Des deux, « encaisse » est le terme le plus générique.
La petite caisse fait spécifiquement référence à l'argent - littéralement, des pièces de monnaie et des billets - qu'une entreprise garde sous la main pour de petites dépenses, généralement parce qu'il est plus facile d'utiliser de l'argent liquide que d'utiliser un chèque ou une carte de crédit.
L'encaisse est toute l'argent disponible dont dispose l'entreprise ou les liquidités. Il peut s'agir d'argent réel, comme des montants que vous n'avez pas encore déposés à la banque ou de petits billets et pièces que vous conservez dans la caisse enregistreuse pour rendre la monnaie aux clients. En ce sens, la différence avec la petite caisse fait référence à l'endroit où vous gardez l'argent et à la façon dont vous l'utilisez - la petite caisse étant davantage destinée aux besoins / dépenses internes des employés, et l'argent en caisse se référant aux fonds reçus de ou d'être remboursé aux clients.
Mais l'encaisse a une signification plus large, en tant que terme comptable. Dans le monde financier, il fait également référence aux actifs très liquides d'une entreprise - fonds en chèques ou autres comptes bancaires, fonds du marché monétaire, titres de créance à court terme ou autres équivalents de trésorerie. Bien qu'il ne s'agisse pas littéralement d'argent liquide, c'est de l'argent auquel on peut accéder facilement et rapidement, c'est pourquoi il est "à portée de main".
En bref : toute petite caisse est une forme d'argent liquide, mais ce n'est pas de l'argent liquide.
Avantages et inconvénients de la petite caisse
La petite caisse a ses avantages. L'argent liquide, dans de nombreux cas, reste le moyen le plus rapide, le plus simple et le plus simple de payer des choses. Cela fonctionne bien pour couvrir de petites dépenses impromptues, comme un pourboire pour l'enfant qui livre des pizzas à la réunion du déjeuner, ou le trajet en taxi pour les employés qui travaillent tard. Cela évite les tracas de rembourser les gens ou de s'attendre à ce qu'ils paient de leur poche pour des articles liés au travail.
La petite caisse peut également fonctionner pour des dépenses fréquentes mais banales, comme du lait pour le réfrigérateur du bureau, des timbres ou des produits de nettoyage.
Bien que cela ne devrait pas être une pratique habituelle, la petite caisse à la rigueur peut être utilisée pour rendre la monnaie aux clients, si la caisse est à court.
En revanche, la commodité de la petite caisse peut également en faire un problème et un risque. L'argent liquide est difficile à sécuriser et impossible à suivre ; il est très facile pour les factures de disparaître sans laisser de trace, même si vous avez établi un système minutieux de reçus ou de pièces justificatives.
Cela nous amène à un autre inconvénient des fonds de petite caisse : leur maintien, la tenue de registres et leur rapprochement régulier impliquent tous un travail supplémentaire pour quelqu'un. Cela peut être une nuisance mineure dans les grandes entreprises avec un directeur de bureau ou un service comptable; pour les petites entreprises, cela pourrait créer un fardeau.
Les transactions commerciales se font de plus en plus sans numéraire, même chez les petits détaillants et les restaurants, où les achats reposent traditionnellement sur des pièces. La petite caisse est devenue un concept dépassé, disent certains critiques. Entre les cartes de crédit, les cartes de débit, les services de paiement comme Venmo ou Paypal, les portefeuilles électroniques et d'autres moyens d'acheter des choses sans contact, il existe de nombreuses alternatives simples comme l'argent liquide, avec les avantages supplémentaires d'être traçables, sécurisés et moins sujets au vol.
L'aspect sécurité est souvent important pour les petites entreprises, qui craignent depuis longtemps que la garde d'argent liquide soit une invitation au crime.
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FAQ sur la petite caisse
Qu'est-ce que la petite caisse et à quoi sert-elle ?
La petite caisse est l'argent qu'une entreprise ou une entreprise garde sous la main pour effectuer de petits paiements, des achats et des remboursements. Qu'elles soient routinières ou inattendues, il s'agit de transactions pour lesquelles la rédaction d'un chèque ou l'utilisation d'une carte de crédit est peu pratique ou incommode.
Pourquoi s'appelle-t-il la petite caisse ?
Le mot anglais "petty" dérive du français petit, qui signifie "petit" ou "petit". De même, "petit" signifie mineur ou insignifiant. Ainsi, la petite caisse fait référence à une petite somme d'argent mise de côté pour des achats insignifiants ou petits, par opposition à des dépenses ou des factures importantes.
L'une des premières utilisations de l'expression provient d'un ouvrage pédagogique sur l'entretien ménager de Benjamin Billingsley, Advice to the women and maidens of London, qui date de 1678.
Qu'est-ce qu'un exemple de petite caisse ?
La petite caisse est généralement conservée dans un tiroir, un coffre-fort ou une grande enveloppe. Les achats de petite caisse typiques comprennent :
Café, bonbons ou collations
Fleurs, cartes d'anniversaire ou autres petits cadeaux
Tarif taxi ou tarif voiture
Petites fournitures de bureau : stylos, gommes, agrafeuses, etc.
Repas traiteur
La petite caisse est-elle un équivalent en espèces ?
Non. La petite caisse est de l'argent réel : des billets et des pièces. Les équivalents de trésorerie sont des titres très liquides et d'autres actifs qui peuvent être facilement convertis en espèces : fonds du marché monétaire, papier commercial ou dette à court terme, comme les bons du Trésor.
Cependant, dans les états financiers des entreprises, la petite caisse est répertoriée dans la section "Trésorerie et équivalents de trésorerie" du bilan. Les deux peuvent donc être regroupés dans ce sens.
Comment équilibrer la petite caisse en comptabilité ?
Chaque fois que vous puisez dans une petite caisse, c'est-à-dire que vous retirez de l'argent, un bordereau ou un bon doit être rempli. Cela agit comme un reçu, enregistrant le montant du retrait, la date, le but et d'autres détails. De plus en plus, ces bordereaux sont électroniques, saisis dans un tableur ou un registre numérique. Mais il peut être utile de conserver également des bordereaux papier, ainsi que les reçus des achats ou des paiements (si possible).
Après un intervalle désigné, généralement à la même heure chaque mois ou chaque semaine, il est temps de concilier ou d'équilibrer le compte du petit fonds. Tout d'abord, notez le montant actuel dans le fonds. Ensuite, soustrayez ce montant du solde de départ. Cette somme est le total retiré du compte pendant cette période.
Ensuite, totalisez le montant de tous les bordereaux en circulation (plus les reçus joints). Ce chiffre doit être le même que la somme retirée que vous avez calculée à partir des soldes de début et de fin du compte. Et le montant d'argent que vous avez dans votre boîte de rangement ou votre tiroir doit être le même que le solde actuel du compte.
S'ils ne correspondent pas, vous devrez rechercher pourquoi : y a-t-il eu une erreur mathématique ? un reçu est-il manquant ou erroné ?
L'équilibrage du compte de petite caisse se produit généralement lorsque le fonds doit être réapprovisionné. Le gardien de la petite caisse apporte tous les bordereaux ou pièces justificatives au comptable, au caissier ou au comptable de l'entreprise. Les reçus de petite caisse sont enregistrés dans le grand livre général de l'entreprise en tant que crédits sur le compte de petite caisse et probablement débits sur plusieurs comptes de dépenses différents. Lorsque la petite caisse est reconstituée, généralement en tirant sur un chèque émis par l'entreprise, elle est enregistrée comme un débit sur le compte de petite caisse et un crédit sur le compte de trésorerie.
L'essentiel
La petite caisse est une petite somme d'argent qui est conservée dans les locaux d'une entreprise ou d'une entreprise pour payer des dépenses et des besoins mineurs, généralement pas plus de quelques centaines de dollars. Bien qu'elle soit facile à comprendre et simple à utiliser, la petite caisse est sujette à des abus, facile à perdre de vue et vulnérable au vol. Certains estiment que dans la société contemporaine, la petite caisse est dépassée : de nombreuses alternatives existent pour les petits achats, plus sûres et tout aussi pratiques.
Points forts
Les inconvénients des fonds de petite caisse comprennent leur vulnérabilité au vol et à l'abus, et la nécessité de les surveiller et de les équilibrer périodiquement.
Dans les grandes entreprises, chaque département peut avoir sa propre petite caisse.
La petite caisse est une somme d'argent nominale facilement accessible pour payer des dépenses trop petites pour mériter d'écrire un chèque ou d'utiliser une carte de crédit.
Un fonds de petite caisse peut être utilisé pour les fournitures de bureau, les cartes pour les clients, les fleurs, le paiement d'un déjeuner traiteur pour les employés ou le remboursement des dépenses des employés.
Les principaux avantages de la petite caisse sont qu'elle est rapide, pratique et facile à comprendre et à utiliser.
