Frais de voyage
Que sont les frais de déplacement ?
Les frais de déplacement sont les coûts associés aux déplacements dans le but d'exercer des activités liées à l'entreprise. Des frais de déplacement raisonnables peuvent généralement être déduits par l'entreprise lorsque les employés engagent des frais lorsqu'ils voyagent loin de chez eux spécifiquement à des fins professionnelles. Ces objectifs commerciaux peuvent inclure des conférences ou des réunions.
Bien que de nombreuses dépenses de voyage puissent être déduites, celles qui sont de nature déraisonnable, somptueuse ou extravagante, ou celles qui sont à des fins personnelles, sont exclues. L' Internal Revenue Service (IRS) considère que les employés voyagent loin de chez eux si leurs obligations professionnelles les obligent à s'absenter de leur "domicile fiscal" (la zone générale où se trouve leur principal lieu d'affaires) beaucoup plus longtemps qu'une journée de travail ordinaire , et ils ont besoin de dormir ou de se reposer pour répondre aux exigences de leur travail pendant leur absence.
Comprendre les frais de déplacement
Des dossiers bien organisés, tels que des reçus, des chèques annulés et d'autres documents à l'appui d'une déduction, peuvent aider les particuliers à se faire rembourser par leur employeur et aider les entreprises à préparer des déclarations de revenus et à répondre aux questions de l'IRS. Des exemples de frais de déplacement peuvent inclure :
Les billets d'avion et l'hébergement dans le but exprès de faire des affaires loin de chez soi
Services de transport tels que taxis, bus ou trains vers l'aéroport ou vers et autour de la destination du voyage
Le coût des repas et des pourboires, le service de nettoyage à sec pour les vêtements et le coût des appels professionnels lors de déplacements professionnels hors du domicile
Le coût de la location d'ordinateurs et d'autres appareils de communication pendant le voyage d'affaires
Les frais de déplacement n'incluent pas les frais de déplacement habituels.
Types de frais de voyage
L'utilisation de son véhicule personnel dans le cadre d'un voyage d'affaires, y compris le kilométrage réel, les péages et les frais de stationnement, peut être incluse dans les frais de déplacement. Le coût d'utilisation des véhicules de location peut également être considéré comme une dépense de voyage, mais uniquement pour la partie commerciale du voyage. Par exemple, si au cours d'un voyage d'affaires, un voyageur rend visite à un membre de sa famille ou à une connaissance, le coût de conduire de l'hôtel pour leur rendre visite ne donnerait pas droit aux déductions pour frais de déplacement .
Les frais de déplacement engagés dans le cadre d'une affectation de travail à durée indéterminée qui dure plus d'un an ne sont pas déductibles aux fins de l'impôt. L'IRS permet à d'autres types de dépenses ordinaires et nécessaires d'être traitées comme liées aux voyages d'affaires à des fins de déduction. Ces dépenses peuvent inclure le transport vers et depuis un repas d'affaires, l'embauche d'un sténographe public, le paiement des frais de location d'ordinateurs liés au voyage et l'expédition des bagages et du matériel d'affichage utilisé pour les présentations d'affaires. Les frais de déplacement peuvent également inclure l'exploitation et l'entretien d'une roulotte dans le cadre du voyage d'affaires .
Points forts
Les frais de déplacement sont les coûts associés aux déplacements dans le cadre de l'exercice d'activités professionnelles.
Seuls les frais de déplacement ordinaires et nécessaires sont déductibles ; les dépenses qui ne sont pas ordinaires et nécessaires, ou qui sont déraisonnables, somptueuses ou extravagantes, ainsi que les frais de déplacement à des fins personnelles, ne sont pas déductibles
L'IRS considère que les employés voyagent loin de chez eux si leurs obligations professionnelles les obligent à s'absenter de leur "domicile fiscal" bien plus longtemps qu'une journée de travail ordinaire.
Les frais de déplacement engagés lors d'une mission de travail à durée indéterminée, qui dure plus d'un an selon l'IRS, ne sont pas déductibles à des fins fiscales.
Des exemples de frais de déplacement comprennent les billets d'avion et d'hébergement, les services de transport, le coût des repas et des pourboires, l'utilisation d'appareils de communication.
