Los gastos de viaje
¿Qué son los gastos de viaje?
Los gastos de viaje son los costos asociados con los viajes con el fin de realizar actividades relacionadas con el negocio. Los gastos de viaje razonables generalmente pueden ser deducidos por la empresa cuando los empleados incurren en costos mientras viajan fuera de casa específicamente por motivos comerciales. Esos fines comerciales pueden incluir conferencias o reuniones.
Si bien se pueden deducir muchos gastos de viaje, se excluyen aquellos que son de naturaleza irrazonable, lujosa o extravagante, o aquellos que son para fines personales. El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) considera que los empleados están viajando fuera de casa si sus obligaciones comerciales requieren que estén fuera de su "domicilio fiscal" (el área general donde se encuentra su lugar principal de negocios) mucho más tiempo que un día normal de trabajo y necesitan dormir o descansar para cumplir con las exigencias de su trabajo mientras están fuera.
Comprender los gastos de viaje
Los registros bien organizados, como recibos, cheques cancelados y otros documentos que respaldan una deducción, pueden ayudar a las personas a obtener un reembolso por parte de su empleador y ayudar a las empresas a preparar declaraciones de impuestos y responder preguntas del IRS. Ejemplos de gastos de viaje pueden incluir:
Pasaje aéreo y alojamiento con el propósito expreso de realizar negocios fuera de casa
Servicios de transporte como taxis, autobuses o trenes al aeropuerto o al destino del viaje y sus alrededores
El costo de las comidas y las propinas, el servicio de tintorería para la ropa y el costo de las llamadas comerciales durante los viajes de negocios fuera de casa
El costo del alquiler de computadoras y otros dispositivos de comunicación durante el viaje de negocios
Los gastos de viaje no incluyen las tarifas regulares de traslado.
Tipos de gastos de viaje
El uso del vehículo personal junto con un viaje de negocios, incluidos el kilometraje real, los peajes y las tarifas de estacionamiento, se pueden incluir como gastos de viaje. El costo de usar vehículos de alquiler también puede contarse como un gasto de viaje, aunque solo para la parte del viaje de uso comercial. Por ejemplo, si en el transcurso de un viaje de negocios, un viajero visitó a un familiar o conocido, el costo de conducir desde el hotel para visitarlos no calificaría para las deducciones de gastos de viaje .
Los gastos de viaje incurridos durante una asignación de trabajo indefinida que dure más de un año no son deducibles para efectos fiscales. El IRS permite que otros tipos de gastos ordinarios y necesarios se traten como relacionados con viajes de negocios a efectos de deducción. Dichos gastos pueden incluir el transporte hacia y desde una comida de negocios, la contratación de un taquígrafo público, el pago de tarifas de alquiler de computadoras relacionadas con el viaje y el envío de equipaje y materiales de exhibición utilizados para presentaciones comerciales. Los gastos de viaje también pueden incluir la operación y el mantenimiento de una casa rodante como parte del viaje de negocios .
Reflejos
Los gastos de viaje son costos asociados con los viajes con el fin de realizar actividades relacionadas con el negocio.
Sólo son deducibles los gastos de viaje ordinarios y necesarios; los gastos que no son ordinarios y necesarios, o que son irrazonables, lujosos o extravagantes, así como los gastos de viaje para fines personales, no son deducibles
El IRS considera que los empleados están viajando fuera de casa si sus obligaciones comerciales requieren que estén fuera de su "hogar fiscal" mucho más tiempo que un día normal de trabajo.
Los gastos de viaje incurridos durante una asignación de trabajo indefinida, que dura más de un año según el IRS, no son deducibles para efectos fiscales.
Ejemplos de gastos de viaje incluyen pasajes aéreos y alojamiento, servicios de transporte, costo de comidas y propinas, uso de dispositivos de comunicación.
