Долговое извещение

Что такое дебетовая записка?

Дебетовая записка — это документ, используемый продавцом для информирования покупателя о текущих долговых обязательствах,. или документ, создаваемый покупателем при возврате товара, полученного в кредит. Дебетовая записка может содержать информацию о предстоящем счете- фактуре или служить напоминанием о средствах, причитающихся в настоящее время. Для возвращенных товаров примечание будет включать общий ожидаемый кредит, перечень возвращенных товаров и причину их возврата.

Как работает дебетовая записка

Дебетовое авизо, также известное как дебетовое авизо,. обычно используется в деловых операциях. Такие транзакции часто включают предоставление кредита, то есть продавец отправляет партию товаров компании до того, как покупатель оплатит расходы. В записке покупателю сообщается, что продавец дебетовал его счет. Хотя реальные товары переходят из рук в руки, реальные деньги не переводятся до тех пор, пока не будет выставлен фактический счет. Вместо этого дебеты и кредиты регистрируются в системе бухгалтерского учета для отслеживания отгруженных запасов и причитающихся платежей.

Дебетовые авизо отделены от счетов-фактур, поскольку они обычно имеют формат писем и могут не требовать немедленной оплаты. Это верно, когда дебетовая записка используется для информирования покупателя о предстоящих долговых обязательствах на основе сумм, которые еще не были официально выставлены в счете-фактуре.

Альтернативные формы дебетовых авизо

Некоторые компании используют дебетовые авизо для выставления счетов за товары, которые не являются их основным бизнесом. Например, если компания сдает в субаренду часть своих складских площадей, она может выписать дебетовую накладную на арендную плату. Дебетовые заметки также могут использоваться для исправления ошибок в счетах-фактурах. Например, если клиент занижает счет в счете, может быть выставлено дебетовое авизо на недостающую сумму, которая должна была быть выставлена.

Помимо формата письма, расходные ордера также могут предоставляться в виде отгрузочных квитанций с полученными товарами. Хотя причитающаяся сумма может быть указана, оплата не ожидается до тех пор, пока покупателю не будет отправлен официальный счет. Это может дать покупателю возможность вернуть товар, если это необходимо, без предварительной оплаты.

Некоторые дебетовые заметки могут быть отправлены в виде информационных открыток, которые служат только напоминанием о долге, накопленном покупателем. Это может быть полезно в тех случаях, когда продавец не уверен, был ли получен или проверен исходный счет. Открытка также может содержать информацию о том, как можно погасить задолженность, например, соответствующую контактную информацию.

Дебетовые заметки как необязательные документы

Не все компании предпочитают отправлять дебетовые авизо покупателям с непогашенными или незавершенными долговыми обязательствами. Как правило, продавец либо считает это стандартной деловой практикой и использует ее в соответствии с внутренними процедурами, либо не использует ее вообще. В некоторых случаях покупатель может запросить документ с информацией, содержащейся в дебетовой записке, для выполнения требований внутреннего учета.

Особенности

• Дебетовая накладная также является документом, создаваемым покупателем при возврате товара, полученного в кредит.

• В случае возвращенных товаров в примечании будет указана сумма кредита, инвентарь возвращенных товаров и причина возврата.

• Дебетовая записка является отдельной от счета-фактуры и информирует покупателя о текущих долговых обязательствах.