借记单

什么是借记单？

借记单是供应商用来通知买方当前债务义务的文件，或者是买方在退回赊账收到的货物时创建的文件。借记单可以提供有关即将开具发票的信息或用作当前到期资金的提醒。对于退回的物品，备注将包括预期信用总额、退回物品的库存以及退回的原因。

借记单，也称为借记通知单，通常用于企业对企业的交易。此类交易通常涉及信贷延期，这意味着供应商在支付买方成本之前将货物发送给公司。该票据告诉买方，卖方已从他们的帐户中扣除。尽管实物正在易手，但在开具实际发票之前不会转移真实货币。相反，借方和贷方记录在会计系统中，以跟踪发货的库存和欠款。

借记单与发票是分开的，因为它们通常采用字母格式，并且可能不需要立即付款。当借方票据用于根据尚未正式开具发票的金额通知买方即将发生的债务义务时，情况就是如此。

一些公司使用借记单为非主要业务的项目开具账单。例如，如果一家公司转租了部分仓库空间，它可能会为租金开具借方通知单。借记单也可用于更正发票中的错误。例如，如果客户在发票上的账单不足，则可能会针对本应开票的缺失金额开具借方通知单。

除了信函格式外，还可以将借记单作为收货收据提供。虽然可能会注明应付金额，但在将正式发票发送给买方之前，预计不会付款。这可以让买家有机会在必要时退货，而无需先付款。

一些借记单可能会作为信息明信片发送，仅用于提醒买方已累积的债务。如果卖家不确定是否收到或审查了原始发票，这可能会有所帮助。明信片还可以包含有关如何解决债务的信息，例如相关的联系信息。

并非所有公司都选择向有未偿或未决债务义务的买家发送借记单。通常，卖方要么将其视为标准商业惯例并根据内部程序使用它，要么根本不使用它。在某些情况下，买方可以要求提供包含借记单中包含的信息的文件，以满足内部记录保存要求。

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