Nota debetowa

Co to jest nota debetowa?

Nota obciążeniowa to dokument używany przez sprzedawcę w celu poinformowania kupującego o aktualnych zobowiązaniach dłużnych lub dokument tworzony przez kupującego przy zwrocie towaru otrzymanego na kredyt. Nota debetowa może zawierać informacje o zbliżającej się fakturze lub służyć jako przypomnienie o aktualnie należnych środkach. W przypadku zwróconych towarów notatka będzie zawierać łączny przewidywany kredyt, spis zwróconych towarów oraz powód ich zwrotu.

Jak działa nota debetowa

Nota debetowa, znana również jako nota debetowa,. jest zwykle używana w transakcjach między firmami. Takie transakcje często wiążą się z przedłużeniem kredytu, co oznacza, że sprzedawca wysyła przesyłkę towaru do firmy przed zapłaceniem kosztu kupującego. Notatka informuje kupującego, że sprzedawca obciążył jego konto. Chociaż prawdziwe towary zmieniają właścicieli, prawdziwe pieniądze nie są przekazywane, dopóki nie zostanie wystawiona faktyczna faktura. Obciążenia i kredyty są zamiast tego rejestrowane w systemie księgowym w celu śledzenia wysłanych zapasów i należnych płatności.

Noty debetowe są oddzielone od faktur, ponieważ są zazwyczaj sformatowane jako listy i mogą nie wymagać natychmiastowej płatności. Dzieje się tak, gdy nota debetowa służy do informowania kupującego o zbliżających się zobowiązaniach dłużnych na podstawie kwot, które nie zostały jeszcze oficjalnie zafakturowane.

Alternatywne formy not debetowych

Niektóre firmy używają not debetowych do wystawiania rachunków za przedmioty, które nie są ich podstawową działalnością. Na przykład, jeśli firma podnajmuje część swojej powierzchni magazynowej, może wystawić notę debetową za czynsz. Noty debetowe mogą również służyć do poprawiania błędów na fakturach. Na przykład, jeśli klient jest zaniżony na fakturze, może zostać wystawiona nota debetowa na brakującą kwotę, która powinna zostać obciążona.

Oprócz formatu listowego noty obciążeniowe mogą być również dostarczane jako pokwitowania wysyłki wraz z otrzymanym towarem. Chociaż należna kwota może być odnotowana, nie oczekuje się płatności, dopóki oficjalna faktura nie zostanie wysłana do kupującego. Dzięki temu kupujący może w razie potrzeby zwrócić towar bez konieczności uiszczania płatności.

Niektóre noty debetowe mogą być wysyłane jako informacyjne kartki pocztowe, które służą jedynie jako przypomnienie o długu narosłym przez kupującego. Może to być pomocne w przypadkach, gdy sprzedawca nie jest pewien, czy oryginalna faktura została otrzymana lub przejrzana. Karta pocztowa może również zawierać informacje o sposobie uregulowania zadłużenia, np. odpowiednie dane kontaktowe.

Noty debetowe jako dokumenty opcjonalne

Nie wszystkie firmy decydują się na wysyłanie not debetowych do kupujących z zaległymi lub oczekującymi zobowiązaniami dłużnymi. Ogólnie rzecz biorąc, sprzedawca albo uważa to za standardową praktykę biznesową i stosuje ją zgodnie z wewnętrznymi procedurami, albo w ogóle z niej nie korzysta. W niektórych przypadkach kupujący może zażądać dokumentu z informacjami zawartymi w nocie debetowej, aby spełnić wewnętrzne wymagania dotyczące prowadzenia ewidencji.

Przegląd najważniejszych wydarzeń

• Nota obciążeniowa to również dokument tworzony przez kupującego przy zwrocie towaru otrzymanego na kredyt.

• W przypadku zwróconych towarów notatka będzie zawierać kwotę kredytu, stan magazynowy zwróconych towarów oraz przyczynę zwrotu.

• Nota obciążeniowa jest odrębna od faktury i informuje kupującego o aktualnych zobowiązaniach dłużnych.