Veloitusilmoitus
Mikä on veloitustodistus?
Veloituslasku on asiakirja, jolla myyjä ilmoittaa ostajalle nykyisistä velkasitoumuksista tai ostajan luoma asiakirja palauttaessaan luotolla saatuja tavaroita. Veloituslasku voi antaa tietoa tulevasta laskusta tai toimia muistutuksena erääntyneistä varoista. Palautettujen tuotteiden osalta huomautus sisältää odotetun kokonaishyvityksen, luettelon palautetuista tuotteista ja palautuksen syyn.
Kuinka veloitustodistus toimii
Veloituslaskua, joka tunnetaan myös nimellä veloitusmuistio,. käytetään yleensä yritysten välisissä tapahtumissa. Tällaisiin liiketoimiin liittyy usein luoton pidentäminen, mikä tarkoittaa, että myyjä lähettää tavaralähetyksen yritykselle ennen kuin ostajan kustannukset on maksettu. Muistiinpano kertoo ostajalle, että myyjä on veloittanut hänen tiliään. Vaikka oikeat tavarat vaihtavat omistajaa, oikeaa rahaa ei siirretä ennen kuin varsinainen lasku on laadittu. Veloitukset ja hyvitykset kirjataan sen sijaan kirjanpitojärjestelmään lähetettyjen varastojen ja velkojen seuraamiseksi.
Veloituslaskut ovat erillisiä laskuista, koska ne on yleensä muotoiltu kirjeiksi, eivätkä ne välttämättä vaadi välitöntä maksua. Tämä pätee silloin, kun veloituslaskua käytetään ilmoittamaan ostajalle tulevista velkasitoumuksista summien perusteella, joita ei ole vielä virallisesti laskutettu.
Vaihtoehtoiset veloitustodistukset
Jotkut yritykset käyttävät veloituslaskuja sellaisten kohteiden laskuttamiseen, jotka eivät ole heidän päätoimialaansa. Jos yritys esimerkiksi vuokraa osan varastotilastaan edelleen, se saattaa laatia veloituslaskun vuokrasta. Veloituslaskuja voidaan käyttää myös laskujen virheiden korjaamiseen. Jos asiakas on esimerkiksi laskussa alilaskutettu, saatetaan tehdä veloituslasku puuttuvasta summasta, joka olisi pitänyt laskuttaa.
Kirjemuodon lisäksi veloituslaskuja voidaan toimittaa myös lähetyskuitteina vastaanotettujen tavaroiden mukana. Vaikka maksettava summa voidaan merkitä muistiin, maksua ei odoteta ennen kuin virallinen lasku on lähetetty ostajalle. Tämä voi antaa ostajalle mahdollisuuden palauttaa tavarat tarvittaessa ilman maksua.
Jotkin veloituslaskut voidaan lähettää tiedotuspostikortteina, jotka toimivat vain muistutuksena ostajan kertyneestä velasta. Tästä voi olla apua tapauksissa, joissa myyjä ei ole varma, onko alkuperäinen lasku vastaanotettu tai tarkistettu. Postikortti voi sisältää myös tietoa velan selvittämisestä, kuten tarvittavat yhteystiedot.
Veloituslaskut valinnaisina asiakirjoina
Kaikki yritykset eivät halua lähettää veloituslaskuja ostajille, joilla on maksamattomia tai vireillä olevia velkoja. Yleensä myyjä joko pitää sitä normaalina liiketapana ja käyttää sitä sisäisten menettelytapojen mukaisesti tai ei käytä sitä ollenkaan. Joissakin tapauksissa ostaja voi pyytää asiakirjan, joka sisältää veloitusilmoituksen sisältämät tiedot, täyttääkseen sisäiset kirjanpitovaatimukset.
Kohokohdat
Veloituslasku on myös ostajan luoma tosite palauttaessaan luotolla vastaanotettuja tavaroita.
Palautettujen tuotteiden kohdalla huomautuksessa näkyy hyvityssumma, palautettujen tuotteiden varasto ja palautuksen syy.
Veloituslasku on erillinen laskusta ja ilmoittaa ostajalle sen hetkisistä velkasitoumuksista.
