Debetnota
Hvad er en debetnota?
En debetnota er et dokument, som en sælger bruger til at informere køber om aktuelle gældsforpligtelser , eller et dokument oprettet af en køber ved returnering af varer modtaget på kredit. Debetnotaen kan give information om en kommende faktura eller tjene som en rykker for aktuelt forfaldne midler. For returnerede varer vil noten indeholde den samlede forventede kredit, en beholdning af de returnerede varer og årsagen til deres returnering.
Sådan fungerer en debetnota
En debetnota, også kendt som en debetnota,. bruges generelt i business-to-business transaktioner. Sådanne transaktioner involverer ofte en forlængelse af kredit, hvilket betyder, at en sælger sender en forsendelse af varer til en virksomhed, før købers omkostninger er betalt. Sedlen fortæller køber, at sælger har debiteret deres konto. Selvom rigtige varer skifter hænder, overføres rigtige penge ikke, før en faktisk faktura er udstedt. Debet og kreditering logges i stedet i et regnskabssystem for at spore afsendte varebeholdninger og skyldige betalinger.
Debetnotaer er adskilt fra fakturaer, fordi de generelt er formateret som breve, og de kræver muligvis ikke øjeblikkelig betaling. Dette gælder, når debetnotaen bruges til at informere køber om kommende gældsforpligtelser baseret på beløb, der endnu ikke er officielt faktureret.
Alternative former for debetnotaer
Nogle virksomheder bruger debetnotaer til at fakturere for varer, der ikke er deres primære forretning. For eksempel, hvis en virksomhed fremlejer noget af sin lagerplads, kan den udstede en debetnota på huslejen. Debetnotaer kan også bruges til at rette fejl i fakturaer. Hvis en kunde f.eks. er underfaktureret på en faktura, kan der udstedes en debetnota for det manglende beløb, der skulle have været faktureret.
Udover brevformatet kan debetnotaer også udleveres som forsendelseskvitteringer med modtagne varer. Mens det skyldige beløb kan noteres, forventes betaling først, når en officiel faktura er sendt til køber. Dette kan give en køber mulighed for at returnere varer, hvis det er nødvendigt, uden først at skulle betale.
Nogle debetsedler kan sendes som informationspostkort, der kun tjener som en påmindelse om den gæld, køberen har oparbejdet. Dette kan være nyttigt i tilfælde, hvor sælgeren ikke er sikker på, om en original faktura er modtaget eller gennemgået. Postkortet kan også indeholde oplysninger om, hvordan gælden kan afvikles, såsom relevante kontaktoplysninger.
Debetnotaer som valgfrie dokumenter
Ikke alle virksomheder vælger at sende debetnotaer til købere med udestående eller udestående gældsforpligtelser. Generelt betragter en sælger det enten som en standard forretningspraksis og bruger det i henhold til interne procedurer eller bruger det slet ikke. I nogle tilfælde kan en køber anmode om et dokument med de oplysninger, der er indeholdt i en debetnota, for at opfylde krav til intern bogføring.
Højdepunkter
En debetnota er også et dokument oprettet af en køber ved returnering af varer modtaget på kredit.
Ved returnerede varer vil sedlen vise kreditbeløbet, beholdningen af de returnerede varer og årsagen til returneringen.
En debetnota er adskilt fra en faktura og informerer en køber om aktuelle gældsforpligtelser.
