Debetnótur

Hvað er debetnóta?

Debetnóta er skjal sem seljandi notar til að upplýsa kaupanda um núverandi skuldbindingar eða skjal sem kaupandi hefur búið til þegar hann skilar vörum sem mótteknar eru á lánsfé. Debetnótan getur veitt upplýsingar um væntanlegan reikning eða verið áminning um fjármuni sem eru í gjalddaga. Fyrir skilaðar vörur mun athugasemdin innihalda heildaráætluð inneign, skrá yfir vörurnar sem skilað var og ástæðu skila þeirra.

Hvernig debetnótur virkar

Debetnótur, einnig þekktur sem debetnótur,. er almennt notaður í viðskiptum milli fyrirtækja. Slík viðskipti fela oft í sér framlengingu á lánsfé, sem þýðir að seljandi sendir vörusendingu til fyrirtækis áður en kostnaður kaupanda er greiddur. Seðillinn segir kaupanda að seljandi hafi skuldfært reikning þeirra. Þó að raunverulegar vörur séu að skipta um hendur eru raunverulegir peningar ekki millifærðir fyrr en raunverulegur reikningur er gefinn út. Debet og inneign eru þess í stað skráð í bókhaldskerfi til að fylgjast með sendum birgðum og greiðslum.

Debetnótur eru aðskildar frá reikningum vegna þess að þeir eru almennt sniðnir sem bréf og þeir þurfa ekki tafarlausa greiðslu. Þetta á við þegar debetnótan er notuð til að upplýsa kaupandann um væntanlegar skuldbindingar byggðar á upphæðum sem enn á eftir að reikningsfæra opinberlega.

Aðrar gerðir debetseðla

Sum fyrirtæki nota debetnótur til að innheimta hluti sem eru ekki aðalviðskipti þeirra. Til dæmis, ef fyrirtæki framleigir hluta af vörugeymslurými sínu gæti það gefið út debetnótu fyrir leiguna. Debetnótur gætu einnig verið notaðir til að leiðrétta mistök í reikningum. Ef viðskiptavinur er undirreikningur á reikningi, til dæmis, gæti verið gefinn út debetnótur fyrir þá upphæð sem vantar sem hefði átt að vera innheimt.

Auk bréfasniðsins er einnig heimilt að útvega debetnótur sem sendingarkvittanir með mótteknum vörum. Þó að unnt sé að taka fram gjaldfallna upphæð er ekki gert ráð fyrir greiðslu fyrr en opinber reikningur hefur verið sendur til kaupanda. Þetta getur gert kaupanda kleift að skila vörum, ef þörf krefur, án þess að þurfa að greiða fyrst.

Sumar debetnótur kunna að vera sendar sem upplýsingapóstkort sem eru aðeins til að minna á skuldina sem kaupandinn hefur stofnað til. Þetta getur verið gagnlegt í þeim tilvikum þar sem seljandi er ekki viss um hvort upprunalegur reikningur hafi verið móttekinn eða skoðaður. Póstkortið getur einnig innihaldið upplýsingar um hvernig hægt er að gera upp skuldina, svo sem viðeigandi tengiliðaupplýsingar.

Debetnótur sem valfrjáls skjöl

Ekki kjósa öll fyrirtæki að senda debetnótur til kaupenda með útistandandi eða óafgreiddar skuldbindingar. Almennt lítur seljandi annað hvort á það sem staðlaða viðskiptahætti og notar það samkvæmt innri verklagsreglum eða notar það alls ekki. Í sumum tilfellum getur kaupandi óskað eftir skjali með þeim upplýsingum sem er að finna á debetnótu til að uppfylla kröfur um innri skráningu.

Hápunktar

• Debetnóta er einnig skjal sem kaupandi býr til þegar hann skilar vörum sem mótteknar eru á kredit.

• Ef um er að ræða skilaða hluti mun seðillinn sýna inneignarupphæðina, birgðahaldið á þeim hlutum sem skilað var og ástæðuna fyrir skilunum.

• Debetnóta er aðskilin frá reikningi og upplýsir kaupanda um núverandi skuldbindingar.