Nota di debito
Che cos'è una nota di debito?
Una nota di addebito è un documento utilizzato da un venditore per informare l'acquirente delle obbligazioni di debito correnti o un documento creato da un acquirente al momento della restituzione di merci ricevute in credito. La nota di addebito può fornire informazioni su una fattura in arrivo o fungere da promemoria per i fondi attualmente dovuti. Per gli articoli restituiti, la nota includerà il credito totale anticipato, un inventario degli articoli restituiti e il motivo del loro ritorno.
Come funziona una nota di debito
Una nota di addebito, nota anche come nota di addebito,. viene generalmente utilizzata nelle transazioni business-to-business. Tali transazioni spesso comportano un'estensione del credito, il che significa che un venditore invia una spedizione di merci a un'azienda prima che il costo dell'acquirente venga pagato. La nota dice all'acquirente che il venditore ha addebitato il proprio account. Sebbene i beni reali stiano passando di mano, il denaro reale non viene trasferito fino a quando non viene emessa una fattura effettiva. Debiti e crediti vengono invece registrati in un sistema contabile per tenere traccia delle scorte spedite e dei pagamenti dovuti.
Le note di addebito sono separate dalle fatture perché generalmente sono formattate come lettere e potrebbero non richiedere il pagamento immediato. Questo è vero quando la nota di addebito viene utilizzata per informare l'acquirente di imminenti obblighi di debito basati su importi che devono ancora essere ufficialmente fatturati.
Forme alternative di note di debito
Alcune aziende utilizzano le note di debito per fatturare articoli che non sono la loro attività principale. Ad esempio, se un'azienda subaffitta parte del suo spazio di magazzino, potrebbe emettere una nota di addebito per l'affitto. Le note di addebito possono essere utilizzate anche per correggere gli errori nelle fatture. Se a un cliente viene addebitata una fattura inferiore, ad esempio, potrebbe essere emessa una nota di addebito per l'importo mancante che avrebbe dovuto essere fatturato.
Oltre al formato lettera, le note di addebito possono essere fornite anche come ricevute di spedizione con la merce ricevuta. Sebbene l'importo dovuto possa essere annotato, il pagamento non è previsto fino all'invio di una fattura ufficiale all'acquirente. Ciò può dare all'acquirente l'opportunità di restituire la merce, se necessario, senza dover prima effettuare il pagamento.
Alcune note di addebito possono essere inviate come cartoline informative che servono solo a ricordare il debito maturato dall'acquirente. Questo può essere utile nei casi in cui il venditore non è certo se una fattura originale è stata ricevuta o rivista. La cartolina può anche contenere informazioni su come saldare il debito, come le informazioni di contatto rilevanti.
Note di debito come documenti opzionali
Non tutte le aziende scelgono di inviare note di addebito ad acquirenti con obbligazioni in sospeso o pendenti. In genere, un venditore o la considera una pratica commerciale standard e la utilizza secondo procedure interne o non la utilizza affatto. In alcuni casi, un acquirente può richiedere un documento con le informazioni contenute in una nota di addebito per soddisfare i requisiti di conservazione dei registri interni.
Mette in risalto
Una nota di addebito è anche un documento creato da un acquirente al momento della restituzione della merce ricevuta in credito.
In caso di articoli restituiti, la nota indicherà l'importo del credito, l'inventario degli articoli restituiti e il motivo del reso.
Una nota di addebito è separata da una fattura e informa l'acquirente degli attuali obblighi di debito.
