غرفة البيانات الافتراضية (VDR)
ما هي غرفة البيانات الافتراضية؟
غرفة البيانات الافتراضية (VDR) ، والمعروفة أيضًا باسم غرفة الصفقات ، هي مستودع آمن عبر الإنترنت لتخزين المستندات وتوزيعها. يتم استخدامه عادةً أثناء عملية العناية الواجبة التي تسبق الاندماج أو الاستحواذ لمراجعة مستندات الشركة ومشاركتها والكشف عنها.
فهم غرف البيانات الافتراضية
استبدلت غرف البيانات الافتراضية بشكل متزايد غرف البيانات المادية المستخدمة تقليديًا للكشف عن المستندات ومشاركتها. مع عولمة الأعمال وزيادة التدقيق لتقليل التكاليف ، تعد غرف البيانات الافتراضية بديلاً جذابًا لغرف البيانات المادية. غرف البيانات الافتراضية يمكن الوصول إليها على نطاق واسع ومتاحة على الفور وأكثر أمانًا.
مع تنامي المخاوف الأمنية وتزايد الحوادث مع الانتهاكات ، يعمل موفرو VDR على تطوير قواعد بيانات أكثر تعقيدًا وموثوقية. ستستخدم العروض العامة الأولية (IPOs) وعمليات التدقيق والشراكات أو الشركات الأخرى التي يجب أن تعمل بشكل مشترك وتتشارك المعلومات غرف البيانات الافتراضية.
استخدامات غرف البيانات الافتراضية
الاندماج والاستحواذ (M&A) هي الاستخدام الأكثر شيوعًا لـ VDRs. توفر هذه المستودعات مكانًا للعناية الواجبة اللازمة أثناء إتمام الصفقة. تتضمن هذه المعاملات التجارية كميات كبيرة من المستندات ، كثير منها سري ويحتوي على معلومات حساسة. يعد استخدام VDR طريقة آمنة وموثوقة لجميع الأطراف المعنية لمراجعة المستندات وتبادلها أثناء مشاركتهم في المفاوضات.
غالبًا ما تعمل الشركات مع بعضها البعض لإنتاج المنتجات وتصنيعها أثناء تشييد المبنى وتقديم الخدمات. يتطلب تكوين علاقات العمل هذه والحفاظ عليها عقودًا ونقل البيانات بشكل متكرر. توفر غرف البيانات الافتراضية إمكانية تخزين هذه العقود وتوفير المستندات المطلوبة بسهولة لاستمرار الشراكات التجارية. على سبيل المثال ، التغييرات التي تم إجراؤها على مخططات الهيكل بواسطة مهندس متاحة على الفور لجميع المقاولين المشاركين في المشروع.
تدقيق ممارسات الشركة والامتثال والحسابات ممارسة شائعة في جميع الشركات. غالبًا ما تكون هذه العملية مشكلة حيث يجب أن يتفاعل العمال مع المنظمين الخارجيين والقائمين على الضبط. أيضا ، اليوم العديد من الشركات لديها مكاتب في مواقع بعيدة وحول العالم في مناطق زمنية مختلفة.
يسمح استخدام غرفة البيانات الافتراضية للمحامين والمحاسبين والمنظمين الداخليين والخارجيين وغيرهم من الأطراف المهتمة بالحصول على نقطة وصول مركزية. توفير نظام مركزي يقلل من الأخطاء والوقت. كما أنه يوفر شفافية الاتصال. اعتمادًا على نوع التدقيق ، يختلف مستوى الوصول والسلطة.
يعد تقديم عرض عام أولي (IPO) مهمة شاقة تتطلب قدرًا لا يمكن تصوره من الأعمال الورقية. مثل عمليات التدقيق ، الشفافية ضرورية. يجب على الشركات إنشاء كميات كبيرة من المستندات وتبادلها والاحتفاظ بها وإدارتها. نظرًا لطبيعة المعاملة ، سيكون لدى معظم المستخدمين وصول مقيد ، مثل "العرض فقط". قد تكون القدرة على النسخ أو إعادة التوجيه أو الطباعة محظورة.
بديل لـ VDR
على الرغم من أن غرف البيانات الافتراضية تقدم العديد من المزايا ، إلا أنها ليست مناسبة لكل صناعة. على سبيل المثال ، قد تختار بعض الحكومات الاستمرار في استخدام غرف البيانات المادية لتبادل المعلومات شديد السرية. يتجاوز الضرر الناجم عن الهجمات الإلكترونية المحتملة وخروقات البيانات الفوائد التي توفرها غرف البيانات الافتراضية. يمكن أن تكون نتائج مثل هذه الأحداث كارثية إذا وصلت الأطراف المهددة إلى معلومات سرية. في تلك الحالات ، لن يكون استخدام VDR في الاعتبار.
يسلط الضوء
بشكل عام ، يتم تعطيل إجراءات مثل النسخ والطباعة وإعادة التوجيه في VDRs.
يتم استخدام VDRs بشكل شائع من قبل الشركات عند دمجها أو العمل في مشروع أو مشروع مشترك آخر يتطلب الوصول إلى البيانات المشتركة.
تعتبر VDRs أكثر أمانًا من المستندات المادية حيث لا يوجد خطر ضياعها أثناء النقل أو التلف عرضيًا.
توجد غرف البيانات الافتراضية ، أو VDRs ، كطريقة آمنة لتخزين المستندات التي يحتاج العديد من الأشخاص للوصول إليها في وقت واحد.
