Virtuelt datarum (VDR)

Hvad er et virtuelt datarum?

Et virtuelt datarum (VDR), også kendt som et deal room, er et sikkert onlinelager til dokumentlagring og distribution. Det bruges typisk under due diligence-processen forud for en fusion eller opkøb til at gennemgå, dele og afsløre virksomhedsdokumentation.

Forstå virtuelle datarum

Virtuelle datarum har i stigende grad erstattet fysiske datarum, der traditionelt bruges til at offentliggøre og dele dokumenter. Med globaliseringen af erhvervslivet og øget kontrol for at reducere omkostningerne er virtuelle datarum et attraktivt alternativ til fysiske datarum. Virtuelle datarum er bredt tilgængelige, umiddelbart tilgængelige og mere sikre.

Efterhånden som sikkerhedsproblemerne vokser, og hændelser med brud stiger, udvikler VDR-udbydere mere sofistikerede og pålidelige databaser. Indledende offentlige tilbud (IPO'er), revisionsoperationer og partnerskaber eller andre virksomheder, der skal arbejde sammen og dele information, vil bruge virtuelle datarum.

Brug af virtuelle datarum

Mergers and acquisitions (M&A) procedurer er den mest almindelige brug af VDR'er. Disse lagre giver plads til den nødvendige due diligence under færdiggørelsen af handlen. Disse forretningstransaktioner involverer store mængder dokumenter, hvoraf mange er fortrolige og indeholder følsomme oplysninger. Brug af en VDR er en sikker og pålidelig måde for alle interesserede parter til at gennemgå og udveksle dokumenter, mens de deltager i forhandlinger.

Virksomheder arbejder ofte sammen om at producere og fremstille produkter under opførelsen af en bygning og for at tilbyde tjenester. At danne og vedligeholde disse forretningsforbindelser kræver kontrakter og hyppig overførsel af data. Virtuelle datarum sørger for opbevaring af disse kontrakter og gør de dokumenter, der er nødvendige for at fortsætte forretningspartnerskaber, let tilgængelige. Som et eksempel er ændringer foretaget af en konstruktions tegninger af en ingeniør umiddelbart tilgængelige for alle entreprenører, der er involveret i projektet.

Revision af virksomhedspraksis, compliance og regnskaber er en almindelig praksis i alle virksomheder. Denne proces er ofte et problem, da arbejdere skal interagere med eksterne regulatorer og regulatorer. Også i dag har mange virksomheder kontorer fjerntliggende steder og rundt om i verden i forskellige tidszoner.

Brugen af et virtuelt datarum giver advokater, revisorer, interne og eksterne regulatorer og andre interesserede parter mulighed for at have et centraliseret adgangspunkt. Et centralt system reducerer fejl og tid. Det sørger også for kommunikationsgennemsigtighed. Afhængigt af typen af revision varierer adgangsniveauet og autoriteten.

At tilbyde et børsnoteret udbud (IPO) er en skræmmende opgave, der kræver en ufattelig mængde papirarbejde. Ligesom revisioner er gennemsigtighed afgørende. Virksomheder skal oprette, udveksle, beholde og administrere store mængder dokumenter. På grund af transaktionens art vil de fleste brugere have begrænset adgang, såsom "kun visning". Muligheden for at kopiere, videresende eller udskrive kan være forbudt.

Alternativ til en VDR

Selvom virtuelle datarum tilbyder mange fordele, er de ikke egnede til alle brancher. For eksempel kan nogle regeringer vælge at fortsætte med at bruge fysiske datarum til yderst fortrolige udvekslinger af oplysninger. Skaderne fra potentielle cyberangreb og databrud overstiger fordelene ved virtuelle datarum. Resultaterne af sådanne begivenheder kan være katastrofale, hvis truende parter får adgang til klassificeret information. I disse tilfælde vil brugen af en VDR ikke være en overvejelse.

Højdepunkter

• Generelt er handlinger som kopiering, udskrivning og videresendelse deaktiveret i VDR'er.

• VDR'er bruges ofte af virksomheder, når de fusionerer, arbejder på et projekt eller andre joint ventures, der kræver adgang til delte data.

• VDR'er anses for at være mere sikre end fysiske dokumenter, da der ikke er risiko for tab under transport eller ødelægges ved et uheld.

• Virtuelle datarum, eller VDR'er, eksisterer som en sikker måde at opbevare dokumenter på, som flere personer har brug for adgang til samtidigt.