Virtuaalinen datahuone (VDR)
Mikä on virtuaalinen datahuone?
Virtuaalinen datahuone (VDR), joka tunnetaan myös nimellä deal room, on turvallinen online-arkisto asiakirjojen säilytystä ja jakelua varten. Sitä käytetään tyypillisesti sulautumista tai yrityskauppaa edeltävän due diligence -prosessin aikana yrityksen asiakirjojen tarkistamiseen, jakamiseen ja julkistamiseen.
Virtuaalisten datahuoneiden ymmärtäminen
Virtuaaliset datahuoneet ovat yhä useammin korvanneet fyysiset datahuoneet, joita perinteisesti on käytetty asiakirjojen paljastamiseen ja jakamiseen. Liiketoiminnan globalisoitumisen ja kustannusten alentamisen lisääntyneen valvonnan myötä virtuaaliset datahuoneet ovat houkutteleva vaihtoehto fyysisille datahuoneille. Virtuaaliset datahuoneet ovat laajalti käytettävissä, heti saatavilla ja turvallisempia.
Turvallisuushuolien kasvaessa ja tietomurtojen lisääntyessä VDR-palveluntarjoajat kehittävät kehittyneempiä ja luotettavampia tietokantoja. Listautumisannissa (IPO), tilintarkastustoiminnassa ja kumppanuuksissa tai muissa liiketoiminnoissa, joiden on työskenneltävä yhdessä ja jaettava tietoja, käytetään virtuaalisia datahuoneita.
Virtuaalisten datahuoneiden käyttö
Sulautumis- ja yrityskaupat (M&A) -menettelyt ovat VDR:ien yleisin käyttötapa. Nämä arkistot tarjoavat paikan kaupan viimeistelyssä tarvittavalle due diligencelle. Näihin liiketoimiin liittyy suuria määriä asiakirjoja, joista monet ovat luottamuksellisia ja sisältävät arkaluonteisia tietoja. VDR:n käyttö on turvallinen ja luotettava tapa kaikille kiinnostuneille osapuolille tarkastella ja vaihtaa asiakirjoja neuvottelujen aikana.
Yritykset työskentelevät usein toistensa kanssa tuottaakseen ja valmistaakseen tuotteita rakennuksen rakentamisen aikana sekä tarjotakseen palveluita. Näiden liikesuhteiden muodostaminen ja ylläpitäminen edellyttää sopimuksia ja säännöllistä tiedonsiirtoa. Virtuaaliset datahuoneet mahdollistavat näiden sopimusten tallentamisen ja tarjoavat helposti saataville liikekumppanuuden jatkamiseen tarvittavat asiakirjat. Esimerkiksi insinöörin rakenteen piirustuksiin tekemät muutokset ovat välittömästi kaikkien projektiin osallistuvien urakoitsijoiden saatavilla.
tarkastaminen on yleinen käytäntö kaikissa yrityksissä. Tämä prosessi on usein ongelmallinen, koska työntekijöiden on oltava vuorovaikutuksessa ulkoisten säätimien ja säätimien kanssa. Lisäksi monilla yrityksillä on nykyään toimistoja syrjäisissä paikoissa ja eri puolilla maailmaa eri aikavyöhykkeillä.
Virtuaalisen datahuoneen käyttö mahdollistaa asianajajien, kirjanpitäjien, sisäisten ja ulkoisten sääntelyviranomaisten sekä muiden kiinnostuneiden osapuolten keskitetyn yhteyspisteen. Keskusjärjestelmän tarjoaminen vähentää virheitä ja aikaa. Se tarjoaa myös viestinnän läpinäkyvyyttä. Tarkastuksen tyypistä riippuen käyttöoikeustaso ja valtuutus vaihtelevat.
Alkuperäisen julkisen tarjouksen (IPO) tarjoaminen on pelottava tehtävä, joka vaatii käsittämättömän määrän paperityötä. Kuten auditoinnit, myös avoimuus on välttämätöntä. Yritysten on luotava, vaihdettava, säilytettävä ja hallittava suuria määriä asiakirjoja. Tapahtuman luonteesta johtuen useimmilla käyttäjillä on rajoitettu käyttöoikeus, kuten "vain katselu". Kopiointi, edelleenlähetys tai tulostaminen saattaa olla kiellettyä.
Vaihtoehto VDR:lle
Vaikka virtuaaliset datahuoneet tarjoavat monia etuja, ne eivät sovellu kaikille toimialoille. Jotkut hallitukset voivat esimerkiksi päättää jatkaa fyysisten tietohuoneiden käyttöä erittäin luottamukselliseen tiedonvaihtoon. Mahdollisten kyberhyökkäysten ja tietomurtojen aiheuttamat vahingot ylittävät virtuaalisten datahuoneiden tarjoamat edut. Tällaisten tapahtumien seuraukset voivat olla katastrofaalisia, jos uhkaavat osapuolet pääsisivät turvaluokiteltuihin tietoihin. Näissä tapauksissa VDR:n käyttöä ei oteta huomioon.
Kohokohdat
Yleensä toiminnot, kuten kopiointi, tulostus ja edelleenlähetys, ovat poissa käytöstä VDR:issä.
Yritykset käyttävät yleisesti VDR-tiedostoja, kun ne sulautuvat, työskentelevät projektin parissa tai muussa yhteisyrityksessä, joka vaatii pääsyn jaettuun tietoon.
VDR-levyjä pidetään turvallisempina kuin fyysisiä asiakirjoja, koska ei ole vaaraa, että ne katoavat kuljetuksen aikana tai tuhoutuvat vahingossa.
Virtuaaliset datahuoneet eli VDR:t ovat turvallinen tapa tallentaa asiakirjoja, joihin useat ihmiset tarvitsevat pääsyn samanaikaisesti.
