Virtuelt datarom (VDR)
Hva er et virtuelt datarom?
Et virtuelt datarom (VDR), også kjent som et avtalerom, er et sikkert online depot for dokumentlagring og distribusjon. Det brukes vanligvis under due diligence-prosessen før en fusjon eller oppkjøp for å gjennomgå, dele og avsløre selskapsdokumentasjon.
Forstå virtuelle datarom
Virtuelle datarom har i økende grad erstattet fysiske datarom som tradisjonelt brukes til å avsløre og dele dokumenter. Med globaliseringen av virksomheten og økt gransking for å redusere kostnadene, er virtuelle datarom et attraktivt alternativ til fysiske datarom. Virtuelle datarom er allment tilgjengelige, umiddelbart tilgjengelige og sikrere.
Etter hvert som sikkerhetsproblemene øker og hendelser med brudd øker, utvikler VDR-leverandører mer sofistikerte og pålitelige databaser. Innledende offentlige tilbud (IPOs), revisjonsoperasjoner og partnerskap eller andre virksomheter som må jobbe sammen og dele informasjon vil bruke virtuelle datarom.
Bruk av virtuelle datarom
Fusjoner og oppkjøp (M&A) prosedyrer er den vanligste bruken av VDR-er. Disse lagrene gir et sted for due diligence som trengs under fullføringen av avtalen. Disse forretningstransaksjonene involverer store mengder dokumenter, hvorav mange er konfidensielle og inneholder sensitiv informasjon. Å bruke en VDR er en trygg og pålitelig måte for alle interesserte parter å gjennomgå og utveksle dokumenter mens de deltar i forhandlinger.
Bedrifter samarbeider ofte med hverandre for å produsere og produsere produkter under byggingen av en bygning og for å tilby tjenester. Å danne og vedlikeholde disse forretningsforbindelsene krever kontrakter og hyppig overføring av data. Virtuelle datarom sørger for lagring av disse kontraktene og gjør lett tilgjengelige dokumenter som trengs for videreføring av forretningspartnerskap. Som et eksempel er endringer som er gjort i tegningene til en struktur av en ingeniør umiddelbart tilgjengelig for alle entreprenører som er involvert i prosjektet.
Revisjon av selskapspraksis, overholdelse og regnskap er en vanlig praksis i alle virksomheter. Denne prosessen er ofte et problem ettersom arbeidere må samhandle med eksterne regulatorer og regulatorer. Dessuten har mange selskaper i dag kontorer på avsidesliggende steder og rundt om i verden i forskjellige tidssoner.
Bruken av et virtuelt datarom lar advokater, regnskapsførere, interne og eksterne regulatorer og andre interesserte parter ha et sentralisert tilgangspunkt. Å tilby et sentralt system reduserer feil og tid. Det sørger også for åpenhet i kommunikasjonen. Avhengig av type revisjon varierer tilgangsnivået og autoriteten.
Å tilby et børsnotert tilbud (IPO) er en skremmende oppgave som krever ufattelig mye papirarbeid. I likhet med revisjoner er åpenhet viktig. Bedrifter må opprette, utveksle, beholde og administrere store mengder dokumenter. På grunn av transaksjonens natur vil de fleste brukere ha begrenset tilgang, for eksempel «kun visning». Muligheten til å kopiere, videresende eller skrive ut kan være forbudt.
Alternativ til en VDR
Selv om virtuelle datarom gir mange fordeler, er de ikke egnet for alle bransjer. For eksempel kan noen regjeringer velge å fortsette å bruke fysiske datarom for svært konfidensiell utveksling av informasjon. Skaden fra potensielle cyberangrep og datainnbrudd overgår fordelene som tilbys av virtuelle datarom. Resultatene av slike hendelser kan være katastrofale hvis truende parter får tilgang til gradert informasjon. I slike tilfeller vil ikke bruken av en VDR være en vurdering.
Høydepunkter
Vanligvis er handlinger som kopiering, utskrift og videresending deaktivert i VDR-er.
VDR-er brukes ofte av bedrifter når de fusjonerer, jobber med et prosjekt eller andre fellesforetak som krever tilgang til delte data.
VDR-er anses som sikrere enn fysiske dokumenter, da det ikke er fare for tap under transport eller ødelegges ved et uhell.
– Virtuelle datarom, eller VDR-er, eksisterer som en sikker måte å lagre dokumenter på som flere personer trenger tilgang til samtidig.
