Virtueller Datenraum (VDR)
Was ist ein virtueller Datenraum?
Ein virtueller Datenraum (VDR), auch Dealroom genannt, ist ein sicheres Online-Repository für die Speicherung und Verteilung von Dokumenten. Es wird normalerweise während des Due-Diligence-Prozesses vor einer Fusion oder Übernahme verwendet, um Unternehmensdokumente zu überprüfen, zu teilen und offenzulegen.
Virtuelle Datenräume verstehen
Virtuelle Datenräume haben zunehmend physische Datenräume ersetzt, die traditionell zum Offenlegen und Teilen von Dokumenten verwendet wurden. Angesichts der Globalisierung des Geschäfts und der zunehmenden Kontrolle zur Kostensenkung sind virtuelle Datenräume eine attraktive Alternative zu physischen Datenräumen. Virtuelle Datenräume sind allgemein zugänglich, sofort verfügbar und sicherer.
Da Sicherheitsbedenken zunehmen und Vorfälle mit Sicherheitsverletzungen zunehmen, entwickeln VDR-Anbieter anspruchsvollere und zuverlässigere Datenbanken. Bei Börsengängen (IPOs), Wirtschaftsprüfungen und Partnerschaften oder anderen Unternehmen, die zusammenarbeiten und Informationen austauschen müssen, werden virtuelle Datenräume verwendet.
Nutzung virtueller Datenräume
Fusionen und Übernahmen (M&A) sind die häufigste Verwendung von VDRs. Diese Repositories bieten einen Ort für die Due Diligence, die während des Abschlusses des Geschäfts erforderlich ist. Bei diesen Geschäftstransaktionen handelt es sich um große Mengen an Dokumenten, von denen viele vertraulich sind und sensible Informationen enthalten. Die Verwendung eines VDR ist eine sichere und zuverlässige Möglichkeit für alle interessierten Parteien, Dokumente zu überprüfen und auszutauschen, während sie an Verhandlungen teilnehmen.
Unternehmen arbeiten häufig zusammen, um Produkte während des Baus eines Gebäudes zu produzieren und herzustellen und Dienstleistungen anzubieten. Der Aufbau und die Pflege dieser Geschäftsbeziehungen erfordern Verträge und die häufige Übermittlung von Daten. Virtuelle Datenräume sorgen für die Speicherung dieser Verträge und stellen Dokumente, die für die Fortführung von Geschäftspartnerschaften benötigt werden, schnell zur Verfügung. Beispielsweise sind Änderungen, die ein Ingenieur an den Plänen eines Bauwerks vorgenommen hat, sofort für alle am Projekt beteiligten Auftragnehmer verfügbar.
Die Prüfung von Unternehmenspraktiken, Compliance und Konten ist eine gängige Praxis in allen Unternehmen. Dieser Prozess ist häufig ein Problem, da die Arbeitnehmer mit externen Regulierungsbehörden und Einstellern interagieren müssen. Außerdem haben heute viele Unternehmen Niederlassungen an abgelegenen Orten und rund um den Globus in verschiedenen Zeitzonen.
Die Nutzung eines virtuellen Datenraums ermöglicht Rechtsanwälten, Wirtschaftsprüfern, internen und externen Aufsichtsbehörden und anderen interessierten Parteien einen zentralen Zugangspunkt. Die Bereitstellung eines zentralen Systems reduziert Fehler und Zeit. Außerdem sorgt es für Transparenz in der Kommunikation. Abhängig von der Art der Prüfung variieren die Zugriffsebene und die Befugnis.
Das Anbieten eines Börsengangs (IPO) ist eine entmutigende Aufgabe, die eine unvorstellbare Menge an Papierkram erfordert. Wie bei Audits ist Transparenz unerlässlich. Unternehmen müssen große Mengen an Dokumenten erstellen, austauschen, aufbewahren und verwalten. Aufgrund der Art der Transaktion haben die meisten Benutzer eingeschränkten Zugriff, wie z. B. "nur anzeigen". Die Möglichkeit zum Kopieren, Weiterleiten oder Drucken kann untersagt sein.
Alternative zu einem VDR
Obwohl virtuelle Datenräume viele Vorteile bieten, sind sie nicht für jede Branche geeignet. Einige Regierungen können sich beispielsweise dafür entscheiden, weiterhin physische Datenräume für den streng vertraulichen Informationsaustausch zu nutzen. Der Schaden durch potenzielle Cyberangriffe und Datenschutzverletzungen übersteigt die Vorteile, die virtuelle Datenräume bieten. Die Ergebnisse solcher Ereignisse könnten katastrophal sein, wenn bedrohliche Parteien auf geheime Informationen zugreifen würden. In diesen Fällen kommt die Verwendung eines VDR nicht in Betracht.
Höhepunkte
Im Allgemeinen sind Aktionen wie Kopieren, Drucken und Weiterleiten in VDRs deaktiviert.
VDRs werden häufig von Unternehmen verwendet, wenn sie fusionieren, an einem Projekt arbeiten oder an einem anderen Joint Venture arbeiten, das Zugriff auf gemeinsame Daten benötigt.
VDRs gelten als sicherer als physische Dokumente, da kein Risiko besteht, dass sie während des Transports verloren gehen oder versehentlich zerstört werden.
Virtuelle Datenräume oder VDRs sind eine sichere Methode zum Speichern von Dokumenten, auf die mehrere Personen gleichzeitig zugreifen müssen.
