Wirtualny pokój danych (VDR)
Co to jest wirtualny pokój danych?
Wirtualny pokój danych (VDR), znany również jako pokój transakcji, to bezpieczne repozytorium online do przechowywania i dystrybucji dokumentów. Jest zwykle wykorzystywany podczas procesu due diligence poprzedzającego fuzję lub przejęcie w celu przeglądu, udostępnienia i ujawnienia dokumentacji firmy.
Zrozumienie wirtualnych pokojów danych
Wirtualne pokoje danych w coraz większym stopniu zastępują fizyczne pokoje danych tradycyjnie używane do ujawniania i udostępniania dokumentów. Wraz z globalizacją biznesu i zwiększoną kontrolą w celu obniżenia kosztów wirtualne pokoje danych stanowią atrakcyjną alternatywę dla fizycznych pomieszczeń danych. Wirtualne pokoje danych są szeroko dostępne, natychmiast dostępne i bezpieczniejsze.
Wraz ze wzrostem obaw o bezpieczeństwo i wzrostem liczby incydentów z naruszeniami dostawcy VDR opracowują bardziej wyrafinowane i niezawodne bazy danych. Pierwsze oferty publiczne (IPO), operacje audytowe i partnerstwa lub inne firmy, które muszą współpracować i dzielić się informacjami, będą korzystać z wirtualnych pokoi danych.
Zastosowania wirtualnych pokojów danych
Najczęstszym zastosowaniem VDR są procedury fuzji i przejęć (M&A). Repozytoria te zapewniają miejsce na należytą staranność niezbędną podczas finalizacji transakcji. Te transakcje biznesowe obejmują duże ilości dokumentów, z których wiele jest poufnych i zawiera poufne informacje. Korzystanie z VDR to bezpieczny i niezawodny sposób dla wszystkich zainteresowanych stron na przeglądanie i wymianę dokumentów podczas negocjacji.
Firmy często współpracują ze sobą, aby produkować i wytwarzać produkty podczas budowy budynku i oferować usługi. Nawiązywanie i utrzymywanie tych relacji biznesowych wymaga umów i częstego przesyłania danych. Wirtualne pokoje danych zapewniają przechowywanie tych umów i udostępniają łatwo dostępne dokumenty potrzebne do kontynuacji partnerstwa biznesowego. Na przykład, zmiany wprowadzone do planów konstrukcji przez inżyniera są natychmiast dostępne dla wszystkich wykonawców zaangażowanych w projekt.
Audytowanie praktyk, zgodności i księgowości firmy jest powszechną praktyką we wszystkich firmach. Proces ten często stanowi problem, ponieważ pracownicy muszą wchodzić w interakcje z zewnętrznymi regulatorami i regulatorami. Ponadto obecnie wiele firm ma biura w odległych lokalizacjach i na całym świecie w różnych strefach czasowych.
Korzystanie z wirtualnego pokoju danych pozwala prawnikom, księgowym, wewnętrznym i zewnętrznym organom regulacyjnym oraz innym zainteresowanym mieć scentralizowany punkt dostępu. Zapewnienie centralnego systemu redukuje błędy i czas. Zapewnia również przejrzystość komunikacji. W zależności od rodzaju audytu poziom dostępu i uprawnienia są różne.
Oferowanie pierwszej oferty publicznej (IPO) to trudne zadanie wymagające niewyobrażalnej ilości papierkowej roboty. Podobnie jak w przypadku audytów, przejrzystość jest niezbędna. Firmy muszą tworzyć, wymieniać, przechowywać i zarządzać dużymi ilościami dokumentów. Ze względu na charakter transakcji większość użytkowników będzie miała ograniczony dostęp, np. „tylko podgląd”. Możliwość kopiowania, przesyłania dalej lub drukowania może być zabroniona.
Alternatywa dla VDR
Chociaż wirtualne pokoje danych oferują wiele korzyści, nie są odpowiednie dla każdej branży. Na przykład niektóre rządy mogą zdecydować się na dalsze korzystanie z fizycznych pomieszczeń danych do wysoce poufnej wymiany informacji. Szkody spowodowane potencjalnymi atakami cybernetycznymi i naruszeniami danych przewyższają korzyści oferowane przez wirtualne pokoje danych. Skutki takich wydarzeń mogą być katastrofalne, jeśli grożące strony uzyskają dostęp do informacji niejawnych. W takich przypadkach korzystanie z VDR nie będzie brane pod uwagę.
##Przegląd najważniejszych wydarzeń
Ogólnie czynności takie jak kopiowanie, drukowanie i przekazywanie są wyłączone w VDR.
VDR są powszechnie używane przez firmy, które łączą się, pracują nad projektem lub innym wspólnym przedsięwzięciem, które wymaga dostępu do współdzielonych danych.
VDR są uważane za bezpieczniejsze niż dokumenty fizyczne, ponieważ nie ma ryzyka ich utraty podczas transportu lub przypadkowego zniszczenia.
Wirtualne pokoje danych (VDR) to bezpieczny sposób przechowywania dokumentów, do których wiele osób musi mieć dostęp jednocześnie.
