Virtuellt datarum (VDR)

Vad är ett virtuellt datarum?

Ett virtuellt datarum (VDR), även känt som ett deal room, är ett säkert onlineförråd för dokumentlagring och distribution. Det används vanligtvis under due diligence-processen före en fusion eller ett förvärv för att granska, dela och avslöja företagsdokumentation.

Förstå virtuella datarum

Virtuella datarum har i allt större utsträckning ersatt fysiska datarum som traditionellt används för att avslöja och dela dokument. Med globaliseringen av verksamheten och ökad granskning för att minska kostnaderna är virtuella datarum ett attraktivt alternativ till fysiska datarum. Virtuella datarum är allmänt tillgängliga, omedelbart tillgängliga och säkrare.

I takt med att säkerhetsproblemen växer och incidenterna med intrång ökar, utvecklar VDR-leverantörer mer sofistikerade och pålitliga databaser. Initial public offers (IPOs), revisionsverksamhet och partnerskap eller andra företag som måste arbeta tillsammans och dela information kommer att använda virtuella datarum.

Användningar av virtuella datarum

Mergers and acquisitions (M&A)-förfaranden är den vanligaste användningen av VDR. Dessa arkiv ger en plats för den due diligence som behövs under slutförandet av affären. Dessa affärstransaktioner involverar stora mängder dokument, av vilka många är konfidentiella och innehåller känslig information. Att använda en VDR är ett säkert och pålitligt sätt för alla intresserade parter att granska och utbyta dokument när de deltar i förhandlingar.

Företag samarbetar ofta för att producera och tillverka produkter under uppförandet av en byggnad och för att erbjuda tjänster. Att bilda och upprätthålla dessa affärsrelationer kräver kontrakt och frekvent överföring av data. Virtuella datarum tillhandahåller lagring av dessa kontrakt och gör lätt tillgängliga dokument som behövs för fortsatta affärspartnerskap. Som ett exempel är ändringar som gjorts i ritningarna av en struktur av en ingenjör omedelbart tillgängliga för alla entreprenörer som är involverade i projektet.

Revision av företagspraxis, efterlevnad och redovisning är en vanlig praxis i alla företag. Denna process är ofta ett problem eftersom arbetare måste interagera med externa regulatorer och justerare. Dessutom har många företag idag kontor på avlägsna platser och runt om i världen i olika tidszoner.

Användningen av ett virtuellt datarum tillåter advokater, revisorer, interna och externa tillsynsmyndigheter och andra intresserade parter att ha en centraliserad åtkomstpunkt. Att tillhandahålla ett centralt system minskar fel och tid. Det ger också öppenhet i kommunikationen. Beroende på typ av revision varierar åtkomstnivån och behörigheten.

Att erbjuda en börsintroduktion (IPO) är en skrämmande uppgift som kräver en ofattbar mängd pappersarbete. Precis som revisioner är transparens avgörande. Företag måste skapa, utbyta, behålla och hantera stora volymer dokument. På grund av transaktionens natur kommer de flesta användare att ha begränsad åtkomst, till exempel "endast visning". Möjligheten att kopiera, vidarebefordra eller skriva ut kan vara förbjuden.

Alternativ till en VDR

Även om virtuella datarum erbjuder många fördelar, är de inte lämpliga för alla branscher. Till exempel kan vissa regeringar välja att fortsätta använda fysiska datarum för mycket konfidentiellt utbyte av information. Skadorna från potentiella cyberattacker och dataintrång överstiger fördelarna med virtuella datarum. Resultaten av sådana händelser kan bli katastrofala om hotfulla parter kommer åt sekretessbelagd information. I dessa fall kommer användningen av en VDR inte att övervägas.

Höjdpunkter

• Generellt är åtgärder som kopiering, utskrift och vidarebefordran avaktiverade i VDR:er.

• VDR:er används ofta av företag när de går samman, arbetar med ett projekt eller andra gemensamma företag som kräver tillgång till delad data.

• VDR-skivor anses vara säkrare än fysiska dokument eftersom det inte finns någon risk för förlust under transport eller att förstöras av misstag.

– Virtuella datarum, eller VDR, finns som ett säkert sätt att lagra dokument som flera personer behöver åtkomst till samtidigt.