Grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs

Qu'est-ce qu'un grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs ?

Un grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs est un grand livre comptable qui montre l'historique des transactions et les montants dus à chaque fournisseur et vendeur. Un compte fournisseurs (AP) est essentiellement une extension de crédit d'un fournisseur qui donne à une entreprise (l'acheteur dans la transaction) le temps de payer les fournitures. Le grand livre auxiliaire enregistre tous les comptes créditeurs qu'une entreprise doit. Les conditions de paiement sont généralement de 30, 60 ou 90 jours.

Le solde des comptes clients est rapproché périodiquement du solde des comptes créditeurs dans le grand livre général pour en assurer l'exactitude. Le grand livre subsidiaire des comptes fournisseurs est également communément appelé grand livre auxiliaire ou sous-compte AP.

Comprendre un grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs

Les entreprises peuvent avoir diverses dettes dues à des vendeurs ou à des fournisseurs à un moment donné. Ces dettes sont des dettes à court terme ou des reconnaissances de dette d'une entreprise à une autre entreprise. Le montant total des dettes dues aux fournisseurs est comptabilisé en comptes créditeurs au grand livre.

Le grand livre général est un grand livre principal contenant un résumé de tous les comptes qu'une entreprise utilise dans l'exploitation de son entreprise. Les grands livres subsidiaires remontent au grand livre général, qui enregistre les totaux agrégés des grands livres subsidiaires. Le grand livre, à son tour, répartit ces totaux en actifs, passifs et comptes de capitaux propres. Dans la plupart des systèmes comptables, le processus est effectué via un logiciel de comptabilité.

Lors de la préparation des états financiers, le total des comptes créditeurs est répertorié avec les autres obligations financières à court terme dans la section du passif à court terme du bilan. Le grand livre subsidiaire des comptes créditeurs est une ventilation du montant total des comptes créditeurs figurant dans le grand livre général. En d'autres termes, le grand livre auxiliaire contient les dettes individuelles dues à chacun des fournisseurs et vendeurs, ainsi que les montants dus.

Étant donné que les entreprises peuvent avoir plusieurs commandes avec le même fournisseur et de nombreux fournisseurs différents, le grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs assure le suivi de ce qui est dû sans avoir à effectuer de nombreuses écritures comptables dans le grand livre général. Le grand livre auxiliaire est essentiellement une feuille de calcul pour toutes les dettes dues aux fournisseurs.

Le grand livre auxiliaire des comptes créditeurs est utile pour fournir des contrôles comptables internes. Les montants du grand livre auxiliaire des comptes créditeurs peuvent être recoupés avec le montant total déclaré dans le grand livre général pour éviter les erreurs de déclaration. La direction peut également vérifier que chaque facture des vendeurs et des fournisseurs est enregistrée.

Exemple de grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs

Par exemple, supposons que Ford Motor Company ait un solde de grand livre général qui affiche un solde total de comptes créditeurs de 106 millions de dollars. Cependant, la direction veut voir quels fournisseurs sont dus et les montants dus.

Les informations nécessaires peuvent être extraites du grand livre subsidiaire des comptes fournisseurs. Le grand livre auxiliaire affiche les éléments suivants :

• Le fournisseur A doit 2 millions de dollars pour des pneus.

• Le fournisseur B doit 6 millions de dollars pour des tapis de voiture.

• Le fournisseur C doit 98 millions de dollars pour de l'acier.

Le grand livre subsidiaire des comptes créditeurs est similaire aux autres grands livres subsidiaires en ce sens qu'il fournit simplement les détails du compte de contrôle dans le grand livre général. Les autres grands livres de comptes subsidiaires comprennent le grand livre subsidiaire des comptes débiteurs,. le grand livre subsidiaire des stocks et le grand livre subsidiaire des équipements.

Points forts

• Le grand livre auxiliaire enregistre tous les comptes créditeurs qu'une entreprise doit, le total agrégé étant reporté au grand livre.

• Un grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs est un grand livre comptable qui montre l'historique des transactions et les montants dus à chaque fournisseur et vendeur.

• Un compte fournisseur (AP) est essentiellement une extension de crédit d'un fournisseur qui donne à une entreprise (l'acheteur) le temps de payer les fournitures.