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Dépenses administratives

Dépenses administratives

Que sont les dépenses administratives ?

Les dépenses administratives sont des dépenses engagées par une organisation qui ne sont pas directement liées à une fonction de base spécifique telle que la fabrication, la production ou les ventes. Ces frais généraux sont liés à l'organisation dans son ensemble, par opposition à des départements ou des unités commerciales individuels.

Comprendre les dépenses administratives

Les d√©penses administratives peuvent inclure les salaires des cadres sup√©rieurs et les co√Ľts associ√©s aux services g√©n√©raux ou aux fournitures ; par exemple, juridique, comptabilit√©, travail de bureau et technologie de l'information. Ces co√Ľts ne sont g√©n√©ralement pas directement li√©s √† la production de biens ou de services d'une entreprise et sont g√©n√©ralement exclus des marges brutes.

Les entreprises engagent des d√©penses administratives afin d'effectuer des op√©rations de base (par exemple, administrer les salaires ou les prestations de soins de sant√©), d'accro√ģtre la surveillance et l'efficacit√© et/ou de se conformer aux lois et r√©glementations. Dans le compte de r√©sultat,. les d√©penses administratives apparaissent sous le co√Ľt des marchandises vendues ( COGS ) et peuvent √™tre pr√©sent√©es comme un agr√©gat avec d' autres d√©penses telles que les frais g√©n√©raux ou de vente.

Certaines dépenses administratives sont de nature fixe,. car elles sont engagées dans le cadre de la fondation des opérations commerciales. Ces dépenses existeraient quel que soit le niveau de production ou de ventes qui se produisent. Les autres dépenses administratives sont semi-variables. Par exemple, une entreprise utilisera toujours un niveau minimum d'électricité pour garder les lumières allumées. Au-delà, il peut prendre des mesures pour réduire sa facture d'électricité.

Parce qu'une entreprise peut √©liminer les d√©penses administratives sans impact direct sur le produit qu'elle vend ou produit, ces co√Ľts sont g√©n√©ralement les premiers concern√©s par les r√©ductions budg√©taires. La direction est fortement motiv√©e √† maintenir des d√©penses administratives faibles par rapport aux autres co√Ľts, car cela permet √† une entreprise d'utiliser l' effet de levier plus efficacement. Le ratio des ventes aux frais administratifs aide les entreprises √† mesurer le montant des revenus des ventes qui est affect√© √† la couverture des frais administratifs.

Les entreprises peuvent d√©duire de leurs d√©clarations de revenus les d√©penses administratives qui sont raisonnables, ordinaires et n√©cessaires aux op√©rations commerciales. Ces d√©penses doivent √™tre engag√©es dans le cours normal des affaires et d√©duites dans l'ann√©e o√Ļ elles sont engag√©es.

Autres types de dépenses administratives

Les salaires et avantages sociaux de certains employés, tels que le personnel comptable et informatique, sont considérés comme des dépenses administratives. L'ensemble de la rémunération et des avantages sociaux des dirigeants est considéré comme une dépense administrative. Les baux de construction, les assurances, les abonnements, les services publics et les fournitures de bureau peuvent être classés comme frais généraux ou frais administratifs.

Selon l'actif amorti, les dépenses d' amortissement peuvent être classées comme frais généraux, administratifs ou de vente (marketing). Les organisations peuvent choisir d'inclure également les frais de consultation et les frais juridiques dans les dépenses administratives. Cependant, les frais de recherche et développement (R&D) ne sont pas considérés comme des dépenses administratives.

Pour obtenir une image compl√®te des co√Ľts associ√©s √† la gestion de certaines unit√©s commerciales, une entreprise peut allouer des d√©penses administratives √† chacun de ses d√©partements en fonction d'un pourcentage des revenus, des d√©penses, de la superficie en pieds carr√©s ou d'autres mesures. En interne, cela permet √† la direction de prendre des d√©cisions concernant l'expansion ou la r√©duction d'unit√©s commerciales individuelles.

Exemple de dépenses administratives

Par exemple, si la soci√©t√© XYZ d√©pense 4 000 $ par mois en √©lectricit√© et enregistre cela comme une d√©pense administrative, elle peut r√©partir le co√Ľt en fonction de la superficie occup√©e par chaque service. Pr√©sumer:

  • L'usine de production est de 2 000 pieds carr√©s

  • L'usine de fabrication est de 1 500 pieds carr√©s

  • Le bureau comptable est de 750 pieds carr√©s

  • Le bureau des ventes est de 750 pieds carr√©s

L'entreprise occupe 5 000 pieds carrés. La facture d'électricité pourrait être répartie comme suit :

  • Production : 1 600 $ ou (2 000 / 5 000) x 4 000 $

  • Fabrication : 1 200 $ ou (1 500 / 5 000) x 4 000 $

  • Comptabilit√© : 600 $ ou (750 / 5 000) x 4 000 $

  • Ventes : 600 $ ou (750 / 5 000) x 4 000 $

Points forts

  • Un certain niveau de d√©penses administratives sera toujours encouru en tant que partie n√©cessaire des op√©rations.

  • Les d√©penses administratives sont des d√©penses engag√©es pour soutenir le fonctionnement d'une entreprise, mais qui ne sont pas directement li√©es √† la production d'un produit ou d'un service sp√©cifique.

  • Les d√©penses administratives sont souvent parmi les premi√®res identifi√©es pour les coupes budg√©taires, car elles n'impactent pas directement les principales fonctions commerciales d'une entreprise.

  • La direction peut r√©partir les d√©penses administratives entre ses unit√©s commerciales en fonction d'un pourcentage des revenus, des d√©penses ou d'autres mesures.