Dépenses administratives

Que sont les dépenses administratives ?

Les dépenses administratives sont des dépenses engagées par une organisation qui ne sont pas directement liées à une fonction de base spécifique telle que la fabrication, la production ou les ventes. Ces frais généraux sont liés à l'organisation dans son ensemble, par opposition à des départements ou des unités commerciales individuels.

Comprendre les dépenses administratives

Les dépenses administratives peuvent inclure les salaires des cadres supérieurs et les coûts associés aux services généraux ou aux fournitures ; par exemple, juridique, comptabilité, travail de bureau et technologie de l'information. Ces coûts ne sont généralement pas directement liés à la production de biens ou de services d'une entreprise et sont généralement exclus des marges brutes.

Les entreprises engagent des dépenses administratives afin d'effectuer des opérations de base (par exemple, administrer les salaires ou les prestations de soins de santé), d'accroître la surveillance et l'efficacité et/ou de se conformer aux lois et réglementations. Dans le compte de résultat,. les dépenses administratives apparaissent sous le coût des marchandises vendues ( COGS ) et peuvent être présentées comme un agrégat avec d' autres dépenses telles que les frais généraux ou de vente.

Certaines dépenses administratives sont de nature fixe,. car elles sont engagées dans le cadre de la fondation des opérations commerciales. Ces dépenses existeraient quel que soit le niveau de production ou de ventes qui se produisent. Les autres dépenses administratives sont semi-variables. Par exemple, une entreprise utilisera toujours un niveau minimum d'électricité pour garder les lumières allumées. Au-delà, il peut prendre des mesures pour réduire sa facture d'électricité.

Parce qu'une entreprise peut éliminer les dépenses administratives sans impact direct sur le produit qu'elle vend ou produit, ces coûts sont généralement les premiers concernés par les réductions budgétaires. La direction est fortement motivée à maintenir des dépenses administratives faibles par rapport aux autres coûts, car cela permet à une entreprise d'utiliser l' effet de levier plus efficacement. Le ratio des ventes aux frais administratifs aide les entreprises à mesurer le montant des revenus des ventes qui est affecté à la couverture des frais administratifs.

Les entreprises peuvent déduire de leurs déclarations de revenus les dépenses administratives qui sont raisonnables, ordinaires et nécessaires aux opérations commerciales. Ces dépenses doivent être engagées dans le cours normal des affaires et déduites dans l'année où elles sont engagées.

Autres types de dépenses administratives

Les salaires et avantages sociaux de certains employés, tels que le personnel comptable et informatique, sont considérés comme des dépenses administratives. L'ensemble de la rémunération et des avantages sociaux des dirigeants est considéré comme une dépense administrative. Les baux de construction, les assurances, les abonnements, les services publics et les fournitures de bureau peuvent être classés comme frais généraux ou frais administratifs.

Selon l'actif amorti, les dépenses d' amortissement peuvent être classées comme frais généraux, administratifs ou de vente (marketing). Les organisations peuvent choisir d'inclure également les frais de consultation et les frais juridiques dans les dépenses administratives. Cependant, les frais de recherche et développement (R&D) ne sont pas considérés comme des dépenses administratives.

Pour obtenir une image complète des coûts associés à la gestion de certaines unités commerciales, une entreprise peut allouer des dépenses administratives à chacun de ses départements en fonction d'un pourcentage des revenus, des dépenses, de la superficie en pieds carrés ou d'autres mesures. En interne, cela permet à la direction de prendre des décisions concernant l'expansion ou la réduction d'unités commerciales individuelles.

Exemple de dépenses administratives

Par exemple, si la société XYZ dépense 4 000 $ par mois en électricité et enregistre cela comme une dépense administrative, elle peut répartir le coût en fonction de la superficie occupée par chaque service. Présumer:

L'usine de production est de 2 000 pieds carrés
L'usine de fabrication est de 1 500 pieds carrés
Le bureau comptable est de 750 pieds carrés
Le bureau des ventes est de 750 pieds carrés

L'entreprise occupe 5 000 pieds carrés. La facture d'électricité pourrait être répartie comme suit :

Production : 1 600 $ ou (2 000 / 5 000) x 4 000 $
Fabrication : 1 200 $ ou (1 500 / 5 000) x 4 000 $
Comptabilité : 600 $ ou (750 / 5 000) x 4 000 $
Ventes : 600 $ ou (750 / 5 000) x 4 000 $

Points forts

Un certain niveau de dépenses administratives sera toujours encouru en tant que partie nécessaire des opérations.
Les dépenses administratives sont des dépenses engagées pour soutenir le fonctionnement d'une entreprise, mais qui ne sont pas directement liées à la production d'un produit ou d'un service spécifique.
Les dépenses administratives sont souvent parmi les premières identifiées pour les coupes budgétaires, car elles n'impactent pas directement les principales fonctions commerciales d'une entreprise.
La direction peut répartir les dépenses administratives entre ses unités commerciales en fonction d'un pourcentage des revenus, des dépenses ou d'autres mesures.