Koszty administracyjne

Jakie są koszty administracyjne?

Koszty administracyjne to wydatki ponoszone przez organizację, które nie są bezpośrednio związane z określoną podstawową funkcją, taką jak produkcja, produkcja lub sprzedaż. Te koszty ogólne dotyczą całej organizacji, a nie poszczególnych działów lub jednostek biznesowych.

Zrozumienie kosztów administracyjnych

koszty administracyjne mogą obejmować wynagrodzenia wyższego kierownictwa oraz koszty związane z ogólnymi usługami lub dostawami; na przykład prawo, księgowość, praca biurowa i informatyka. Koszty te zwykle nie są bezpośrednio związane z produkcją towarów lub usług przedsiębiorstwa i zazwyczaj są wyłączone z marż brutto.

Firmy ponoszą koszty administracyjne w celu wykonywania podstawowych operacji (np. administrowania płacami lub świadczeniami zdrowotnymi), zwiększenia nadzoru i wydajności oraz/lub przestrzegania przepisów i regulacji. W rachunku zysków i strat koszty administracyjne pojawiają się poniżej kosztu sprzedanych towarów ( KWS ) i mogą być wykazane jako suma z innymi kosztami, takimi jak koszty ogólne lub koszty sprzedaży.

Część kosztów administracyjnych ma charakter stały,. ponieważ ponoszone są w ramach podstaw prowadzenia działalności gospodarczej. Wydatki te istniałyby niezależnie od poziomu produkcji lub sprzedaży. Pozostałe koszty administracyjne są półzmienne. Na przykład firma zawsze będzie zużywać pewien minimalny poziom energii elektrycznej, aby utrzymać włączone światła. Poza tym może podjąć działania w celu obniżenia rachunków za energię elektryczną.

Ponieważ firma może wyeliminować wydatki administracyjne bez bezpośredniego wpływu na sprzedawany lub wytwarzany produkt, koszty te są zwykle w pierwszej kolejności w przypadku cięć budżetowych. Kierownictwo jest silnie zmotywowane do utrzymywania niskich kosztów administracyjnych w stosunku do innych kosztów, ponieważ pozwala to firmie na bardziej efektywne wykorzystanie dźwigni . Wskaźnik sprzedaży do kosztów administracyjnych pomaga firmom mierzyć, jaka część przychodów ze sprzedaży jest przeznaczana na pokrycie kosztów administracyjnych.

Firmy mogą odliczać od swoich deklaracji podatkowych wydatki administracyjne, które są rozsądne, zwyczajne i niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej. Wydatki te muszą zostać poniesione w zwykłym toku działalności i odliczone w roku ich poniesienia.

Inne rodzaje wydatków administracyjnych

Wynagrodzenia i świadczenia niektórych pracowników, takich jak personel księgowy i informatyczny, są uważane za koszty administracyjne. Wszelkie wynagrodzenia i świadczenia dla kadry kierowniczej uważa się za wydatki administracyjne. Dzierżawa budynków, ubezpieczenie, abonamenty, media i materiały biurowe mogą być klasyfikowane jako koszt ogólny lub koszt administracyjny.

W zależności od amortyzowanego składnika aktywów, koszty amortyzacji można zaliczyć do kosztów ogólnych, administracyjnych lub kosztów sprzedaży (marketingu). Organizacje mogą również zdecydować się na włączenie opłat konsultingowych i prawnych do kosztów administracyjnych. Koszty badań i rozwoju (B+R) nie są jednak uznawane za wydatki administracyjne.

Aby uzyskać pełny obraz kosztów związanych z prowadzeniem określonych jednostek biznesowych, firma może przydzielić wydatki administracyjne do każdego ze swoich działów na podstawie procentu przychodów, wydatków, powierzchni lub innych miar. Wewnętrznie pozwala to kierownictwu na podejmowanie decyzji o rozszerzeniu lub zmniejszeniu poszczególnych jednostek biznesowych.

Przykład kosztów administracyjnych

Na przykład, jeśli firma XYZ wydaje miesięcznie 4000 USD na energię elektryczną i rejestruje to jako wydatek administracyjny, może alokować koszt zgodnie z powierzchnią zajmowaną przez każdy dział. Założyć:

• Zakład produkcyjny ma 2000 stóp kwadratowych

• Zakład produkcyjny ma 1500 stóp kwadratowych

• Biuro rachunkowe ma powierzchnię 750 stóp kwadratowych

• Biuro sprzedaży ma powierzchnię 750 stóp kwadratowych

Firma zajmuje 5000 stóp kwadratowych. Rachunek za energię elektryczną można rozliczyć w następujący sposób:

• Produkcja: 1600 USD lub (2000 / 5000) x 4000 USD

• Produkcja: 1200 USD lub (1500 / 5000) x 4000 USD

• Księgowość: 600 USD lub (750 / 5000) x 4000 USD

• Sprzedaż: 600 USD lub (750 / 5000) x 4000 USD

##Przegląd najważniejszych wydarzeń

• Pewien poziom wydatków administracyjnych zawsze będzie ponoszony jako niezbędna część operacji.

• Koszty administracyjne to koszty poniesione na wsparcie funkcjonowania firmy, ale niezwiązane bezpośrednio z produkcją określonego produktu lub usługi.

• Koszty administracyjne są często jednymi z pierwszych identyfikowanych w przypadku cięć budżetowych, ponieważ nie mają bezpośredniego wpływu na główne funkcje biznesowe firmy.

• Kierownictwo może alokować wydatki administracyjne do swoich jednostek biznesowych w oparciu o procent przychodów, wydatków lub inne miary.