Verwaltungsaufwendungen

Was sind Verwaltungskosten?

Verwaltungskosten sind Ausgaben, die einer Organisation entstehen, die nicht direkt mit einer bestimmten Kernfunktion wie Fertigung, Produktion oder Vertrieb verbunden sind. Diese Gemeinkosten beziehen sich auf die Organisation als Ganzes, im Gegensatz zu einzelnen Abteilungen oder Geschäftseinheiten.

Verwaltungsausgaben verstehen

Verwaltungsausgaben können Gehälter der Geschäftsleitung und die Kosten im Zusammenhang mit allgemeinen Dienstleistungen oder Lieferungen umfassen; zum Beispiel Recht, Buchhaltung, Büroarbeit und Informationstechnologie. Diese Kosten stehen in der Regel nicht in direktem Zusammenhang mit der Produktion von Waren oder Dienstleistungen eines Unternehmens und werden normalerweise von den Bruttomargen ausgeschlossen.

Unternehmen entstehen Verwaltungskosten, um grundlegende Vorgänge durchzuführen (z. B. Gehaltsabrechnung oder Gesundheitsleistungen zu verwalten), die Aufsicht und Effizienz zu verbessern und/oder Gesetze und Vorschriften einzuhalten. In der Gewinn- und Verlustrechnung erscheinen Verwaltungskosten unter den Kosten der verkauften Waren ( COGS ) und können zusammen mit anderen Kosten wie allgemeinen oder Vertriebskosten ausgewiesen werden.

Einige Verwaltungskosten haben fixen Charakter, da sie im Rahmen der Gründung des Geschäftsbetriebes anfallen. Diese Ausgaben würden unabhängig von der Höhe der Produktion oder der Verkäufe bestehen. Andere Verwaltungsaufwendungen sind semivariabel. Beispielsweise verbraucht ein Unternehmen immer ein Mindestmaß an Strom, um das Licht anzuschalten. Über diesen Punkt hinaus kann es Maßnahmen ergreifen, um seine Stromrechnung zu senken.

Da ein Unternehmen Verwaltungskosten eliminieren kann, ohne dass sich dies direkt auf das verkaufte oder hergestellte Produkt auswirkt, stehen diese Kosten in der Regel an erster Stelle bei Budgetkürzungen. Das Management ist stark motiviert, die Verwaltungskosten im Verhältnis zu anderen Kosten niedrig zu halten, da dies es einem Unternehmen ermöglicht, die Hebelwirkung effektiver zu nutzen. Die Umsatz-zu-Verwaltungskosten-Relation hilft Unternehmen zu messen, wie viel Verkaufserlös zur Deckung der Verwaltungskosten anteilig verwendet wird.

Unternehmen können Verwaltungsausgaben, die angemessen, gewöhnlich und für den Geschäftsbetrieb notwendig sind, von ihren Steuererklärungen abziehen. Diese Aufwendungen müssen im Rahmen der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit anfallen und im Jahr ihrer Entstehung abgezogen werden.

Andere Arten von Verwaltungsausgaben

Löhne und Leistungen an bestimmte Mitarbeiter, wie z. B. Buchhaltungs- und IT-Personal, gelten als Verwaltungskosten. Alle Vorstandsvergütungen und Leistungen gelten als Verwaltungsausgaben. Gebäudemieten, Versicherungen, Abonnements, Nebenkosten und Büromaterial können als allgemeine Ausgaben oder Verwaltungsausgaben klassifiziert werden.

Abhängig vom abgeschriebenen Vermögenswert können die Abschreibungskosten als allgemeine, Verwaltungs- oder Vertriebskosten (Marketingkosten) klassifiziert werden. Organisationen können sich dafür entscheiden, auch Beratungs- und Anwaltskosten als Verwaltungsausgaben einzubeziehen. Kosten für Forschung und Entwicklung (F&E) gelten jedoch nicht als Verwaltungskosten.

Um ein vollständiges Bild der Kosten zu erhalten, die mit dem Betrieb bestimmter Geschäftsbereiche verbunden sind, kann ein Unternehmen die Verwaltungskosten auf jede seiner Abteilungen auf der Grundlage eines Prozentsatzes von Einnahmen, Ausgaben, Quadratmeterzahl oder anderen Kennzahlen verteilen. Intern ermöglicht dies dem Management, Entscheidungen über den Ausbau oder die Reduzierung einzelner Geschäftsbereiche zu treffen.

Beispiel für Verwaltungskosten

Wenn beispielsweise das Unternehmen XYZ monatlich 4.000 US-Dollar für Strom ausgibt und dies als Verwaltungsaufwand verbucht, kann es die Kosten entsprechend der Quadratmeterzahl jeder einzelnen Abteilung zuordnen. Davon ausgehen:

• Die Produktionsstätte ist 2.000 Quadratfuß groß

• Die Produktionsstätte ist 1.500 Quadratfuß groß

• Das Rechnungsbüro ist 750 Quadratmeter groß

• Das Verkaufsbüro ist 750 Quadratfuß groß

Das Unternehmen hat eine Fläche von 5.000 Quadratmetern. Die Stromrechnung könnte wie folgt zugeordnet werden:

• Produktion: 1.600 $ oder (2.000 / 5.000) x 4.000 $

• Herstellung: 1.200 $ oder (1.500 / 5.000) x 4.000 $

• Buchhaltung: 600 $ oder (750 / 5.000) x 4.000 $

• Umsatz: 600 $ oder (750 / 5.000) x 4.000 $

Höhepunkte

• Ein gewisses Maß an Verwaltungskosten wird immer als notwendiger Teil des Betriebs anfallen.

• Verwaltungskosten sind Kosten, die zur Unterstützung des Betriebs eines Unternehmens anfallen, die jedoch nicht direkt mit der Herstellung eines bestimmten Produkts oder einer bestimmten Dienstleistung zusammenhängen.

• Verwaltungsausgaben gehören oft zu den ersten, die für Budgetkürzungen identifiziert werden, da sie sich nicht direkt auf die Hauptgeschäftsfunktionen eines Unternehmens auswirken.

• Das Management kann die Verwaltungsausgaben seinen Geschäftsbereichen auf der Grundlage eines Prozentsatzes der Einnahmen, Ausgaben oder anderer Kennzahlen zuordnen.