Administrativa kostnader

Vad är administrativa kostnader?

Administrativa kostnader är kostnader som en organisation ådrar sig som inte är direkt knutna till en specifik kärnfunktion såsom tillverkning, produktion eller försäljning. Dessa omkostnader är relaterade till organisationen som helhet, till skillnad från enskilda avdelningar eller affärsenheter.

Förstå administrativa utgifter

administrativa kostnader kan inkludera löner till ledande befattningshavare och kostnader förknippade med allmänna tjänster eller förnödenheter; till exempel juridik, redovisning, kontorsarbete och informationsteknik. Dessa kostnader tenderar inte att vara direkt relaterade till produktionen av varor eller tjänster i ett företag och är vanligtvis exkluderade från bruttomarginalerna.

Företag ådrar sig administrativa kostnader för att utföra grundläggande operationer (t.ex. administrera löne- eller sjukvårdsförmåner), öka tillsynen och effektiviteten och/eller följa lagar och förordningar. I resultaträkningen visas administrationskostnader under kostnad för sålda varor ( COGS ) och kan visas som ett aggregat med andra utgifter såsom allmänna kostnader eller försäljningskostnader.

Vissa administrativa kostnader är av fast karaktär, eftersom de uppstår som en del av grunden för affärsverksamheten. Dessa utgifter skulle existera oavsett vilken produktions- eller försäljningsnivå som uppstår. Övriga administrativa kostnader är semi-variabla. Till exempel kommer ett företag alltid att använda någon miniminivå av el för att hålla lamporna tända. Utöver den punkten kan den vidta åtgärder för att minska sin elräkning.

Eftersom ett företag kan eliminera administrativa utgifter utan att direkt påverka produkten de säljer eller producerar, är dessa kostnader vanligtvis först i kön för budgetnedskärningar. Ledningen är starkt motiverad att upprätthålla låga administrativa kostnader i förhållande till andra kostnader, eftersom detta gör att ett företag kan utnyttja hävstångseffekter mer effektivt. Förhållandet mellan försäljning och administrationskostnader hjälper företag att mäta hur mycket försäljningsintäkter som fördelas för att täcka administrativa kostnader.

Företag kan dra av administrativa kostnader från sina skattedeklarationer som är rimliga, vanliga och nödvändiga för affärsverksamheten. Dessa utgifter ska uppstå under den vanliga verksamheten och dras av det år de uppkommer.

Andra typer av administrativa utgifter

Löner och förmåner till vissa anställda, såsom redovisnings- och IT-personal, betraktas som administrativa kostnader. Alla ledningsersättningar och förmåner betraktas som en administrativ kostnad. Byggnadsleasing, försäkringar, abonnemang, verktyg och kontorsmateriel kan klassificeras som en allmän kostnad eller administrativ kostnad.

Beroende på tillgången som skrivs av kan avskrivningskostnader klassificeras som allmänna kostnader, administrationskostnader eller försäljningskostnader (marknadsföringskostnader). Organisationer kan välja att även ta med konsult- och juridiska avgifter som en administrativ kostnad. Kostnader för forskning och utveckling (FoU) betraktas dock inte som administrativa kostnader.

För att få en fullständig bild av kostnaderna för att driva vissa affärsenheter kan ett företag fördela administrativa kostnader till var och en av sina avdelningar baserat på en procentandel av intäkter, kostnader, kvadratmeter eller andra åtgärder. Internt tillåter detta ledningen att fatta beslut om att utöka eller minska enskilda affärsenheter.

Exempel på administrativa utgifter

Till exempel, om XYZ Company spenderar 4 000 USD per månad på el och registrerar detta som en administrativ kostnad, kan det fördela kostnaden enligt den kvadratmeter som varje enskild avdelning upptar. Antar:

– Produktionsanläggningen är på 2 000 kvadratmeter

– Tillverkningsanläggningen är på 1 500 kvadratmeter

– Redovisningskontoret är på 750 kvadratmeter

– Försäljningskontoret är på 750 kvadratmeter

Företaget upptar 5 000 kvadratmeter. Elräkningen kan fördelas enligt följande:

• Produktion: 1 600 USD eller (2 000 / 5 000) x 4 000 USD

• Tillverkning: 1 200 USD eller (1 500 / 5 000) x 4 000 USD

• Bokföring: 600 USD eller (750 / 5 000) x 4 000 USD

• Försäljning: 600 USD eller (750 / 5 000) x 4 000 USD

##Höjdpunkter

– En viss nivå av administrativa kostnader kommer alltid att uppstå som en nödvändig del av verksamheten.

• Administrativa kostnader är kostnader som uppstår för att stödja en verksamhets funktion, men som inte är direkt relaterade till produktionen av en specifik produkt eller tjänst.

– Administrativa utgifter är ofta bland de första som identifieras för budgetnedskärningar, eftersom de inte direkt påverkar ett företags huvudsakliga affärsfunktioner.

• Ledningen kan allokera administrativa kostnader till sina affärsenheter baserat på en procentandel av intäkter, kostnader eller andra åtgärder.