Test de commodité de l'employeur

Qu'est-ce que le test de commodité de l'employeur ?

Le critère de la commodité de l'employeur est utilisé pour déterminer si les dépenses de bureau à domicile ou d'autres dépenses liées au travail payées par un employeur sont imposables.

Le critère de la commodité de l'employeur exige que toutes les dépenses d'un employé payées par l'employeur doivent être uniquement pour la commodité de l'employeur et doivent être engagées dans les locaux de l'employeur, le cas échéant. Si tel est le cas, ces dépenses ne sont pas incluses dans le revenu de l'employé.

Comprendre la commodité du test de l'employeur

Le critère de la commodité de l'employeur s'applique à la fois à l'imposition des dépenses payées par l'employeur et à la déductibilité des dépenses non remboursées supportées par les employés.

Les dépenses non remboursées surviennent généralement lorsque l'employeur ne fournit pas l'équipement, les outils ou l'espace de travail nécessaires à l'employé pour faire son travail. Cela peut être dû au fait que le travailleur a besoin d'utiliser des installations spéciales que l'employeur ne peut pas fournir.

Si l'employé paie ces dépenses et que les dépenses satisfont au critère de commodité de l'employeur, ces dépenses peuvent être déductibles (bien que sous réserve de certaines limites). Les facteurs secondaires lors de l'application du critère de commodité de l'employeur comprennent :

Le bureau à domicile est requis ou une condition de l'emploi.
L'employeur a un objectif commercial légitime pour utiliser le bureau à domicile d'un travailleur.
L'employé s'occupe de certaines des tâches essentielles de son emploi au bureau à domicile.
L'employé interagit avec des clients, des clients ou des patients de manière régulière et continue au bureau à domicile.
L'employeur ne fournit pas à son travailleur un espace de bureau dédié ou d'autres logements de travail réguliers dans l'un de ses emplacements.
Si l'employeur rembourse à un niveau substantiel les dépenses des employés pour un bureau à domicile (80% de remboursement est une norme).

Test de commodité de l'employeur : définition de l'IRS

Selon la définition de l' Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis,. la "commodité de l'employeur" signifie généralement qu'un employeur n'a pas fourni à un employé les ressources nécessaires pour qu'un employé puisse travailler à distance, comme un bureau physique ou une technologie, ce qui oblige le travailleur pour fournir leur propre équipement de bureau à domicile. Une telle situation est pour la commodité de l'employeur.

Le test de commodité de l'employeur est décrit avec des exemples dans la publication IRS 587: Business Use of Your Home. L'IRS stipule qu'un bureau à domicile peut être utilisé "pour plus d'une activité commerciale, mais vous ne pouvez pas l'utiliser pour des activités non commerciales (c'est-à-dire personnelles)".

Exemple de test de commodité de l'employeur

Voici un exemple du test de commodité de l'employeur, fourni par l'IRS :

Kathleen travaille comme enseignante. Elle est tenue d'enseigner et de rencontrer les élèves de l'école et de noter les travaux et les tests. L'école lui fournit un petit bureau où elle peut travailler sur ses plans de cours, ses notes et ses tests, et rencontrer les parents et les élèves. L'école ne l'oblige pas à travailler à la maison.

Kathleen préfère utiliser le bureau qu'elle a installé chez elle et n'utilise pas celui fourni par l'école. Elle utilise ce bureau à domicile exclusivement et régulièrement pour les tâches administratives de son poste d'enseignante.

Kathleen doit satisfaire au critère de la commodité de l'employeur, même si sa maison est considérée comme son principal lieu d'affaires pour la déduction des dépenses liées à son utilisation. Son employeur lui fournit un bureau et ne l'oblige pas à travailler à domicile. Elle ne satisfait donc pas au critère de la commodité de l'employeur et ne peut pas demander une déduction pour l'utilisation commerciale de sa maison.

Les États individuels peuvent fournir des directives plus détaillées pour leurs propres règles afin de faciliter le test de l'employeur. Par exemple, le Guide de traitement fiscal pour les non-résidents de l'État de New York fournit des exemples de plusieurs autres facteurs pertinents pour le test de commodité de l'employeur.

Les employés qui travaillent à domicile, même pour la commodité de leur employeur, ne peuvent plus déduire les dépenses professionnelles non remboursées pour les années d'imposition 2008 à 2025. Cela inclut les dépenses de bureau à domicile, car la Tax Cuts and Jobs Act a éliminé la plupart des déductions détaillées diverses.

Points forts

Les dépenses engagées par les travailleurs pour le bien de leur travail sont déductibles s'ils réussissent le test de "commodité de l'employeur".
Le but de cette règle est de réduire le coût d'achat de l'équipement nécessaire comme les ordinateurs ou l'espace de bureau qui n'est pas fourni par un employeur.