Demande de devis (RFQ)
Qu'est-ce qu'une demande de devis (RFQ) ?
Une demande de devis (RFQ), également connue sous le nom d'appel d'offres (IFB), est un processus dans lequel une entreprise sollicite des fournisseurs et des entrepreneurs sélectionnés pour soumettre des devis et des offres pour avoir la possibilité de réaliser certaines tâches ou certains projets. Le processus RFQ est particulièrement important pour les entreprises qui ont besoin d'un approvisionnement constant d'un nombre spécifique de produits standard. Les entreprises peuvent envoyer des RFQ seules ou avant une demande de proposition (RFP).
Comment fonctionnent les demandes de devis
Une demande de prix est généralement la première étape de la soumission d'une demande de proposition (RFP). Ces deux documents sont similaires car ils fournissent des détails sur le projet ou les services requis, mais les appels d'offres demandent généralement un devis plus complet. En outre, les entreprises conçoivent généralement des appels d'offres pour des produits génériques dont la quantité nécessaire est connue, et les appels d'offres concernent des projets de niche uniques où les quantités et les spécifications sont inconnues.
En plus des prix, les appels d'offres peuvent inclure des détails tels que les conditions de paiement, les facteurs susceptibles d'influencer la sélection des offres d'une entreprise, la date limite de soumission, etc. Une agence gouvernementale qui souhaite acheter 500 ordinateurs avec une taille de disque dur et une vitesse de traitement spécifiques, par exemple, enverrait une demande de prix à plusieurs fournisseurs en tant que soumissionnaires potentiels.
Étant donné que le format de la demande de prix est uniforme au sein d'une entreprise donnée, lorsque les demandes de prix reviennent avec des devis, l'entreprise solliciteuse peut les comparer facilement. En règle générale, un processus d'appel d'offres se compose de quatre sections : la phase de préparation, la phase de traitement, la phase d'attribution et la phase de clôture. L'entreprise attribue généralement le contrat au fournisseur qui satisfait aux critères de qualification minimaux et présente l'offre la plus basse.
Considérations particulières
Les appels d'offres ne sont pas des annonces publiques. Étant donné que l'entreprise solliciteuse n'envoie des appels d'offres qu'aux entreprises en qui elle a confiance, elle n'a pas besoin de préparer de longs documents d'approvisionnement. De plus, contrairement à un appel d'offres public, une entreprise ne peut récupérer que le nombre d'offres qu'elle a demandées, ce qui permet également de gagner du temps.
L'utilisation d'une demande de prix réduit le temps nécessaire pour acheter des biens ou des services. Il offre également un certain degré de sécurité car une entreprise ne recevra des offres que des fournisseurs qu'elle préfère. D'un autre côté, étant donné que les appels d'offres réduisent le niveau de concurrence, une entreprise peut manquer de recevoir le prix le plus bas disponible ou de découvrir de nouveaux fournisseurs de haute qualité.
Lorsqu'une entreprise reçoit un devis en réponse à une demande de prix, il ne s'agit pas d'une offre ni d'un contrat contraignant. L'avocat offrira le travail au vendeur choisi en lui envoyant un bon de commande, qui, en fait, est un contrat spécifiant les termes et conditions du travail. Lorsqu'un fournisseur accepte et signe le bon de commande, le contrat commence.
Points forts
Une entreprise envoie généralement une demande de prix lorsque la quantité d'un produit standard est connue et que les besoins sont permanents.
Une RFQ peut être envoyée seule ou en tandem avec une demande de proposition (RFP).
Les appels d'offres ne génèrent pas d'offres ni de devis non sollicités, car les entreprises ciblent des fournisseurs et des sous-traitants spécifiques.
Une demande de devis (RFQ) est un processus métier dans lequel une entreprise sollicite des devis auprès de fournisseurs et d'entrepreneurs sélectionnés pour une tâche ou un projet spécifique.
